Supplier management with a contract in project purchasing : A case study for Hitachi Energy in Finland

Abstract

The management of suppliers and supplier relationships is vitally important for the procurement organization in terms of managing and knowing the market and suppliers. Maintained and close supplier relationships develop business for all parties and enable new innovations to emerge in the market. However, maintaining supplier relations and strategic monitoring is a resource-consuming activity, so communicating closely with all available suppliers is impossible when the number of suppliers in the supply base is large. The suppliers are also different in terms of their purchase volumes and in terms of targeting the company's consumption. Purchase orders to the supplier can be one-off or alternatively weekly, if not even daily. Likewise, annual expenses can vary from tens of euros to several hundred thousand euros.

To use limited resources as efficiently as possible to increase the value of the supply chain, it is necessary to create a tool for reviewing and classifying suppliers to assess the needs of the supplier relationship. In addition, identifying supplier types and concluding contracts with appropriate suppliers reduces risk in the supply chain. However, the first step in the research was to identify the suppliers used by the case company and segment them into categories. Some of the supplier types could be identified without various criteria. However, the majority of material and service suppliers must be evaluated using the evaluation table presented in the study.

The objectives of the study were to map the advantages and disadvantages of framework agreements and commercial terms negotiated with suppliers in the purchasing organization of the company under investigation. The number of suppliers used in the company was considerably large annually, so in order to use resources efficiently, the second objective of the study was to identify and segment suppliers based on the selected criteria. Finally, a model was to be designed for segmented suppliers to identify to which supplier a contract should be negotiated with, depending on whether it is useful for the purchasing organization.

In this case, action research has been used as a method which combines qualitative information collected and learned in the organization, as well as quantitative data from the company's enterprise resource planning system. The research produces for the company a new model for the selection of contracted suppliers to answer the research gap. The diversity of suppliers and changes in supplier relationships have effects on both strategic and operation-al purchasing activities. The effects of the case study on the procurement function have been included regarding supplier relationships and the organization's purchasing activities. As a result of the development of the procurement function and supply chain management tools, possible follow-up studies in the future are discussed at the end of this study.

Toimittajasuhteiden hallinta on ensiarvoisen tärkeää hankintaorganisaatiolle markkinoiden ja toimittajien hallinnan ja tuntemisen kannalta. Ylläpidetyt ja tiiviit toimittajasuhteet kehittää liiketoimintaa kaikille osapuolille ja mahdollistaa uusien innovaatioiden synnyn. Toimittajasuhteiden ylläpito ja strateginen tarkkailu on kuitenkin resursseja kuluttavaa toimintaa, joten kaikkien käytettävissä olevien toimittajien kanssa kommunikointi tiiviisti on mahdotonta. Toimittajat ovat eroavaisia myös ostomääriltään ja yrityksen kulutuksen kohdistamisen kannalta. Ostotilaukset toimittajaa kohtaan voivat olla kertaluontoisia tai vaihtoehtoisesti viikottaisia jollei jopa päivittäisiä. Samoin vuosittaiset kulut voivat vaihdella kymmenistä euroista useisiin satoihin tuhansiin euroihin.

Rajallisten resurssien käyttäminen mahdollisimman tehokkaasti toimitusketjun arvon lisäämiseksi on tarpeellista luoda työkalu toimittajien tarkastelemiseksi ja luokitteluun toimittajasuhteen tarpeiden arvioimiseksi. Lisäksi toimittajatyyppien tunnistaminen ja sopimusten solmiminen asianmukaisetn toimittajien kanssa vähentää riskiä toimitusketjussa. Ensimmäiseksi tutkimuksessa täytyi kuitenkin tunnistaa kohdeyrityksen käyttämät toimittajat ja segmentoida ne luokkiin. Osa toimittajatyypeistä oli tunnistettavissa ilman erinäisiä kriteerejä, suurin osa materiaali- ja palvelutoimittajista pitää kuitenkin arvioida tutkimuksessa esitellyllä arviointitaulukolla.

Tutkimuksen tavoitteina oli kartoittaa toimittajien kanssa neuvoteltavien raamisopimimusten ja kaupallisten ehtojen edut ja haitat tutkittavan yrityksen osto-organisaatiossa. Käytettyjen toimittajien määrä yrityksessä oli huomattavan suuri vuosittaisesti joten resurssien käyttämiseksi tehokkaasti tutkimuksen toisen tavoitteena oli identifioida ja segmentoida toimittajat valittujen kriteereiden perusteella. Segmentoituja toimittajia varten luotiin lopuksi malli jonka mukaan toimittajan kanssa tulisi luoda sopimus, riippuen onko se hyödyllinen osto-organisaatiolle.

Tapauksessa on käytetty menetelmänä toimintatutkimusta joka yhdistää organisaatiossa kerättyä ja opittua laadullista tietoa, sekä määrällistä dataa yhtiön toiminnanohjausjärjestelmästä. Tutkimus tuottaa yhtiölle mallin sopimuksellisten toimittajien valintaan, jollaista ei ole ollut vielä käytössä. Toimittajien eroavaisuudella ja toimittajasuhteiden muutoksilla on vaikutuksia sekä strategiseen että operatiiviseen ostotoimintaan. Tutkimuksen vaikutukset ostotoimintaan on sisällytetty sekä toimittajasuhteissa että organisaation hankintatoimessa. Ostotoiminnan ja järjestelmän kehittymisen seurauksena tulevaisuudessa mahdolliset jatkotutkimukset ovat käsiteltynä tämän tutkimuksen lopussa.