IT-henkilöstö teknisen viestinnän toimijoina organisaatiossa

Abstract

Organisaatioissa osana työtä käytettäviin teknisiin järjestelmiin, laitteisiin ja palveluihin liittyy monenlaista käyttämistä, asentamista, päivittämistä ja hallintaa. Järjestelmien, laitteiden ja palveluiden käyttämiseksi niistä tarvitaan tietoa ja ymmärrettävää ohjeistusta. Organisaatioissa tätä teknistä tietoa tuottavat ja välittävät tyypillisesti järjestelmistä, laitteista ja palveluista vastaavat henkilöt, kuten IT-henkilöstö. IT-henkilöstö ei kuitenkaan viesti ammatikseen vaan osana työtään, joten viestintään voi liittyä erilaisia haasteita ja tarpeita. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten IT-henkilöstön teknistä viestintää voidaan organisaatiossa vahvistaa. Tavoitetta lähestyttiin tutkimalla terveys- ja hyvinvointialalla toimivan organisaation IT-henkilöstön käsityksiä heidän työssään viestimisestä toiminnan teorian avulla.

Tutkimusaineistona käytettiin teemahaastatteluilla ja kyselyllä kerättyä aineistoa. Aineisto kerättiin kahdessa vaiheessa. Ensin haastateltiin kuutta kohdeorganisaation IT-henkilöstön edustajaa. Haastatteluiden jälkeen organisaatiossa järjestettiin työpaja, jossa IT-henkilöstö sai neuvontaa ja ohjeita työssään viestimiseen. Tutkielman aineistonkeruun toinen osio eli kyselytutkimus toteutettiin työpajan jälkeen koko kohdeorganisaation IT-yksikölle. Näin IT-henkilöstöltä voitiin selvittää ensin heidän työssään viestimistä ja siihen liittyviä haasteita ja tarpeita, ja sen jälkeen näihin tarpeisiin vastaamista työpajassa saaduilla neuvoilla ja ohjeistuksilla. Työpajan järjestäminen ei tapahtunut osana tätä tutkimusta.

Molemmilla aineistonkeruumenetelmillä kerätty aineisto analysoitiin teoriaohjaavan sisällönanalyysin avulla. Sisällönanalyysia ohjaavana teoriana käytettiin toiminnan teoriaa. Toiminnan teorian avulla muodostettiin analyysirunko aineiston luokittelemista varten. Luokittelun jälkeen toimintakontekstista luotiin mallinnus, jonka avulla tarkasteltiin paitsi IT-henkilöstön työssä viestimisen teknisen viestinnän piirteitä, myös IT-henkilöstön tarvitsemaa tukea teknisessä viestinnässä ja organisaation keinoja vastata näihin tukitarpeisiin.

Tutkimusaineiston analyysilla osoitettiin, että IT-henkilöstön osana työtään suorittamaan viestimiseen teknisistä asioista kuuluu teknisen viestinnän piirteitä. Analyysin avulla selvisi myös, että IT-henkilöstön tekniseen viestintään liittyy haasteita ja tukitarpeita. Työpajan jälkeen järjestetyn kyselytutkimuksen tulokset osoittivat organisaation pitkälti vastaavan IT-henkilöstön haasteisiin ja tukitarpeisiin. Tulokset osoittivat tuessa olevan kuitenkin myös puutteita, joita tarkasteltiin toiminnan teorian mukaisesti ristiriitoina. Nämä ristiriidat ilmenivät IT-henkilöstön ja organisaation viestintäammattilaisten välisen työnjaon epäselvyytenä, käyttäjiltä saadun palautteen vähäisyytenä sekä organisaation viestintäkäytänteiden selkeyttämisen tarpeena. Näiden ristiriitojen havaittiin tuovan esiin kehitysmahdollisuuksia, joiden avulla tekniseen viestintään liittyvää toimintaa voitaisiin vahvistaa organisaatiossa.