Digital work productivity in Finnish organizations: Enablers and challenges according to knowledge work professionals

Information technology (IT) is an integral part of organizational activities such as the production and provision of products and services as well as connecting people regardless of time and place. Digitalization of processes is often driven by the goal of improving work productivity which is a major source of economic growth, employment and well-being. Besides incremental improvements, the IT-driven development results in the transformation of work which is becoming increasingly knowledge intensive. Despite investments in IT, the productivity expectations have often been achieved with mixed results. According to previous researches, the potential causes of this productivity paradox relate to characteristics of IT, industry differences, mismeasurement and mismanagement, as well as country specifics, among others. Due to the complexity involving various potential influencing factors, the issue continues to be the basis for further research. This thesis complements the productivity research by focusing on digital work productivity from the perspective of knowledge work professionals in Finnish workplaces. Using a mixed method approach involving survey and case strategies, a questionnaire was sent to the members of the Union of Professional Engineers in Finland (Insinööriliitto IL ry) to collect data for quantitative and qualitative analysis. Over 300 responses produced a rich variety of information over the research area, which indicated that the use of IT in relation to work productivity in Finnish work-places is perceived differently depending on the professional role (managerial or specialist), the field of workplace, the sector (private or public), the size of workplace organization (the number of employees), and domestic or foreign ownership of the organization. The results indicated that while the use of IT in work was widely acknowledged, its impact was unknown or seen as difficult to determine by many respondents, and the evaluation of the productivity impacts was often based on subjective experiences rather than tangible measurement. As an example, IT-enabled remote work was perceived as contributing to the productivity of routine work processes by enabling greater autonomy in managing personal work, which consequently improved work mo-tivation; conversely, others perceived remote work as limiting personal interactions, which inhibits cocreational activity to generate productivity improving innovations. Regarding other challenges, digitalization was defined as increasing overlapping or incomplete IT systems and lacking end-user support, for instance, which indicated counterproductive total due to direct impacts (i.e., increased workload and -time) and their consequences (e.g., lower work motiva-tion). The results suggest that digitalization propagates transformational effects which, depend-ing on the implementation in work organizations, may improve work productivity or inhibit the materialization of preconditions for the improvement. For improving knowledge work with the use of IT, the thesis provides suggestions including: better alignment of remote and on-site work, increasing the inclusion of knowledge workers and the development of tangible measurement methods for the follow-up of productivity of IT.

Tietotekniikka (IT) on olennainen osa organisaatioiden toimintoja esimerkiksi tuotteiden ja palvelujen tuottamiseksi ja välittämiseksi sekä yhteydenpidossa ajasta ja paikasta riippumatta. Prosessien digitalisoinnilla tavoitellaan usein työn tuottavuuden kohentamista johtuen tuottavuuden merkityksestä talouskasvun, työllisyyden ja hyvinvoinnin kannalta. Inkrementaalisten parannusten ohella IT-painotteinen kehitys muuttaa osaltaan työn luonnetta tietotyökeskeiseksi. IT-investoinneista huolimatta tuottavuusodotukset ovat usein toteutuneet vaihtelevin tuloksin. Aiemmat tutkimukset ovat todenneet, että tämän tuottavuusparadoksin potentiaaliset syyt liittyvät muiden muassa IT:n ominaispiirteisiin, toimialojen eroihin, mittauksen ja johtamisen haasteisiin, sekä maakohtaisiin tekijöihin. Erilaisten vaikuttavien tekijöiden aiheuttaman monimutkaisuuden johdosta ilmiö on edelleen lisätutkimuksien kohteena. Tämä päättötyö täydentää tuottavuustutkimusalaa tarkastelemalla digitaalisen työn tuottavuutta suomalaisilla työpaikoilla työskentelevien tietotyöläisten näkökulmasta. Tutkimusotteena käytettiin monimenetelmätutkimusta kysely- ja tapaustutkimusstrategioihin perustuen, ja tutkimuksen kohderyhmänä olleille Insinööriliitto IL ry:n jäsenille lähetettiin kysely datan keräämiseksi kvantitatiivista ja kvalitatiivista analysointia varten. Yli 300 vastausta tuottivat monipuolista tietoa tutkimusalueesta, osoittaen että IT:n käyttö suhteessa työn tuottavuuteen mielletään suomalaisilla työpaikoilla eri tavoin riippuen työroolista (johto- tai asiantuntijataso), toimialasta ja sektorista (yksityinen tai julkinen), työorganisaation koosta (työntekijöiden lukumäärä), sekä organisaation omistajuudesta (ulkomainen tai kotimainen). Tulokset osoittivat, että vaikka IT:n työkäyttö tunnistettiin laajalti, useiden vastaajien mukaan sen vaikutusta ei tunnistettu tai vaikutusarviointia pidettiin vaikeana, ja tuottavuusvaikutusten arviointi perustui usein subjektiivisiin kokemuksiin mittausmenetelmien sijaan. Esimerkiksi IT:n mahdollistama etätyö miellettiin kohentavan rutiininomaisten työprosessien tuottavuutta suuremman autonomian myötä oman työn johtamiseksi, minkä tuloksena työmotivaatio kasvoi; päinvastaisten näkemysten mukaan etätyö haittaa henkilötason vuorovaikutusta, rajoittaen siten yhteisluonnin aktiviteetteja uusien tuottavuutta kohentavien innovaatioiden kehittämiseksi. Lisäksi digitalisaation haasteina mainittiin esimerkiksi päällekkäiset tai keskeneräiset IT-järjestelmät ja käyttäjätuen puuttuminen, joiden lopputuloksena oli negatiivinen kokonaistuottavuus suorien syiden (työmäärän sekä ajankäytön kasvu) sekä syiden seurauksien (heikentynyt työmotivaatio) johdosta. Tuloksien valossa digitalisaatio lisää muutosvaikutuksia, jotka työorganisaatioissa tapahtuvasta toteutuksesta riippuen voivat kohentaa työn tuottavuutta tai estää kohennuksen edellytysten materialisoitumista. IT:n käyttöön perustuvan tietotyön kehittämiseksi tämä päättötyö ehdottaa: etä- ja läsnätyön linjakkaampaa yhteensovittamista, tietotyöläisten osallistamisen lisäämistä sekä konkreettisten mittausmenetelmien kehittämistä IT:n tuottavuuden seurantaan.