Tilaus-toimitusprosessin optimointi ABC yrityksessä: Lean-johtaminen

Tässä tutkimuksessa tarkastellaan suomalaisen kulunhallintayrityksen tilaus-toimitusprosessin nykytilaa ja kehitysmahdollisuuksia. Tutkimuksen tavoitteena on kartoittaa prosessin keskeiset haasteet ja pullonkaulat, analysoida sen tehokkuutta Lean-ajattelun periaatteiden avulla sekä esittää konkreettisia suosituksia prosessin tehostamiseksi ja liiketoiminnan skaalaamista varten. Tutkimus keskittyy yhteen yrityksen päätuotteeseen ja sen tilaus-toimitusprosessiin, joka ulottuu tilauksen tekemisestä palvelun toimitukseen. Tutkimuksen päämääränä on luoda pohja prosessin optimoinnille, jotta yritys voi vastata kasvaviin kysyntävaatimuksiin ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. Prosessin nykytilan analyysi toteutettiin yhdistämällä Lean-työkaluja, kuten arvovirtakuvausta ja uimaratakaaviota, sekä kvantitatiivista ja laadullista aineistoa. Kvantitatiivinen data prosessin läpimenoajoista tarjosi pohjan arvoa tuottavien ja hukkaa aiheuttavien vaiheiden tunnistamiselle, kun taas laadullinen aineisto, kuten henkilöstön haastattelut, syvensi ymmärrystä prosessin vahvuuksista ja ongelmakohdista. Näiden menetelmien avulla tunnistettiin keskeisiä kehityskohteita, kuten viiveet tiedonkulussa, manuaalisten työvaiheiden suuri määrä sekä asiakkaan ja kolmansien osapuolten yhteistyössä esiintyvät haasteet. Lisäksi tutkimuksessa analysoitiin palvelun käyttödataa, minkä perusteella voitiin onnistuneesti määrittää suotuisimmat ajat huoltotoimenpiteille. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että prosessissa on useita tehokkaita vaiheita, mutta myös huomattavia kehitystarpeita. Myyntiosaston kyky hoitaa omat tehtävänsä nopeasti ja tarkasti nousi esiin prosessin vahvuutena. Haasteet sen sijaan painottuivat laitteiston asennukseen, tiedonkulun katkoksiin ja manuaalisiin vaiheisiin, jotka loivat viiveitä ja lisäsivät virheiden riskiä. Nämä haasteet aiheuttivat odottamattomia viiveitä ja lisäsivät prosessin kokonaiskestoa. Tämä heikensi toimitusaikojen ennustettavuutta ja asiakastyytyväisyyttä, jonka nähtiin olevan avainasemassa prosessin jatkokehityksessä. Tutkimus suosittelee automaation lisäämistä erityisesti manuaalisissa työvaiheissa, kuten asukastietojen siirrossa ja päivityksessä, sekä tarkistuslistojen käyttöönottoa asennusprosessin standardoimiseksi. Lisäksi suositellaan digitaalisten työkalujen hyödyntämistä tiedonkulun tehostamiseksi ja suorituskykymittareiden, kuten läpimenoajan ja virheiden määrän, seuraamista. Näiden toimenpiteiden avulla prosessia voidaan jatkossa optimoida entistä tehokkaammaksi, mikä parantaa yrityksen valmiutta liiketoiminnan skaalaamiseen ja pitkän aikavälin kasvutavoitteiden saavuttamiseen.

This study examines the current state and development opportunities of the order-to-delivery process in a Finnish access control company. The aim of the research is to identify the key challenges and bottlenecks in the process, analyze its efficiency using Lean principles, and provide concrete recommendations for improving the process and scaling the business. The study focuses on one of the company’s main products and its order-to-delivery process, begins with an order placement and ends in service delivery. The primary goal is to establish a foundation for process optimization so that the company can meet growing demand and enhance customer satisfaction. The current state analysis of the process was conducted by combining Lean tools, such as value stream mapping and swimlane diagrams, with quantitative and qualitative data. Quantitative data on process lead times served as a basis for identifying value-adding and wasteful steps, while qualitative data, such as employee interviews, deepened the understanding of the process’ strengths and problem areas. These methods helped identify key development areas, including delays in communication, a high number of manual tasks, and challenges in collaboration between customers and third parties. As per the company’s wishes, the study analyzed service usage data, which successfully determined the most favorable times for maintenance activities. The results indicated that while the process contains several efficient steps, there are also significant areas for improvement. The sales department’s ability to perform tasks quickly and accurately was highlighted as a strength. However, challenges were primarily identified in equipment installation, communication gaps, and manual tasks, which caused delays and increased the risk of errors. These challenges led to unexpected delays, prolonged the overall process, and weakened the predictability of delivery times, which was identified as a critical area for future development to improve customer satisfaction. The study recommends increasing automation, particularly in manual tasks such as transferring and updating resident information, as well as implementing checklists to standardize the installation process. Furthermore, the use of digital tools to enhance communication and the monitoring of performance metrics, such as lead time and error rates, are suggested. By implementing these measures, the process can be further optimized, improving the company’s readiness for business scaling and achieving long-term growth objectives.