Esimies viestijänä muutoksessa

Abstract

Tämän tutkielman tavoitteena on analysoida muutoviestintä esimiehen näkökulmasta. Tutkielmassa selvitetään mitä keinoja ja välineitä esimies käyttää viestiessään muutoksesta, sekä minkälaisia haasteita esimies kohtaa muutoviestinnässä. Tutkielmassa perehdytään viestinnän merkitykseen muutoksessa ja tarkastellaan esimiehen roolia osana muutosta. Muutokset ovat nykyään arkipäivää organisaatioissa. Uusia muutoksia tulee koko ajan ja ne ovat usein päällekkäisiä. Muutosjohtamista on tutkittu paljon kirjallisuudessa, sen sijaan muutosviestintää on tutkittu vähemmän, vaikka sen merkitys on kyllä todettu tutkimuskirjallisuudessa.

Tutkielman teoriaosuudessa luodaan katsaus alan muutosviestintää koskevaan teoriakirjallisuuteen. Tämän tutkielman teoriaosuudessa keskitytään johtamisen ja viestinnän käsitteisiin ja edetään kohti suurempia kokonaisuuksia, kuten muutosjohtamista, sisäistä viestintää, muutosviestintää ja esimiehen roolia. Muutosviestintään ja esimiehen rooliin paneudutaan laaja-alaisemmin ja syvennytään muutosviestinnän ja esimiehen haasteisiin, sekä viestinnän keinoihin ja välineisiin. Tavoite on, että teoriaosuus tuottaa kokonaisvaltaisen kehikon muutosviestinnän ja esimiehen roolin tulkitsemiseen muutoksessa.

Tutkielman empiirisen osuuden tapausesimerkkeinä ovat Yleisradio Oy ja Suomen sosiaali ja terveys ry (SOSTE). Kohdeorganisaatioilla on ollut suuria organisaatiomuutoksia hiljattain. Haastateltaviksi valikoitui toisesta organisaatiosta neljä ja toisesta seitsemän esimiestä. Tutkimushaastattelut tehtiin touko- ja kesäkuussa 2016. Haastatteluissa oli kolme teemaa, muutosviestinnän keinot ja välineet, muutosviestinnän tavoitteet ja esimiehen tehtävät sekä muutosviestinnän haasteet ja kehittäminen.

Tutkimustulokset osoittivat, että muutosviestintä on erittäin ajankohtainen aihe ja siinä on jatkuvasti oppimista. Tutkimustuloksista nousi esiin paljon samoja asioita kummankin organisaation vastauksissa. Esimieheltä odotetaan johdonmukaista, tasa-arvoista, arvostavaa ja suunnitelmallista viestintää. Viestinnän välineitä on kummallakin kohdeorganisaatiolla laajasti käytössä ja digitalisaatiolla on ollut tässä suuri rooli. Vaikka välineet ovatkin päivittyneet sähköposteista ja powerpoint –esityksistä intraan ja pikaviestinpalvelimiin, ei kasvokkaisviestintää korvaa mikään. Esimiehet olivat samaa mieltä siitä, että ilman viestintää ei mitään muutosta voi viedä ainakaan onnistuneesti läpi, tai niin että työntekijät olisivat siihen sitoutuneita. Tutkimustuloksissa korostuu, että esimiehen tärkein tehtävä on viestiä johdonmukaisesti, avoimesti ja ymmärrettävästi, ja hänen on myös oltava läsnä ja annettava aikaa. Johdon käskyt ja ylhäältä alaspäin asioiden ilmoittaminen ei toimi nykyään ollenkaan vaan päinvastoin, synnyttää muutosvastarintaa. Tulevaisuudessa esimiehet panostaisivat vieläkin enemmän viestinnän suunnitteluun ja valmisteluun, avoimuuteen ja viestien yhdenmukaisuuteen.