Viestintä ja kokouskäytänteet virtuaalikokouksessa ; Tutkimus virtuaalikokousten käytänteiden kehittämisen tueksi

Abstract

Virtuaalikokoukset ovat tulleet maailmanlaajuisesti osaksi normaalia työelämän arkea ja kokousten määrä on kasvanut. Kokousmäärän kasvu ja teknologian kehittyminen ovat lisänneet tarvetta oppia uusia kokouskäytänteitä olemassa olevien rinnalle tai niitä korvaamaan. Sanattoman viestinnän tulkitseminen virtuaalikokouksessa osana vuorovaikutusta on tärkeää, koska suurin osa viestinnästä tapahtuu kehonkielen kautta. Viestinnän ja kokouskäytänteiden merkitys virtuaalikokouksessa kasvaa, mitä enemmän kokouksessa on osallistujia.

Tässä tutkielmassa tarkastellaan osallistujien viestintää sekä kokouskäytänteiden merkitystä virtuaalikokouksessa. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää miten viestintä ja kokouskäytänteet tukevat työskentelyä virtuaalikokouksessa sekä millainen merkitys sanallisella ja sanattomalla viestinnällä on osallistujien aktiivisuuteen. Lisäksi tutkimuksessa tarkastellaan, mitkä kokouskäytänteet tukevat ongelmanratkaisua virtuaalikokouksissa. Tutkimus toteutetaan laadullisena tutkimuksena ja tutkimusmenetelmänä käytetään havainnointia, joka mahdollistaa kokousosallistujien vuorovaikutuskäyttäytymisen seuraamisen luonnollisessa ympäristössä. Tutkimusaineistona on tallenne virtuaalikokouksesta ja taustatietojen osalta käytettävissä ovat kyselylomakkeet vastauksineen. Aineiston analyysi toteutetaan sekundääriaineistoon perustavana laadullisena sisällönanalyysina. Tutkimus on osa laajempaa LEADIS-tutkimusprojektia Vaasan yliopistossa. Lähestymistapa on fenomenologis-hermeneuttinen, sillä sekä tutkijana että tutkimuskohteena on ihminen.

Tutkimustulokset osoittavat, että runsaalla myönteisellä sanallisella sekä sanattomalla viestinnällä, kuten pään nyökkäyksillä ja hymyillä, on myönteistä vaikutusta virtuaalikokousten osallistujien aktivoimiseen. Kokouskäytänteistä ongelmanratkaisua tukemaan nousevat ennakkovalmistautumisen ja myönteisen ilmapiirin luominen. Lisäksi siihen vaikuttavat myönteisesti teknologian käytön osaaminen sekä kokousosallistujien valinnan onnistuminen. Aiempi kirjallisuus tukee näitä havaintoja ja korostaa myös roolituksen ja sääntöjen laatimisen sekä ajoissa olemisen merkitystä havaittujen löydösten rinnalla. Kokousosallistujien havaitulla prososiaalisella käyttäytymisellä on myönteistä vaikutusta sekä osallistujien aktiivisuuteen että ongelmanratkaisuun virtuaalikokouksessa. Tutkimuslöydösten perusteella esitetään ehdotuksina virtuaalikokousten käytänteiden tueksi työntekijöiden kouluttamista, yhteisten ohjeiden laatimista sekä viestintään liittyvien harjoitteiden ja reflektointikäytäntöjen lisäämistä työpaikoilla.