Viestien virtaa virastossa : Työntekijöiden näkemyksiä organisaation sisäisen viestinnän toimivuudesta

Abstract

Muutokset julkisella sektorilla ovat arkipäivää ja ne asettavat organisaatioille vaatimuksia mukautua uusiin toimintaympäristöihin sekä -malleihin. Jatkuvien muutosten hallinta edellyttää toimivaa sisäistä viestintää organisaation kaikilla tasoilla, jotta sujuva tiedonkulku ja työn tehokkuus voidaan turvata. Yksi merkittävä muutos julkisella sektorilla on valtionhallinnon tuottavuusohjelma, jonka hallitus toteuttaa hallitusohjelman mukaisesti vuosina 2025–2028. Tuottavuusohjelman tarkoituksena on tukea julkisen talouden kestävyystavoitteita. Säästötoimenpiteet sekä siihen liittyvät muutokset lisäävät sisäisen viestinnän tarvetta ja korostavat sen merkitystä julkisen sektorin organisaatioissa.

Tässä tutkimuksessa selvitetään työntekijöiden näkemyksiä työyhteisön sisäisen viestinnän toimivuudesta julkisen sektorin organisaatiossa. Tutkimuksen avulla pyritään tunnistamaan sisäisen viestinnän haasteita ja löytämään keinoja, joilla sisäistä viestintää voidaan kehittää työn tehokkuuden parantamiseksi. Tutkimuksen kohdeorganisaationa toimii raideliikenteen lupa-, rekisteri- ja valvontaviranomainen. Tutkimustarve ilmeni kohdeorganisaatiossa valtionhallinnon tuottavuusohjelman seurauksena.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys käsittelee strategian roolia sisäisen viestinnän perustana, teknologiaväliteistä viestintää, viestinnän häiriöitä ja niiden taustalla olevia syitä sekä yksilöllisiä asennoitumiseroja viestinnässä. Tutkimusaineistona toimivat kohdeorganisaation henkilöstölle lähetetyn sähköisen kyselylomakkeen vastaukset. Kyselylomake koostuu pääosin suljetuista kysymyksistä, joita on täydennetty muutamalla avoimella kysymyksellä. Kyselylomakkeen aihepiirit käsittävät viestintävälineisiin, viestintäkäytäntöihin, tiedonkulkuun, sisäisiin tilaisuuksiin ja viestinnän laatuun sekä kehitystarpeisiin liittyviä kokonaisuuksia. Aineistoa analysoidaan kuvailevan tilastoanalyysin sekä sisällönanalyysin avulla.

Tutkimuksessa selvisi, että kohdeorganisaation sisäisessä viestinnässä on haasteita, jotka vaikuttavat työn tehokkuuteen. Keskeiset haasteet liittyivät viestintäkäytäntöjen toimivuuteen ja noudattamiseen, erilaisiin tapoihin käyttää viestintävälineitä, tiedonkulkuun ja tiedon löydettävyyteen sekä toimintastrategian ja tavoitteiden väliseen epäselvyyteen. Tulosten perusteella työntekijät tiedostavat sisäisen viestinnän olevan osa jokaista asiantuntijatehtävää, mutta he eivät aina ymmärrä omaa rooliaan siinä, vaikka se olisi tärkeää koko organisaation tehokkaan toiminnan kannalta. Tutkimuksessa tunnistettuihin sisäisen viestinnän haasteisiin pyritään vastaamaan antamalla konkreettisia kehitysehdotuksia. Yhtenä konkreettisena kehitysehdotuksena on laatia sisäisen viestinnän suunnitelma, joka selkeyttäisi viestintäkäytäntöjä ja tukisi tiedonkulun sujuvuutta organisaatiossa. Kehityskohteiden tunnistaminen ja ratkaisukeinojen löytäminen vahvistavat kohdeorganisaation mahdollisuutta kehittää omaa toimintaansa eteenpäin.