Käytettävyys tietojärjestelmän hankinnassa – Tarkastelussa Oikeusrekisterikeskuksen tietojärjestelmähankkeet

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, millä tavoin käytettävyys voidaan ottaa huomioon tietojärjestelmän hankinnassa. Tietojärjestelmän hankintavaiheessa laaditaan usein erilaisia dokumentteja, joissa hankittavan järjestelmän käytettävyysvaatimukset määritellään. Vaatimusten avulla tilaaja viestii toimittajalle tietojärjestelmältä halutut ominaisuudet. Käytettävyysvaatimusten määrittely saattaa kuitenkin olla hankalaa käytettävyyden laadullisen luonteen vuoksi. Käytettävyys on tietojärjestelmien hankinnassa kuitenkin tärkeä osa-alue, koska se vaikuttaa esimerkiksi järjestelmän loppukäyttäjien tyytyväisyyteen. Tutkielman toimeksiantajana on Oikeusrekisterikeskus, joka ylläpitää ja kehittää oikeusministeriön hallinnonalan tietojärjestelmiä.

Tutkimuksessa tarkasteltiin hankintadokumentteja aineistolähtöisen sisällönanalyysin avulla ja haastateltiin Oikeusrekisterikeskuksen asiantuntijoita. Hankintadokumenteista kävi ilmi, että käytettävyysvaatimukset esiintyvät aineistossa monissa muodoissa, epäyhtenäisinä ja erilaisissa dokumenteissa. Haastatteluissa tärkeiksi käytettävyysvaatimusten osatekijöiksi nousivat esiin määrittelijöiden käytettävyysosaaminen, määrittelytyön riittävä tukeminen ohjeilla tai vaatimuslistoilla ja vaatimuksiin vaikuttavien seikkojen tunnistaminen. Paitsi itse dokumentteihin kirjattuna käytettävyysvaatimukset saatetaan sisällyttää hankintadokumentteihin esimerkiksi erillisinä liitteinä.

Tutkimuksen tulosten pohjalta voidaan todeta, että käytettävyysvaatimusten määrittelyyn panostamalla voidaan lisätä järjestelmien käytettävyyttä ja parhaimmillaan loppukäyttäjien tyytyväisyyttä. Myös organisaation toimintatapoja kehittämällä, kuten käytettävyysosaamisen lisäämisellä ja määrittelytyön tukemisella voidaan parantaa käytettävyyden huomioimista hankinnoissa. Määrittelyä tukevia organisaatiokohtaisia ohjeita ja koko julkishallinnon suosituksia kehittämällä voidaan helpottaa käytettävyysvaatimusten määrittelyä, ja sitä kautta myös tarjota käytettävämpiä järjestelmiä julkishallinnon käyttöön.