Projektiviestinnän kehittäminen

Abstract

IT-projektien määrä ja laajuus kasvavat jatkuvasti. Samalla IT-alan projektinhallinnassa on havaittu huomattavia haasteita, sillä useimmat projektit eivät pysy asetetussa aikataulussa tai budjetissa. Tämän vuoksi on kriittistä tutkia tekijöitä, jotka vaikuttavat IT-projektien onnistumiseen ja ymmärtää syitä niiden epäonnistumiselle. Tutkimuksissa on todettu, että monet projektinhallinnan haasteet juontavat juurensa viestintäongelmista. Viestinnän merkitys korostuu IT-projekteissa, joille on tyypillistä muuttuvat laajuudet sekä tavoitteet projektin aikana, ennakoimattomat sekä monimutkaiset haasteet ja yleinen epävarmuus. Aktiivisen ja johdonmukaisen projektiviestinnän onkin todettu olevan yksi merkittävimpiä tekijöitä IT-projektien onnistumiselle. Konkreettinen keino laadukkaan viestinnän varmistamiselle on viestintäsuunnitelman laatiminen, jotta oikea tieto tavoittaa oikeat henkilöt oikeaan aikaan.

Tämän pro gradu -tutkimuksen tavoitteena on selvittää parhaat projektiviestinnän käytänteet, jotka tukevat web-kehitysprojektien onnistumista ja onnistumisen mittaamista. Lisäksi tavoitteena on selvittää mitä, ja millä tavoin tulisi viestiä erilaisissa projektin vaiheissa, ja muodostaa näistä selkeät periaatteet projektin aikaiseen viestintään. Tutkimus toteutetaan laadullisena tutkimuksena suunnittelutieteellistä tutkimusmenetelmää ja prosessimallia hyödyntäen. Suunnittelutieteellinen lähestymistapa sopii hyvin tähän tutkimukseen, sillä se tarjoaa keinon muodostaa ohjeistuksen, joka osoittaa miten jotain tehdään tavoitteen saavuttamiseksi. Tutkimuksen tietopohjana toimivat aiheesta tehty tutkimus sekä asiantuntijoiden teemahaastattelut, joiden avulla artefaktin eli viestintäperiaatteiden kehittämiselle saadaan empiirinen näkökulma. Haastattelut toteutetaan puolistrukturoituina teemahaastatteluina. Haastatteluihin osallistui kolme henkilöä, joilla on kokemusta web-kehitysprojektien aikaisesta viestinnästä.

Tutkimuksen tuloksena syntyi kuusi viestintäperiaatetta, jotka ohjaavat projektiviestintää web- kehitysprojekteissa koko niiden elinkaaren ajan. Nämä periaatteet liittyvät projektin aloittamiseen, säännölliseen ja ymmärrettävään viestintään, tehokkaiden viestintäkanavien valintaan, dokumentointiin, muutostenhallintaan sekä projektin päättämiseen. Tässä tutkimuksessa korostui erityisesti säännöllisyyden ja johdonmukaisuuden merkitys: olennaista on, että kaikki projektin osapuolet saavat ajantasaisen ja selkeän tiedon projektin tilasta, edistymisestä ja muutoksista säännöllisesti kaikissa projektin vaiheissa. Tämä havainto oli yhtenäinen aiemman tutkimuksen kanssa. Lisäksi tässä tutkimuksessa selvisi, että erilaisten viestinnän keinojen, kuten visuaalisen keinojen, hyödyntäminen projektin eri vaiheissa tukee asiakkaan ja projektin toteuttaja välistä yhteisymmärrystä. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että kehityt periaatteet tukevat viestintää ja parantavat asiakastyytyväisyyttä sekä mahdollistavat projektin onnistumisen arvioinnin ja viestinnän jatkuvan kehittämisen. Asiantuntijoiden arviointi vahvisti suunniteltujen viestintäperiaatteiden soveltuvuuden käytännön projekteihin.