Dokumenttien hallinnan keskeisimmät kehittämisalueet ja järjestelmältä vaadittavat ominaisuudet

Abstract

Tämän pro gradu -tutkielman päätavoitteena on löytää kohdeorganisaation kannalta keskeisimmät dokumenttien hallinnan kehittämisalueet sekä määritellä ne ominaisuudet, joita dokumenttien hallintajärjestelmältä vaaditaan. Työn teoriaosassa tarkastellaan dokumenttien hallintaa yleisesti sekä luodaan katsaus dokumenttien hallinnan kehittämisen menetelmiin. Tässä tutkimuksessa on käytetty teknologialähtöistä kehittämistapaa, joka on yksi niin kutsutun timanttimallin ulottuvuuksista.

Tämä työ voidaan määritellä tapaustutkimukseksi, jossa tutkimusaineistona on käytetty muun muassa erilaisia dokumentteja, omaa havainnointia, haastatteluja, tilastoja ja kyselyitä. Tutkimuksen toimintasuunnitelman ja teknologialähtöisen kehittämisen toteuttajana toimii AHP (The analytic hierarchy process) -menetelmä. Tämän menetelmän mukaan on toteutettu kysely, jonka tulokset analysoidaan tietokoneohjelman avulla. AHP -menetelmä mittaa tulosten lisäksi vastaajien sisäistä ristiriitaa sekä vastaajien välistä hajontaa ja samankaltaisuutta. Tällä tavalla tutkimuksen tulokset voidaan luotettavasti analysoida.

Tutkimuksen kohdeorganisaationa on erään tilitoimiston controller-osasto. Kohderyhmään kuuluu 14 henkilöä. Tutkimustulosten perusteella keskeisin kehittämisen osa-alueet ovat asiakaskontaktien laadukas hallinta sekä tiedon hakemisen ja etsimisen vaivattomuus. Eri tekijöiden saamat painoarvot ovat kuitenkin lähellä toisiaan. Tämä selittää sen, että yksittäisen ominaisuuden liika painottaminen ei johda lopputuloksen kannalta oletettuihin tuloksiin. Tutkimustulokset tukevat aiempia käsityksiä dokumenttien hallinnan kehittämisen tarpeellisuudesta sekä asiakaslähtöisen toimintatavan omaksumisesta.