Enacting Sensing Capabilities in Small and Medium-Sized Enterprises : Qualitative case study on microfoundations of sensing capability

Abstract

Organizations are continuously expected to be able to respond to more dynamic and uncertain environments, where the ability to detect and interpret early change signals has become more crucial for maintaining competitiveness. Within the dynamic capability framework sensing has been identified to be a crucial mechanism for identifying opportunities and threats. Existing literature has mainly conceptualized sensing as an abstract firm-level capability, providing limited understanding of how sensing is enacted in practice. Prior studies have also highlighted the importance of microfoundations, but the focus has often been on wider dynamic capabilities framework and the process of signal identification, interpretation and translation into actions remains insufficient. The current research particularly lacks the examination of how sensing unfolds at the micro-level under uncertainty and how it is connected to decision making.

This study addresses the gap through a qualitative single-case study in an SME operating in the Finnish construction industry. The empirical data consists of semi-structured interviews from both operational and managerial-level employees, enabling a wide examination of signal emergence and microfoundations of sensing related processes. The data is analyzed utilizing the Gioia methodology, allowing the identification of patterns in how signals are noticed, interpreted, escalated and acted upon.

The findings show that sensing does not operate as a stable organizational capability but as a fragmented and emergent process shaped by individual actions, interaction and organizational structures. Signals primarily emerge from interaction with customers and external actors within the value chain, instead of formalized systems. Sensing is characterized by multiple layers of filtering including selective interpretation, social validation and decisions to amplify or dismiss. As a result, only certain signals become organizationally visible.

The findings also reveal a weak coupling between sensing and action. While signlas are constantly noticed, interpreted and discussed, the translation into sufficient and timely actions is not systematic. The transition into decisions is shaped by uncertainty, availability of information, prior experiences and organizational constraints, often resulting in delayed or reactive responses.

The study contributes to the dynamic capabilities and microfoundations literature by conceptualizing sensing as a multi-layered, context dependent process, instead of a stable firm-level capability. This highlights the importance of filtering mechanisms in sensing and challenges the assumption of linear relationship between sensing and action. The suggestion provided for improved sensing in SMEs is not the sourcing of additional information, but more effective interpretation, sharing and action based on signals.

Organisaatioilta odotetaan jatkuvasti kykyä vastata entistä dynaamisempiin ja epävarmempiin toimintaympäristöihin, joissa varhaisten muutossignaalien havaitsemisesta ja tulkinnasta on tullut yhä tärkeämpää kilpailukyvyn säilyttämiseksi. Dynaamisten kyvykkyyksien viitekehyksessä sensing eli ympäristön havainnointi on tunnistettu keskeiseksi mekanismiksi mahdollisuuksien ja uhkien tunnistamisessa. Aiempi kirjallisuus on kuitenkin pääasiassa käsitteellistänyt sensingin abstraktina yritystason kyvykkyytenä, minkä vuoksi ymmärrys siitä, miten sensing käytännössä toteutuu, on jäänyt rajalliseksi. Vaikka aiemmat tutkimukset ovat korostaneet mikrotason perustojen merkitystä, huomio on usein kohdistunut laajemmin dynaamisten kyvykkyyksien viitekehykseen, ja signaalien tunnistamisen, tulkinnan sekä toiminnaksi muuntamisen prosessi on jäänyt puutteellisesti tarkastelluksi. Erityisesti nykyisestä tutkimuksesta puuttuu ymmärrys siitä, miten sensing rakentuu mikrotasolla epävarmuuden keskellä ja miten se kytkeytyy päätöksentekoon.

Tämä tutkimus vastaa tähän tutkimusaukkoon laadullisen yhden tapausyrityksen tutkimuksen avulla suomalaisessa rakennusalan pk-yrityksessä. Empiirinen aineisto koostuu puolistrukturoiduista haastatteluista sekä operatiivisen että johdon tason työntekijöiden kanssa, mikä mahdollistaa signaalien syntymisen ja sensingiin liittyvien prosessien mikrotason perustojen laaja-alaisen tarkastelun. Aineisto analysoidaan Gioia-metodologiaa hyödyntäen, mikä mahdollistaa sellaisten mallien tunnistamisen, joiden kautta signaaleja havaitaan, tulkitaan, eskaloidaan ja joiden perusteella toimitaan.

Tulokset osoittavat, ettei sensing toimi vakaana organisatorisena kyvykkyytenä, vaan pikemminkin hajanaisena ja emergenttinä prosessina, jota muovaavat yksilöiden toiminta, vuorovaikutus ja organisatoriset rakenteet. Signaalit syntyvät ensisijaisesti vuorovaikutuksessa asiakkaiden ja arvoketjun ulkoisten toimijoiden kanssa sen sijaan, että ne perustuisivat formalisoituihin järjestelmiin. Sensingiin liittyy useita suodattamisen tasoja, kuten valikoiva tulkinta, sosiaalinen validointi sekä päätökset signaalien vahvistamisesta tai sivuuttamisesta. Tämän seurauksena vain osa signaaleista tulee organisatorisesti näkyviksi.

Tulokset paljastavat myös sensingin ja toiminnan välisen heikon yhteyden. Vaikka signaaleja havaitaan, tulkitaan ja käsitellään jatkuvasti, niiden muuntuminen riittäviksi ja oikea-aikaisiksi toimenpiteiksi ei ole systemaattista. Siirtymistä päätöksiksi muovaavat epävarmuus, tiedon saatavuus, aiemmat kokemukset ja organisatoriset rajoitteet, mikä johtaa usein viivästyneisiin tai reaktiivisiin vastauksiin.

Tutkimus kontribuoi dynaamisten kyvykkyyksien ja mikrotason perustojen kirjallisuuteen käsitteellistämällä sensingin moniulotteiseksi ja kontekstisidonnaiseksi prosessiksi vakaan yritystason kyvykkyyden sijaan. Tämä korostaa suodatusmekanismien merkitystä sensingissä ja haastaa oletuksen sensingin ja toiminnan lineaarisesta suhteesta. Tutkimuksen perusteella pk-yritysten sensingin kehittämisessä keskeistä ei ole lisätiedon hankkiminen, vaan signaalien tehokkaampi tulkinta, jakaminen ja niihin perustuva toiminta.