Tiedonhallintamallin kehittäminen asiakaslähtöiseksi

Abstract

Tutkielman tavoitteena on saada kuntien tiedonhallintamallin toteutukseen asiakaslähtöinen ja käyttäjäystävällinen ratkaisu. Tarve tutkimuksen tekemiselle tuli kahdessa asiakaskyselyssä, joissa selvitettiin, onko tarve tiedonhallintamallin tekemiseen edelleen ajankohtainen ja missä vaiheessa tiedonhallintamalli asiakkailla on. Tutkimuksen aloittamista tuki myös tieto, että asiakkaat kokivat Valtiovarainministeriön luoman Excel-tiedoston tiedonhallintamallin tekemiseen vaikeaselkoiseksi ja haastavaksi.

Tutkimuksen viitekehyksen muodostavat tiedonhallinta ja asiakaslähtöisyys. Asiakaslähtöisyyttä käsitellään käytettävyyden näkökulmasta. Lähtökohtana on löytää malli, joka on helppokäyttöinen ja yksinkertainen ratkaisu, eikä vaadi erillistä ohjelmistohankintaa tai kattavaa kouluttautumista. Tiedonhallintaa käsitellään vuonna 2020 voimaan tulleen tiedonhallintalain näkökulmasta. Kuntasektorin tiedonhallintaa säätelevät useat eri lait, joista uutena tiedonhallintalaki. Lain myötä kunnille tuli velvoite tehdä tiedonhallintamalli, jossa on määriteltynä prosessit, vastuut, tietovarannot sekä tietojärjestelmät. Lisäksi tiedonhallintamallissa pitää olla huomioituna tietoturva.

Tutkimuksen menetelmänä käytettiin suunnittelutieteellistä menetelmää, jonka päämäärä on luoda uusi ratkaisu. Tämän tutkimuksen tavoite on uusi artefakti, ratkaisu, joka palvelee kuntia tiedonhallintamallin tekemisessä. Tutkimuksessa luotu ratkaisu auttaa kuntia tekemään tiedonhallintamallin pienemmillä resursseilla ja vähentää työvaiheita. Ratkaisussa pyritään automatisoimaan osa tiedonhallintamallin prosesseista. Tutkimuksen tuloksena syntyy malli, joka on monistettavissa usean eri asiakkaan tarpeita vastaavaksi, ja sitä voidaan räätälöidä asiakkaan tarpeita vastaavaksi.

Tutkimuksen tulos on Sharepoint-ratkaisu, jossa on erilliset osa-alueet neljälle tiedonhallintamallin kokonaisuudelle. Nämä kokonaisuudet ovat: prosessit, tietojärjestelmät, tietovarannot ja tietoturva. Mallin avulla kunnat saavat tiedonhallintalain velvoitteet suoritettua. Lisäksi mallia on mahdollista laajentaa kattamaan laajemmin asiakkaan tiedonhallintaan liittyviä tarpeita. Ratkaisun arvioinnissa vahvistui Sharepointin tarjoamat monipuoliset ratkaisut tiedonhallintamallin tekemiseen. Tutkimuksessa kehitettyä mallia voidaan soveltaa useiden eri asiakkaiden tarpeita vastaavaksi, ja tiedonhallintamallia on mahdollisuus laajentaa lain vaatimia velvoitteita kattavammaksi kokonaisuudeksi. Ratkaisu tukee myös tiedonhallintamallin päivittämistä, koska sen tekeminen ei ole kertaluonteinen tehtävä, vaan se on päivitettävä säännöllisesti.

Tutkimuksen ratkaisua on mahdollisuus jatkokehitystyössä automatisoida ja selvittää, olisiko robotiikkaa tai työnkulun eri vaihtoehtoja liitettävissä tiedonhallintamallin päivittämiseen.