Developing a Power BI-based Procurement Performance Dashboard for a Centralized Procurment Team

Abstract

This thesis examines how a Power BI-based procurement performance dashboard can be devel-oped to support the information needs of a newly established centralized procurement team. The study was conducted as a design science-oriented single case study for Insta Automation Oy, where the aim was to identify relevant procurement performance indicators, analyze cur-rent reporting challenges and available data sources, and develop a dashboard artefact that supports both operational follow-up and managerial decision-making. The theoretical back-ground of the study combines literature on performance measurement, procurement perfor-mance measurement, business intelligence, and dashboards.

The empirical material consisted of nine semi-structured interviews with procurement profes-sionals in different roles and ERP data from the company’s IFS system. The qualitative interview data were analyzed using thematic analysis to identify recurring information needs, reporting problems, and dashboard design requirements. The findings show that the main challenge was not the absence of potentially useful metrics, but the lack of accessible, reliable, and role-relevant procurement information in one place. Four central themes were identified: data availability and reliability, workload visibility and operational follow-up, supplier perfor-mance and spend for decision-making, and usability and integration into daily work. Based on these findings, a Power BI dashboard was designed with a hybrid structure combining a shared overview page, role-specific views, and a cross-role supplier page.

The study concludes that a procurement performance dashboard can support a centralized procurement team effectively when it is grounded in user information needs, linked to multi-dimensional procurement performance literature, and implemented within the constraints and possibilities of the existing data environment. The developed dashboard represents a feasi-ble first artefact for the case company, although further evaluation and iterative development are needed to assess its long-term effects in practice.

Tässä tutkielmassa tarkastellaan, kuinka Power BI -pohjainen hankinnan suorituskykymittaristo voidaan kehittää tukemaan keskitetyn hankintatiimin tiedontarpeita projektiliiketoimintaa harjoittavassa teollisessa ympäristössä. Tutkimus toteutettiin design science -henkisenä yksit-täisenä tapaustutkimuksena Insta Automation Oy:lle. Työn tavoitteena oli tunnistaa hankinnan kannalta olennaiset suorituskykymittarit, analysoida nykyiset raportointihaasteet ja käytettä-vissä olevat tietolähteet sekä kehittää dashboard-artefakti, joka tukee sekä operatiivista seuran-taa että johtamisen tarpeita.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys yhdistää suorituskyvyn mittaamisen, hankinnan suoritus-kyvyn mittaamisen, business intelligence -ratkaisujen ja dashboardien kirjallisuutta. Empiiri-nen aineisto koostui yhdeksästä puolistrukturoidusta haastattelusta eri hankintarooleissa toi-mivien henkilöiden kanssa sekä yrityksen IFS-toiminnanohjausjärjestelmästä saadusta ERP-datasta. Laadullinen aineisto analysoitiin temaattisella analyysillä, jotta voitiin tunnistaa tois-tuvat tiedontarpeet, raportoinnin ongelmat ja dashboardin suunnittelua ohjaavat vaatimuk-set. Tulokset osoittavat, että keskeinen ongelma ei ollut käyttökelpoisten mittareiden puute, vaan helposti saatavan, luotettavan ja roolikohtaisesti relevantin tiedon puuttuminen yhdestä paikasta. Aineistosta tunnistettiin neljä keskeistä teemaa: datan saatavuus ja luotettavuus, työkuorman näkyvyys ja operatiivinen seuranta, toimittajasuorituskyky ja ostovolyymin näky-vyys päätöksenteon tukena sekä käytettävyys ja integroituminen päivittäiseen työhön. Näiden havaintojen pohjalta suunniteltiin Power BI -dashboard, jonka rakenne yhdistää yhteisen yleisnäkymän, roolikohtaiset sivut ja eri rooleja palvelevan toimittajanäkymän.

Tutkimuksen perusteella hankinnan suorituskyky-dashboard voi tukea keskitettyä hankintatii-miä tehokkaasti silloin, kun se perustuu käyttäjien tiedontarpeisiin, nojaa moniulotteiseen hankinnan suorituskyvyn kirjallisuuteen ja toteutetaan olemassa olevan data-arkkitehtuurin mahdollisuudet ja rajoitteet huomioiden. Kehitetty dashboard edustaa tapausyritykselle to-teuttamiskelpoista ensimmäistä artefaktia, mutta sen pitkäaikaisvaikutusten arviointi edellyt-tää jatkokehitystä ja laajempaa käytännön evaluointia.