Yritysjärjestelmän käyttöönotto : Organisation eri tasojen näkemykset käyttöönotosta

Abstract

Monissa yrityksissä ja organisaatioissa on käytössä tietojärjestelmiä, joiden tehtävänä on tehostaa työtä. Tietojärjestelmiä on erilaisia ja eri organisaatiot ja yritykset vaativat järjestelmiltä erilaisia toimintoja sekä ratkaisuja. Uuden tietojärjestelmän käyttöönotto organisaatiossa vaatii aina sopeutumista jokaiselta organisaation jäseneltä. Sopeutuminen tietojärjestelmään voi tarkoittaa järjestelmän opettelemista, työtehtävien muuttumista tai johdon reagointia työntekijöiden negatiiviseen palautteeseen uudesta järjestelmästä.

Tässä tutkimuksessa tarkastellaan, miten organisaation eri tasot näkevät uuden tietojärjestelmän käyttöönoton sujuvan. Samalla tarkastellaan miten organisaation eri yksiköt näkevät käyttöönoton sujuneen käyttöönoton eri vaiheissa. Tavoitteena on löytää tekijöitä, jotka nähdään eri tasojen ja yksikköjen välillä yhtenäisinä sekä tekijöitä, jotka mahdollisesti aiheuttavat ristiriitoja. Tutkimuksen myötä saadaan kokonaisvaltainen kuva, siitä miten tietojärjestelmän käyttöönotto on sujunut ja miten mahdollisia ongelmia voidaan tulevaisuudessa ennaltaehkäistä.

Tutkimus toteutettiin teemahaastatteluilla. Teemahaastatteluissa haastateltiin henkilöitä organisaation johtoryhmästä, raportointijärjestelmän kehittäjätiimistä sekä eri käyttäjäyksiköistä. Kriteerinä haastatteluun on vähintään kahden vuoden työkokemus organisaatiossa sekä kokemus käyttöönotettavasta järjestelmästä. Haastatteluissa haastateltavat saivat kertoa vapaasti omista näkökulmista liittyen järjestelmän käyttöönottoon. Haastatteluissa käytiin läpi; järjestelmän vaihdos, järjestelmän käytettävyys, työnkuvan muutos sekä organisaation tuki. Yritys, jonka työntekijöitä haastellaan, toimii kiinteistöalalla.

Tutkimuksen tuloksena löydettiin suurimmat näkemyserot organisaation tuessa. Osa käyttäjistä näkee, ettei organisaation johtoryhmä ole ollut tarpeeksi tukena muutoksessa, kun osa käyttäjistä kokee organisaation olleen tarpeeksi tukena. Myös johtoryhmässä on osittain tunnistettu käyttäjien tuen puute. Lähtökohtaisesti kaikissa ryhmissä pidetään järjestelmän käytettävyyttä hyvänä ja helppokäyttöisenä. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää jatkossa, kun uusia järjestelmiä otetaan käyttöön. Tutkimus auttaa yrityksen johtoa ymmärtämään työntekijöiden näkökulman sekä työntekijöitä ymmärtämään yrityksen johdon näkökulman uuden järjestelmän käyttöönotosta.