Business Intelligence and Developing Management Reporting : Action research in a case organization

Abstract

Business Intelligence (BI) eli liiketoimintatiedon hallinta on prosessi, joka viittaa kaikkeen olennaiseen tietoon, jota organisaatiot järjestelmällisesti keräävät ja analysoivat päätöksenteon parantamiseksi. Liiketoimintatiedon hallinnan tavoitteena on kerätä, analysoida, käsitellä, tallentaa ja toimittaa reaaliaikaista tietoa organisaation tarpeisiin sekä sen tehokkuuden seurantaan. Uudet teknologiat mahdollistavat rajattoman tiedonkeruun, ja datasta onkin tullut organisaatioiden kilpailuvaltti. Tämä on aiheuttanut kuitenkin sen, että organisaatioilla on haasteita tunnistaa, mikä data on olennaista heidän liiketoiminnalleen, ja erityisesti, että kuinka prosessoida tieto hyödylliseksi informaatioksi ja päätöksenteon tueksi. Tietoa tarvitaan tehokkaaseen päätöksentekoon, ja ajantasainen tieto luo organisaatiolle enemmän arvoa ja uusia mahdollisuuksia. Erilaisilla BI-työkaluilla eri lähteistä kerätty tieto voidaan integroida ja muuntaa luettaviksi reaaliaikaisiksi raporteiksi, mikä tukee johdon päätöksentekoprosessia. Tässä toimintatutkimuksessa selvitettiin, miten tehokkaan liiketoimintatiedon avulla voidaan automatisoida ja digitalisoida johdon raportointia esimerkkiorganisaatiossa. Tutkimus toteutettiin maailmanlaajuiseen teknologiayritykseen ja pilotoitiin sen yhteen liiketoimintalinjaan. Tutkimuksen tarkoituksena oli löytää ratkaisuja organisaation jatkuvan parantamisen ja laatukustannusdatan integrointiin johdon raportoinnin näkökulmasta sekä edistää muutosta organisaation sisällä. Tutkimus oli rajoitettu koskemaan vain esimerkkiorganisaation sisäistä liiketoimintatietoa.Tutkimuksen aikana luotiin käyttäjäystävällinen, näkyvä ja online-tietoon perustuva raportointijärjestelmä. Automatisoitu ja digitalisoitu prosessi hyödyntää BI-työkalua, Microsoft Power BI:ta, ja mahdollistaa prosessoitujen laatukustannustietojen saamisen ulos yhdestä kanavasta. Tutkimus osoitti, että vaikka käytössä olisikin edistyksellisiä ja tehokkaita BI-työkaluja, se ei poista datan laadun merkitystä. Jopa kaikkein tehokkaimmat raportointityökalut ovat turhia, jos niiden hyödyntämä tieto ei ole korkealaatuista. Tämän tutkimuksen mukaan huonolaatuinen data ei tuota vain epäluotettavia raportteja, vaan on myös merkittävä este tietojen integroinnille. Jos data on eri muodoissa useissa eri järjestelmissä, sitä on mahdotonta integroida. Jotta datan laatu voidaan taata ja tietoa voidaan hyödyntää tehokkaasti organisaation tarpeisiin, on dataa säännöllisesti ylläpidettävä ja puhdistettava. Datan laatu on ensisijaisesti liiketoimintakysymys. Tämän tutkimuksen mukaan datan visualisointi voi olla arvokas työkalu laadunvalvonnassa, koska se paljastaa ongelmat tiedossa ja tiedonkeruussa välittömästi, samoin kuin myös virheet IT-järjestelmässä.

Business Intelligence (BI) is a process, which refers all the essential information, which organizations systematically gathers and analyse to aid more accurate decision-making. Target of the Business Intelligence is to collect, analyze, process, store and deliver the real-time information for an organization´s needs, as well as, follow the effectiveness. New technologies enable limitless data collection and data has become valuable asset for organizations. However, another problem occurred as organizations have challenges to identify, which data is relevant for their business and operations, and more importantly, how to process the data to useful information and a source of effective decision making. Data is needed for efficient decision making and up-to-date data brings more value and new opportunities for the organization. With BI tools, data can be integrated and transformed to readable reports, which supports management decision making process. In this action research we were studying how the management reporting can be automatized and digitalized with efficient Business Intelligence in a case organization. With this research we were trying to find solutions for a case organization´s problematic practices and processes in continuous improvement (CI) and cost of poor quality (COPQ) data integration from a management reporting perspective and promoting change within the organization. The research was limited to concern only with the case organization´s internal Business Intelligence and internal data. During the research, a user friendly, visible and on-line data-based reporting procedure was created. The generated automatized and digitalized process benefits the BI tool, Microsoft Power BI, and enables one to retrieve processed COPQ information out from one channel. The research showed that even though there are progressive and effective BI tools in use, it does not remove the meaning of data quality. Even the most powerful reporting tools are useless, if the data is not high-quality and clean. According to this research, bad data is not just producing unreliable reports, but it is also obstacle for data integration. If the data is in various formats in several systems, it is impossible to integrate. To be able guarantee the data quality and to be able to exploit the data effectively, it requires maintaining and cleaning the data regularly. Data quality is primarily a business issue. According to this study, data visualization can be a valuable tool in quality control as it reveals errors in data and data collection immediately, as well as, errors in the IT-system.