Continuous Improvement Process in a Service Organization : Case: Prohoc Group

Abstract

This thesis is done for case company Prohoc Oy. The objective is to redefine the process descrip-tion for continuous improvement model in the company including the selection of an idea col-lection tool. The company has in recent years gathered very few initiatives from employees and wants to develop an innovation culture where employees feel empowered to share their devel-opment ideas.

The project follows a stage gate-process where all elements are documented. As background the case company’s industry and organizational structure are presented. The strategic objectives of the case company are reviewed and linked to the project in a way which will steer the idea collection towards bringing desired benefits.

Literature review provides basis for scoping and planning continuous improvement in the case company. The takeaways from the literature review are the key principles that continuous im-provement includes as well as success factors for managing continuous improvement and inno-vation in an organization. These are for example strong communication of CI-activities, manage-ment commitment and linking company strategic goals with CI agenda.

The deliverables of this action research are to present a renewed process map and an idea col-lection tool that meet the specifications defined within the case company. Other deliverables are internal communication plan for promotion purposes, and a plan for rewarding ideas in the case company. Suggestions for benchmarks and the level of innovation management to which this type of company in question should aim for, is given as well as a plan and KPI’s to measure the process.

Tämä tutkimus on toteutettu toimeksiantona Prohoc Oy :lle. Tavoitteena on uudelleenkuvata aloitetoiminnan prosessi, johon sisältyy prosessia tukevan työkalun valitseminen. Yrityksen nykyinen aloitetoiminta on tuottanut hyvin vähän aloitteita työntekijöiltä viime vuosina, ja yrityksen johto on sitoutunut kehittämään yrityksen aloitetoimintaa toiveenaan edistää koko yrityksen kattavaa innovaatiokulttuuria, jossa työntekijä kokee olevansa kehittämisen keskiössä ja saavansa tarvittavan tuen siihen.

Tutkimusprojekti noudattaa yksinkertaista stage-gate- mallinnusta, johon on kirjattu kehityspro-jektin eri vaiheet ja tuotokset portteineen. Yrityksen ala sekä organisaatiorakenne antavat taus-tatietoa tutkimuksen tueksi. Strategiset tavoitteet on arvioitu ja yhdistetty jatkuvan parantami-sen malliin siten, että ne tukevat aloitetoimintaa oikealla tavalla ja niitä edistävien kehitysideoi-den määrä kasvaa.

Teoria antaa pohjan tutkimuksen suunnitelmaa varten, ja siinä yhdistyvät jatkuvan parantami-sen keskeiset periaatteet sekä onnistumistekijät aloitetoiminnan elementtien rakentamista var-ten. Näitä keskeisiä elementtejä ovat esimerkiksi aloitetoiminnan vahva viestiminen organisaa-tiolle, johdon sitoutuminen sekä yhtiön tavoitteiden linjaaminen innovaatiotoiminnan kanssa.

Tämän tutkimustyön päätuotokset ovat uuden prosessikuvauksen esittely sekä prosessia tuke-van uuden työkalun valintaprosessi sekä käyttöönotto. Muita tuotoksia ovat aloitetoimintaa edistävä viestintäsuunnitelma, palkitsemismalli sekä koulutusmateriaalit. Aloitetoiminnan mit-taaminen on myös tärkeä osa tätä tutkimustyötä ja keskeiset innovaatiojohtamiseen keskittyvät mittarit on tutkimuksessa lueteltu.