Oulun seudun hankintatoimen kehittäminen ja sähköistäminen

Abstract

Oulun seudun hankinnat tehdään vaihtelevin tavoin ilman yhteistä hankintajärjestelmää. Myöskään hankintatoimen tilaan liittyviä prosesseja ja vastuita ei ole selkeästi määritelty. Hajautuneisuudesta, alhaisesta keskittämisasteesta sekä informaatioteknologian ja statistiikan puutteesta johtuen, hankinnan nykytila on pitkälti tuntematon. Aiemmat tutkimukset ovat antaneet viitteitä siitä, että kilpailuttamis- ja tilausprosesseissa on paljon parantamisen varaa. Manuaaliset ja vaihtelevat menettelytavat nostavat helposti prosessikustannukset hyvin merkittäväksi osaksi koko hankintamenoa.

Tämän tutkimuksen päätavoite on vastata seuraaviin kysymyksiin: ”kuinka kilpailutus- ja tilausprosessi käytännössä etenevät Oulun seudun yksiköissä?”, ”mitä ongelmia nykyisissä menettelytavoissa on?”, ”kuinka prosesseja voitaisiin parantaa?”, sekä ”millaisia etuja sähköisistä toimintatavoista voidaan saada?”. Lisäksi tutkimuksessa pyritään kuvaamaan tulevan sähköisen toimintamallin mukaiset prosessit. Lopputuloksena pyritään antamaan case organisaatiolle toimintaehdotuksia hankintatoimen kehittämiseksi.

Empiiristä tietoa Oulun seudulla käytössä olevasta hankintamenettelystä saatiin pääasiassa haastatteluilla. Haastatteluista saatua empiiristä tietoa täydennettiin kaupungin asiakirja-aineistosta ja aiemmista relevanteista tutkimuksista saatavalla tiedolla.

Hajautetun ja keskitetyn hankinnan malli toimii Oulun seudulla pääosin hyvin, mutta yksityiskohtia ja käytettyjä toimintatapoja voidaan parantaa. Sähköiset hankintatavat ovat väistämättä tulossa myös julkiselle sektorille. Hankintatoimen järkevällä organisoinnilla ja sähköistämisellä voidaan Oulun seudulla saavuttaa merkittäviä hyötyjä. Oulun seudulla on nyt erinomainen mahdollisuus aloittaa oma sähköistämisprojektinsa. Hankintatoimen kehittämisessä sähköistämistä on kuitenkin syytä pitää vain ensimmäisenä askeleena. Järjestelmästä saatavaa tietoa tulee jatkossa analysoida asiaan kuuluvan mittariston avulla ja sitä kautta kehittää hankintaa yhä tehokkaampaan suuntaan.