Käyttäjädokumentaation laatuun vaikuttavien tekijöiden huomioiminen dokumentaatioprosessissa : Minimalismiin pohjautuva ohjeistus

Abstract

Käyttäjädokumentaation tehtävä on toimia varsinaisen tuotteen informatiivisena osana ja auttaa käyttäjää tuotteen oikeanlaisessa käytössä. Käyttäjädokumentaation laatu ei kuitenkaan aina vastaa käyttäjän odotuksia tai tarpeita, eikä käyttäjädokumentaatiota näin ollen koeta välttämättä hyödylliseksi. Tämä taas saattaa johtaa siihen, ettei käyttäjädokumentaation lukemiseen haluta käyttää aikaa, vaan apua haetaan esimerkiksi kysymällä kollegoilta tai ottamalla yhteyttä tuotteen asiakastukeen. Usein tällaiseen tilanteeseen syytä täytyy etsiä dokumentointiprosessista, jonka lopputuloksena käyttäjädokumentaatiota syntyy. Käyttäjäkeskeisyys ja siihen pohjautuva minimalistinen dokumentointiprosessi pyrkivät vastaamaan edellisen kaltaisiin haasteisiin nostamalla käyttäjän koko dokumentointiprosessin keskiöön. Minimalismi on yksi teknisen viestinnän tunnetuista teorioista, jolla nähdään olevan myönteisiä vaikutuksia dokumentaation laatuun. Edelleen minimalismin soveltaminen on tutkimusten perusteella kuitenkin ollut vähäistä. Tässä tutkimuksessa halutaan tuoda esille käytännön esimerkki minimalismin periaatteiden soveltamisesta käyttäjädokumentaation laadun parantamisessa. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda ohjeistus siitä, miten dokumentointiprosessia voidaan kehittää, jotta se tukee laadukkaan käyttäjädokumentaation saavuttamista. Tutkimuksen avulla selvitettiin käyttäjädokumentaatioprosessin sekä käyttäjädokumentaation laadun nykytilaa ohjelmistoalalla toimivassa kohdeyrityksessä. Aineiston hankinta tapahtui kohdeyrityksessä haastattelemalla käyttäjädokumentaation tekemiseen osallistuneita henkilöitä dokumentointiprosessia käsittelevien teemojen kautta sekä arvioimalla valittuja käyttäjädokumentteja minimalismin heuristiikkojen avulla. Heuristisen arvioinnin tuloksena syntyneet dokumentaation laadun saavuttamista tukevat kehitysehdotukset otettiin osaksi uudistettua dokumentointiprosessia, jonka luomiseen haettiin tukea aiemmasta tutkimuksesta erityisesti minimalismin osalta. Tutkimus tuo lisätietoa minimalismin heuristiikkojen käytöstä todellisen ohjelmistotuotteen käyttäjädokumentaation arvioinnissa. Lisäksi tutkimuksessa havainnollistetaan tarkemmin, miten laatua parantavat kehitysehdotukset voidaan ottaa osaksi minimalismiin pohjautuvaa dokumentointiprosessia. Vaikka tutkimuksen tulokset on johdettu kohdeyrityksen ja sen tuotteen kontekstista, on kehitysehdotusten ja prosessin käyttöönotto muissakin organisaatiossa mahdollista. Onnistuneilla käyttäjädokumentaation ja dokumentointiprosessin muutoksilla voidaan odottaa olevan myönteistä vaikutusta dokumentaation laatuun, käyttäjien tyytyväisyyteen sekä asiakastukeen tulevien yhteydenottojen määrään. Tästä syystä tulevaisuudessa olisi kannattavaa tutkia millaisia vaikutuksia minimalismiin pohjautuvan käyttäjädokumentaatioprosessin kehittämisellä on todellisuudessa ollut niin käyttäjien kuin organisaatioidenkin näkökulmasta.