Uuden tietojärjestelmän hyväksyminen organisaatiossa : Suunnitteluperiaatteet uuden teknologian käyttöönotolle

Abstract

Teknologia ja teknologinen kyvykkyys ovat nykyään yksi organisaatioiden elinehdoista. Organisaatioissa investoidaan tietojärjestelmiin tuottavuuden tehostamiseksi ja palvelun laadun parantamiseksi. 1970-luvulla organisaatioissa uusien järjestelmien käyttöönottojen onnistumisprosentti ei ollut kehuttava. Tästä syystä nähtiin tarpeelliseksi ymmärtää paremmin teknologian käyttöönottoprosessia ja teknologian hyväksyntää, jotta tietojärjestelmien käyttöä pystyttäisiin ennustamaan paremmin. Perustana uuden teknologian käyttöönottoteorialle pidetään teknologian hyväksymismallia TAM, jossa kaksi päätekijää teknologian hyväksymiselle ovat koettu hyödyllisyys ja koettu helppokäyttöisyys.

Uuden teknologian käyttöönottoon vaikuttavat monet tekijät, erityisesti se, että käyttäjät hyväksyvät uuden teknologian. Uuden järjestelmän käytettävyys ja sen tarjoama käyttäjäkokemus ovat oleellisessa osassa uuden järjestelmän sujuvaa käyttöönottoa. Tämä tutkimus käsittelee teknologian hyväksyntää ja uuden teknologian käyttöönottoa organisaatiossa. Tämän suunnittelutieteellisen tutkimuksen päätavoitteena on luoda artefaktina suunnitteluperiaatteet uuden järjestelmän käyttöönottoon. Tutkimuksen kohteena oleva organisaatio on ottanut käyttöön uuden järjestelmän, jonka käyttö on jäänyt haluttua pienemmäksi, ja organisaatio haluaa tietää, mikä siihen on syynä. Teemahaastatteluissa keskitytään seitsemän käyttäjän kokemuksiin uudesta järjestelmästä. Haastateltavista viisi arvioi laadittujen suunnitteluperiaatteiden onnistuneisuuden.

Tutkimuskohteena olevan organisaation uuden järjestelmän käyttöönoton suurimmiksi esteiksi nousivat haastattelujen perusteella koetun hyödyllisyyden puute, sillä useimmat käyttäjistä eivät kokeneet uuden järjestelmän tehostavan työtehtävien tekemistä eikä järjestelmä tuonut merkittävää lisäarvoa. Haastateltavat totesivat uuden järjestelmän olevan helppokäyttöinen, mutta kaipasivat koulutukseen enemmän konkreettisia esimerkkejä järjestelmän hyödyntämisestä projekteissa. Haastateltavat olivat samaa mieltä myös siitä, että uusi järjestelmä tulisi ottaa käyttöön jo varhaisemmassa vaiheessa projektia. Haastateltavat toivoivat, että organisaatio tukisi uuden järjestelmän käyttöönottoa, uuden järjestelmän käyttöönotosta olisi yhteisymmärrys ja vastuunjako liittyen uuden järjestelmän käyttöönottoon olisi selkeämpi.

Suunnitteluperiaatteita on 20 kappaletta, ja niissä otetaan huomioon järjestelmän käyttöönottoprosessin suunnitelmallisuus ja tavoitteet, resurssit, tietojärjestelmän ominaisuudet, koulutus ja tuki, käyttöönoton johtaminen, ilmapiiri, viestintäyhteys, vastuunjako sekä järjestelmän kehittäminen. Suunnitteluperiaatteiden tulisi antaa suuntaviivat uuden teknologian käyttöönotolle, jotta uusi järjestelmä palvelisi käyttäjiä mahdollisimman hyvin sekä tulisi hyväksytyksi osana päivittäisiä työrutiineja.