Ulkoistettu palkkahallinto – tavoitteiden ja nykytilan arvio : Case-tutkimus teknologiateollisuuden yrityksessä

Abstract

Nykyajan alati kehittyvässä maailmassa organisaatiot pyrkivät tehostamaan liiketoimintaansa mahdollisimman paljon. Yksi tehostamisen keinoista on ulkoistaminen, jolloin asiakasorganisaatio luovuttaa jonkin toimintonsa palveluntarjoajan hoidettavaksi. Palkkahallinto on yleisimpien ulkoistettavien toimintojen joukossa. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on tutkia kohdeorganisaation ulkoistetulle palkkahallinnolle asetettuja tavoitteita sekä ulkoistetun palkkahallinnon toimivuutta tällä hetkellä. Kohdeorganisaatio ulkoisti palkkahallintonsa muuta vuosi sitten organisaatiomuutoksen myötä. Tutkimuksella pyritään antamaan kohdeorganisaatiolle merkityksellistä dataa palkkahallinnon ulkoistamisen seurauksista tulevan päätöksenteon tueksi.

Tässä kvalitatiivisessa tapaustutkimuksessa palkkahallintoa on tutkittu haastattelemalla viittä kohdeorganisaatiossa työskentelevää avainhenkilöä. Lisäksi aineistoa on kerätty kohdeorganisaatiolta saaduista palkkahallintoon liittyvistä dokumenteista. Aineiston keruu on toteutettu näkökulmasta, jossa pyritään saamaan mahdollisimman kattava käsitys kohdeorganisaation ulkoistetun palkkahallinnon toimivuudesta henkilöiltä, joilla on eniten tietoa aiheesta. Tutkimuksessa ei tule esille palveluntarjoajan näkökulma. Aineiston keruun jälkeen aineisto on analysoitu sisällönanalyysin avulla.

Palkkahallinnon ulkoistamiselle tulee asettaa tavoitteet ennen ulkoistamista, jotta voidaan selvittää, miksi ulkoistaminen tehdään ja mitä sillä haetaan. Tutkimuksessa havaittiin, että kohdeorganisaatio tavoitteli palkkahallinnon ulkoistamisella yhtenäisiä prosesseja ja järjestelmiä, toimintavarmuutta, joustavuutta sekä asiantuntijuuden hyödyntämistä, työn painopisteen muutosta sekä kustannussäästöjä. Kyseiset tavoitteet ovat linjassa aiemmissa tutkimuksissa tehtyjen havaintojen kanssa. Osa tavoitteista on saavutettu ja osaa taas vaatisi ulkoistetun palkkahallinnon kehittämistä tavoitteen saavuttamiseksi kokonaan. Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että ulkoistettu palkkahallinto toimii pääsääntöisesti hyvin, mutta merkittävän roolin tutkimuksessa sai myös kohdeorganisaation ja palveluntarjoajan yhteistyön kehittämistarpeet.