Robotic Process Automation in Small and Medium-sized Businesses: Potential Benefits and Challenges
Pysyvä osoite
Kuvaus
Opinnäytetyö kokotekstinä PDF-muodossa.
This study addresses the application of Robotic Process Automation (RPA) in small and medium
sized enterprises (SMEs). Automation, the use of machines and computers to streamline the
production of goods and services, has evolved into RPA. A technology that is designed to
automate repetitive, rule-based tasks by mimicking human interactions with digital systems.
While there is substantial research on RPA in large enterprises, this paper aims to fill the
literature gap concerning its use in SMEs. The research objective was to investigate the
applicability of RPA in SMEs, specifically focusing on the potential benefits and challenges of
implementation. The study was conducted as a narrative literature review, utilizing ACM Digital
Library and IEEE Xplore Digital Library as primary academic databases. The search was limited to
publications from the last 10 years and 13 articles focusing on RPA implementation in small and
medium businesses were evaluated.
The research successfully identified multiple potential benefits and challenges associated with
RPA adoption in SMEs. The most considerable benefits are efficiency and error reduction. RPA
robots can operate 24/7, executing tasks rapidly and minimizing human error caused by factors
like tiredness. Efficiency gains can be significant, potentially reaching 60-80% time savings in
human resources, order-to-cash and finance processes. Furthermore, RPA achieved 99.9%
accuracy in accounting tasks compared to approximately 90% for traditional human labor,
reducing errors from manual data entry and transfer. These benefits contribute to cost
reductions/savings, as an RPA solution can cost as little as one-fifth the price of a full-time
employee performing the same task. RPA also has easy integration compared to traditional
automation, as it works at the user interface level, making it a potentially viable and cost
effective option for SMEs. The most considerable challenges identified are selecting the right
process and integration. RPA projects have a failure rate of 30% to 50%, highlighting the
necessity of thorough analysis to identify suitable processes to be automated. Integration can
be challenging due to the robot’s dependency on the Graphical User Interface (GUI), where UI
changes can cause the robot to fail. Additionally, maintaining data integrity is a concern, as there
have been instances where RPAs misinterpret data or struggle with system navigation and errors
in data extraction and processing can dilute efficiency gains.
The research objective was achieved, providing SMEs with a balanced understanding of RPAs
impact. A practical recommendation is that SMEs thoroughly consider if suitable processes exist
for RPA implementation and run small-scale pilot programs to test how well RPA fits the
company’s needs and infrastructure. As well as mitigate risks, particularly those related to data
integrity and GUI instability.
Tutkimus käsittelee robottiprosessiautomaation (RPA) soveltamista pienissä ja keskisuurissa
yrityksissä (pk-yritys). Automaatio, eli koneiden ja tietokoneiden käyttö tavaroiden ja
palveluiden tuotannon tehostamiseen, on kehittynyt RPA:ksi. Teknologia, joka on suunniteltu
automatisoimaan toistuvia, sääntöihin perustuvia tehtäviä matkimalla ihmisen vuorovaikutusta
digitaalisten järjestelmien kanssa. Vaikka RPA:ta on tutkittu laajasti suuryrityksissä, tämän
tutkimuksen tavoitteena on täyttää kirjallisuudessa oleva aukko sen käytöstä pk-yrityksissä.
Tutkimuksen tavoitteena oli tutkia RPA:n sovellettavuutta pk-yrityksissä keskittyen erityisesti
käyttöönoton mahdollisiin hyötyihin ja haasteisiin. Tutkimus toteutettiin narratiivisena
kirjallisuuskatsauksena hyödyntäen ACM Digital Librarya ja IEEE Xplore Digital Librarya
ensisijaisina akateemisina tietokantoina. Haku rajoitettiin viimeisten kymmenen vuoden
julkaisuihin, ja arvioitiin 13 artikkelia, jotka keskittyivät RPA:n käyttöönottoon pienissä ja
keskisuurissa yrityksissä.
Tutkimuksessa tunnistettiin useita potentiaalisia hyötyjä ja haasteita, jotka liittyvät RPA:n
käyttöönottoon pk-yrityksissä. Merkittävimmät hyödyt ovat tehokkuus ja virheiden
vähentäminen. RPA-robotit voivat toimia ympäri vuorokauden, suorittaa tehtäviä nopeasti ja
vähentää inhimillisten virheiden määrää. Tehokkuuden parannukset voivat säästää jopa 60–80
% ajasta tietyissä tehtävissä. Lisäksi RPA saavutti 99,9 %:n tarkkuuden kirjanpitotehtävissä
verrattuna ihmistyön noin 90 %:iin, mikä vähentää manuaalisesta tiedonsyötöstä aiheutuvia
virheitä. Tämä mahdollistaa kustannussäästöjä, sillä RPA-ratkaisun kustannukset voivat olla noin
viidenneksen kokopäiväisen työntekijän kustannuksista Lisäksi RPA on perinteiseen
automaatioon verrattuna helppo integroida, koska se toimii käyttöliittymätasolla, mikä tekee
siitä kustannustehokkaan vaihtoehdon pk-yrityksille. RPA:n keskeisimpiä haasteita ovat sopivien
prosessien valinta ja integraatio. RPA-projektien epäonnistumisprosentti on 30–50 %, mikä
korostaa huolellisen prosessianalyysin merkitystä. Integraatio voi olla haastavaa, koska robotit
ovat riippuvaisia graafisista käyttöliittymistä, ja käyttöliittymämuutokset voivat aiheuttaa
toimintahäiriöitä. Lisäksi tiedon eheyden varmistaminen on haaste, sillä virheet tiedon
tulkinnassa ja käsittelyssä voivat heikentää saavutettuja tehokkuushyötyjä.
Tutkimuksen tavoite saavutettiin, ja se tarjoaa pk-yrityksille tasapainoisen kuvan RPA:n
vaikutuksista. Käytännön suosituksena on, että pk-yritykset arvioivat huolellisesti, löytyykö
organisaatiosta RPA:lle soveltuvia prosesseja, ja toteuttavat pienimuotoisia pilottihankkeita
testatakseen, miten hyvin RPA sopii yrityksen tarpeisiin ja infrastruktuuriin. Lisäksi suositellaan
riskien hallintaa, erityisesti tietojen eheyteen ja käyttöliittymän vakauteen liittyvien riskien
osalta.