DOKUMENTTIEN HALLINTAJÄRJESTELMÄN PERUSOMINAISUUDET JA JÄRJESTELMÄN TUOMAT HYÖDYT YRITYKSELLE

Abstract

Tutkielmassa käsitellään dokumenttien hallintaa ja dokumenttien hallintajärjestelmiltä vaadittavia perusominaisuuksia. Esimerkkinä on Kronodoc dokumenttien hallintajärjestelmän ominaisuudet ja niiden hyödyntäminen ja käyttötapa Wärtsilä Oyj Ab:ssä. Case-esimerkit ovat dokumenttien hallintajärjestelmän käyttöönotoista Wärtsilän neljässä eri yksikössä ja organisaatiossa.

Tutkimus on tehty teoreettisena kirjallisuustutkimuksena sekä Wärtsilän loppukäyttäjäkyselyiden perusteella.

Tiedon ja dokumenttien määrä on kasvanut valtavasti organisaatiossa viimeisten vuosien aikana. Usein dokumentit ovat talletettuna eri palvelimille, käyttäjien omiin koneisiin ja mappeihin useaan kertaan, jolloin kontrolli dokumenteista ja niiden saatavuudesta tarvittaessa ei ole taattu.

Dokumenttien hallintajärjestelmillä voidaan saavuttaa yhtenäinen ja kontrolloitu tapa toimia, jolloin tiedon saatavuus on riippumaton ajasta ja paikasta, tallettamista useaan paikkaa voidaan vähentää ja näin säästää kustannuksissa, parantaa laatunäkökulmaa ja pienentää sähköpostien liitetiedostojen kokoa.