The elements and tactics of Finnish negotiators in international business negotiations : the impact of face-to-face and video negotiation

Abstract

Due to increased globalization and resulting intense competition, more and more companies are entering into international business. Entering international business through export modes, as well as through intermediate and joint venture modes all involve negotiations with business partners. Prior research on international business negotiations (IBNs) has increased our understanding about the impact of culture on IBN strategies, choice of communication mode (face-to-face vs. video) in IBNs and their associated advantages and disadvantages. The massive use of digital tools for conducting IBNs since the outbreak of COVID-19 pandemic has increased the need to understand the impact of communication mode (face-to-face vs. video) on the elements and tactics of negotiators involved in IBNs. However, there is no prior understanding about the impact of communication mode (face-to-face vs. video) on the elements and tactics of negotiators involved in IBNs. Therefore, the purpose of this thesis is to explore the role of communication mode on elements and tactics of Finnish negotiators involved in IBNs.

The theoretical framework of this thesis is developed by integrating the communication modes, IBN tactics, and Salacuse’s model of ten negotiation elements. The developed framework is tested by using web-survey data collected from twenty-five executives of Finnish companies who were involved in both face-to-face and online IBNs. The empirical data was further analyzed using t-test with the help of statistical testing, namely SPSS.

The results indicate that Finnish negotiators’ elements (i.e. strategies) of negotiation goal, personal style, emotionalism, risk and trust on one hand, and tactics of information exchange on another significantly differ between face-to-face and video IBNs. Finnish negotiators focus more on relationship building, express more emotions, communicate more informally, trust more and take more risk in face-to-face IBNs than in video IBNs. However, Finnish negotiators use more information exchange tactics in video IBNs than in face-to-face IBNs.

These findings have important implications for Eastern and Western negotiators for understand-ing the strategies and tactics of Finnish negotiators in face-to-face vs. video IBNs, and they aim to fill the existing research gap in that part.

Kiristyneestä kilpailusta ja globalisaatiosta johtuen, yritykset ovat yhä enenevämmässä määrin siirtyneet tekemään kauppaa myös kotimaan rajojen ulkopuolelle. Harjoitti yritys kansainvälistä kauppaa sitten millä tavalla tai missä kanavassa tahansa, vaatii se lähes poikkeuksetta neuvottelemista ulkomaisten kumppaneiden kanssa. Aikaisemmat tutkimukset koskien kansainvälisen kaupan neuvotteluja, ovat koskeneet kulttuurin vaikutusta neuvottelustrategioihin, viestintävälineiden (henkilökohtaiset tapaamiset vs. videoneuvottelut) merkitystä neuvotteluissa sekä niiden myönteisiä ja kielteisiä puolia. Koronaviruspandemian puhkeaminen räjäytti digitaalisten viestintävälineiden käytön uusiin mittakaavoihin, jonka seurauksena tarve ymmärtää eri viestintävälineiden vaikutusta kansainvälisen kaupan parissa toimivien neuvottelijoiden käyttämiin neuvottelustrategioihin ja -taktiikoihin on kasvanut entisestään. Koska tästä vaikutuksesta ei ole kuitenkaan selkeää ymmärrystä, tämän työn tavoitteena on tutkia näiden viestintävälineiden vaikutusta suomalaisten liikeneuvottelijoiden käyttämiin neuvottelutaktiikoihin ja -strategioihin.

Tämä tutkimustyö tutkii ja yhdistää kaksi eri viestintävälinettä (henkilökohtaiset tapaamiset sekä videokanavat), neuvottelutaktiikat, sekä Salacusen tutkimustyön pohjalta kehitetyn mallin kymmenestä eri neuvotteluelementistä. Teoreettisen viitekehyksen pohjalta kehitettyjen hypoteesien pitävyyttä tutkittiin kvantitatiivisessa tutkimuksessa. Sähköpostikyselyn avulla saatiin kerättyä 25:n eri suomalaisen liikeneuvottelijan vastaukset. Kerätty aineisto analysoitiin tilastotieteen ohjelmalla (SPSS) käyttäen t-testi -menetelmää.

Tutkimustulokset osoittivat, että suomalaisten liikeneuvottelijoiden neuvottelustrategiat koskien neuvottelutavoitetta, esiintymistapaa, tunteiden näyttämistä, riskiä ja luottamusta, sekä tiedon jakaminen neuvottelutaktiikkana vaihtelivat merkittävästi eri neuvottelukanavissa (kasvotusten vs. video). Suomalaiset neuvottelijat keskittyivät huomattavasti enemmän kumppanuuden rakentamiseen, näyttivät enemmän tunteita, käyttäytyivät vapaamuotoisemmin, luottivat enemmän vastapuoleen, sekä olivat valmiimpia ottamaan enemmän riskejä tavatessaan neuvottelukumppaninsa kasvotusten kuin neuvotellessaan videon välityksellä. Kuitenkin suomalaiset liikeneuvottelijat jakoivat avoimemmin ja enemmän tietoa videon välityksellä kuin kasvotusten.

Vaikka tämä tutkimustyö ei voi tarjota kaikenkattavaa yleistystä suomalaisten liikeneuvottelijoiden käyttäytymisestä eri viestintävälineissä, se pyrkii osin täyttämään olemassa olevaa tutkimusvajetta. Tämä tutkimustyö antaa merkityksellisiä suuntaviivoja viestintävälineiden mahdollisesta vaikutuksesta suomalaisiin neuvottelijoihin paitsi neuvottelijoille itselleen, mutta myös vasta-neuvottelijoille, sekä yritysjohdolle.