“Stop e-mailing, start communicating”. Enhancing professional e-mail communication

Abstract

Sähköposti on suosittu työkalu päivittäisessä työviestinnässä. Huolimatta sen standardinomaisesta asemasta työkaluna, yksiselitteistä ohjeistusta siitä, kuinka sähköpostin välityksellä tulisi viestiä, ja missä tilanteissa, ei ole olemassa. Yhdenmukaisen viestinnän mahdollistamiseksi yritykset voivat määritellä oman sähköpostikäytäntönsä, jonka avulla ohjeistetaan työntekijöitä, ja näin ollen tehostetaan yrityksen päivittäistä sähköisesti tapahtuvaa työviestintää. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, mitkä ovat keskeiset asiat yritysten sähköpostikäytäntöä kehitettäessä.

Tämä tutkimus toimii taustoittavana lähtökohtana Wärtsilä Power Plants -yrityksen kehitysprojektille, mutta sen tuloksia voidaan käyttää myös muissa yrityksissä. Yritys haluaa tehostaa viestintäänsä kehittämällä sähköpostikäytäntöään.

Tutkimuksen avulla selvitettiin, millaiset asiat sähköisessä työviestinnässä koetaan tärkeiksi, millä alueilla sähköpostiviestintään keskittyneet oppaat tarjoavat ohjeistusta sekä millaisia suosituksia voidaan antaa yritykselle, joka suunnittelee yrityskohtaisen sähköpostikäytännön laatimista. Vastauksia kysymyksiin etsittiin sekä kohdeyrityksen sisäistä ja ulkoista ohjemateriaalia analysoimalla, että aiempia tutkimustuloksia tulkitsemalla.

Tarkasteltaessa sitä, millä alueilla sähköpostiviestintään keskittyneet oppaat tarjoavat ohjeistusta, voitiin ohjeet jakaa lähettämiseen ja vastaanottamiseen, sisältöön ja kieleen sekä ohjelmiston ja sähköpostin yleiseen käyttöön liittyviin ohjeisiin. Tärkeiksi seikoiksi nousivat mm. vastaanottajakenttien käyttö, suositeltava kieliasu, liitetiedostojen ja luottamuksellisen tiedon käsittely sekä sähköpostin käyttö henkilökohtaisiin tarkoituksiin. Sähköpostikäytännön tulisi käsitellä mm. näitä asioita. Sähköpostikäytäntö voi sisältää myös ohjeistusta siitä, millaisissa tilanteissa tulisi käyttää sähköpostia, ja milloin jotain muuta kanavaa. On myös huolehdittava siitä, että työntekijät ovat tietoisia yrityksen sähköpostikäytännön sisällöstä esimerkiksi järjestämällä koulutustilaisuuksia.