Henkilökohtainen videoneuvottelu työyhteisön kontekstin rakentajana

Abstract

Tämän tutkimuksen kohteena oli henkilökohtainen videoneuvottelu osana organisaatioiden viestintää. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, onko henkilökohtaisen videoneuvottelun avulla mahdollista rakentaa ja vahvistaa työyhteisöön yhteistä kontekstia eli työtovereiden keskinäistä ymmärrystä viestintätilanteesta. Henkilökohtaisessa videoneuvottelussa käytetään erityistä neuvotteluohjelmistoa kunkin osallistujan tieto-koneella ja sen välityksellä voi olla yhtä aikaa sekä ääni-, teksti- että videoyhteydessä neuvottelukumppaniin. Työyhteisön konteksti rakentuu tietokonevälitteisessä viestinnässä epävirallisen viestinnän ja sosiaalisen läsnäolon saavuttamisen kautta. Aikaisemman tutkimuksen mukaan sosiaalisen läsnäolon luomisessa puolestaan auttavat mahdollisimman rikkaan viestintävälineen ja nonverbaalin viestinnän käyttämisen mahdollisuus.

Tutkimukseen liittyi kaksi kyselyä. Kartoittaakseni erilaisten videoneuvottelujärjestelmien käyttöä tällä hetkellä, lähetin sähköpostikyselyn 103 Suomessa toimivaan organisaatioon. Vastauksia sain 38. Kyselyyn vastanneista videoneuvottelua käyttävistä organisaatioista vain 19 prosenttia käyttää nimenomaan henkilökohtaista videoneuvottelua. Tutkimustavoitteen selvittämiseksi tein kyselytutkimuksen henkilökohtaisen videoneuvottelun käyttäjille vaasalaisissa korkeakouluissa ja Wärtsilässä. Julkaisin kyselyn internetissä, ja analyysiin hyväksymiäni vastauksia sain 67.

Henkilökohtainen videoneuvottelu ei sijoittunut tehokkuudessa tai tärkeydessä kärkipäähän organisaation viestintävälineiden joukossa. Sekä epävirallinen että nonverbaali viestintä näyttivät kyselyn perusteella toteutuvan henkilökohtaisessa videoneuvottelussa verrattain huonosti, eikä viestintävälineen rikkaudella ollut juuri merkitystä viestintävälineen valinnassa. Nämä tulokset viittaavat siihen, ettei sosiaalisen läsnäolon tunteen saavuttaminen pitkällä tähtäimellä ole helppoa, vaikka se toisaalta yksittäisissä neuvotteluissa toteutuukin melko hyvin. Työyhteisön kontekstin rakentuminen henkilökohtaisessa videoneuvottelussa etenkin melko kokemattomien välineen käyttäjien joukossa vaikuttaa siis olevan vaikeampaa kuin aikaisempi tutkimus antaa olettaa. Osasyynä tutkimustulosten negatiivisuudelle pidin käyttäjien kokemattomuutta välineen käytössä.