Organizational inertia in a digital transformation project

Abstract

Digital transformation is a new strategic imperative for organizations to master in order to stay relevant and competitive in the rapidly changing operating environment. Digital transformation is not merely a technology implementation project, but a considerable transformation for the underlining business processes, business models and organizational elements. When organization is faced with a change, the pace and intensity of the transformation greatly affects how organization and its members react to that change. This is an inflexion point where organizational inertia typically occurs and acts as a hindering force, or when pushed, a cause for resisting force towards transformation. Organizational inertia is estimated to cause 70% of digital transformation projects to fail. Organizational abilities, such as dynamic capabilities and strategic agility plays a significant role in controlling and anticipating these challenges.

To illustrate the interplay and effects of organizational inertia, dynamic capabilities and strategic agility to digital transformation outcomes, this study introduces a theoretical framework. The framework further visualizes the enabling effects of dynamic capabilities and strategic agility to a digital transformation project. This illustration visualizes the research setting for the research questions. The purpose of this study is to understand how organizational inertia shapes the implementation and outcomes of a digital transformation project through an empirical case. The empirical case is based on real-world technology implementation project, a pilot project preceding a larger global expansion. Case study was designed and completed by utilizing qualitative approach to understand the occurrence of complex theories in practice. The research was conducted through semi-structured interviews with eight participants from the implementation project team. The interviews were timed shortly after the pilot project was completed to gain recent experiences and reflections from participants towards the implementation project. The interviews were analyzed through pattern matching and theory triangulation.

The main findings of this study consists from the different organizational and individual level inertia manifestations in the implementation project as well as their interaction and effects to the implementation project. Ultimately, the findings described inertia’s effects in shaping implementation project and the outcomes. The findings recognized economic, structural, socio technical and cognitive inertias manifest, interact and mutually reinforce each other during the transformation project. Study revealed a significant finding when cultural inertia was found to transform from initially a constraining factor towards implementation, to become an enabling factor through paradoxical duality. Furthermore, relationships and dependencies were found between different forms of inertia that extends the existing literature by practical examples uncovered in this study.

Digitaalinen transformaatio on uusi keskeinen taito nykypäivän yrityksille. Toimintaympäristö muuttuu nopeasti teknologioiden vauhdittamana ja organisaatioiden on uudistuttava digitaalisesti pysyäkseen kilpailukykyisinä. Digitaalinen transformaatio käsittää uusien teknologioiden hyödyntämisen lisäksi myös merkittäviä muutoksia organisaation toimintamalleihin, proses-seihin ja kyvykkyyksiin. Organisaation tunnistaessa tarpeen muutokselle, muutoksen vauhti ja intensiteetti vaikuttavat merkittävästi siihen kuinka organisaatio ja sen työntekijät reagoivat muutokseen. Tämä on kriittinen risteyskohta missä organisatorista inertiaa, tai kitkaa, esiintyy ja joka toimii muutosta hidastavana tai estävänä voimana. Arvioiden mukaan 70% epäonnistuneista digitaalisista transformaatiohankkeista epäonnistuu organisatorisen inertian takia. Organisaation dynaamisilla kyvykkyyksillä ja strategisella ketteryydellä on todettu olevan merkittävä vaikutus sen kykyyn ennakoida ja kontrolloida muutosta.

Tämän tutkimuksen tarkoituksena on ymmärtää kuinka organisatorinen kitka vaikuttaa digitaaliseen transformaatioprojektin toteutukseen ja sen lopputuloksiin. Tätä kysymystä tutkitaan empiirisen tapaustutkimuksen kautta, joka perustuu globaalia teknologian käyttöönottoa edeltävään pilotti-projektiin. Tutkimukseen valitut eri teoriat sekä niiden tunnetut vaikutukset digitaaliseen transformaatioon havainnollistettiin teoreettisella viitekehyksellä, jonka avulla muodostettiin pohja tutkimuskysymyksille. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisin menetelmin monimutkaisten teorioiden ja niiden ilmentymisen tutkimiseksi käytännössä. Tutkimus toteutettiin puolistrukturoitujen haastattelujen muodossa, joiden kohteena oli kahdeksan käyttöönottoprojektiin osallistunutta työntekijää esimerkkiorganisaation eri tasoilta. Haastattelut ajoitettiin pian käyttöönottoprojektin päätyttyä, jotta osallistujien kokemukset pystyttiin keräämään ja dokumentoimaan mahdollisimman tuoreeltaan. Haastattelujen tulokset analysoitiin tunnistamalla toistuvuuksia ja kaavamaisuuksia sekä yhdistelemällä useita eri teorioita.

Tutkimuksessa tunnistettiin taloudellisen, rakenteellisen, sosio-teknisen, kulttuurillisen sekä kognitiivisen inertian muotojen esiintyminen käyttöönottoprojektissa. Tulokset vahvistavat ja todistavat aiemman kirjallisuuden ja tutkimusten tuloksia inertioiden syntymiseen vaikuttavista tekijöistä että niiden negatiivisesta ja rajoittavasta vaikutuksesta digitaalisessa transformaatiossa. Tulokset osoittavat inertioiden vuorovaikutuksen ja toisiansa vahvistavan suhteen. Tutkimus osoittaa erityisesti kuinka kulttuurillisen inertian alun perin rajoittava vaikutus käyttöönottoprojektiin muuttui mahdollistavaksi tekijäksi paradoksisen kaksoisvaikutuksen kautta. Tutkimuksen tulokset kasvattavat teoreettista tutkimustietoa todistamalla inertioiden välisiä suhteita ja vuorovaikutuksia.