Adaptation of digital invoicing: A research within the field of recurring household costs.

Abstract

Recurring household costs, such as electricity, internet, water and insurances are costs that most people in Finland pay on a monthly basis. The specifications and details in these invoices does not change that much from month to month and therefore it is quite inte- resting that a substantial percentage of people still seems to be subscribing to a service of physical invoicing.The objective of this study is to find key factors that optimises the rate at which people chooses digital choices within invoicing. This study focuses on these speci- fic areas of cost: electricity, insurances, internet/mobile and water costs. These specific areas of costs, and how they are invoiced and why, are studied in order to find some kind of framework of key-elements needed in order to optimate the adaptation of digital in- voices. In this study a qualitative research method is chosen. By conducting open question surveys and interviews with both providers of these listed areas of cost and those who are using and paying for them, we were able to get an understanding of what the key- elements for the situations where physical invoices are in use and for the situations where the digital option is chosen.The data collected indicates that the following four areas are of importance: Develop a clear digitalisation strategy which is executed, evaluated and optimized,Identify and aknowledge the implementation of digital invoicing as an valuable part of the digitalisation strategy, identify and aknowledge the benefits of clients choosing digital invoicing alternatives, motivate salespersonel to follow through on digitalisation strategy.

Kotitalousmenot, kuten sähkö-, internet-, vesi- sekä vakuutuslaskut, ovat joka kuukausi maksettavia, useimmille suomalaisille tuttuja kuluja. Näiden laskujen sisältö ei juuri muutu kuukaudesta toiseen. Maksaja tottuu nopeasti laskun sisältöön, ulkonäköön ja maksutapaan. Täten on kiinnostavaa, että merkittävä osa suomalai- sista maksaa nämä toistuvat, samanlaiset laskut saatuaan fyysisen paperilaskun postitse, kun heillä olisi nykyisin käytössään laskujensa maksamiseen myös nopeita digitaalisia vaihtoehto- ja. Tämän tutkielmani päämääränä on löytää avainasioita, jotka houkuttavat suomalaiset op- timaaliseen digitaalisten laskutusvaihtoehtojen käyttämiseen. Keskityn tutkielmassani seuraa- viin neljään kategoriaan. Tutkin sähkö-, internet-, vesi-, sekä vakuutusmaksujen suoritustapo- ja. Haluan tietää miten näitä laskuja maksetaan ja millainen rakenne niissä on. Päämääränä on saada kuluttajat siirtymään maksimaalisesti digitaalisten vaihtoehtojen puoleen. Haluan kehittää menetelmiä, joiden avulla yritykset saavat asiakkaansa valitsemaan digitaalisen maksuvaihtoehdon. Olen tehnyt yrityksille avoimia kyselyjä ja haastatteluja. Haastattelut on tehty sekä yrityksen omistajille että heidän asiakkailleen, jotka näitä laskuja maksavat. Näillä haastatteluilla olen halunnut saada selville, mitkä asiat ovat merkityksellisiä, kun valitaan fyysinen lasku ja milloin taas otetaan käyttöön digitaalinen vaihtoehto. Kerättyjen tietojen mukaan seuraavat neljä aluetta ovat keskeisiä tekijöitä, kun yritys haluaa kehittää ja optimoi- da laskutuksen digitalisointia, selkeä digitalisointistrategia, joka toteutetaan, arvioidaan ja optimoidaan, digitaalisen laskutuksen toteuttaminen, ja käyttöönotto osana digitalisointistra- tegiaa, tunnista ja ymmärrä digitalisoinnin edut yrityksen näkökulmasta.Motivoi myyjiä seu- raamaan digitalisointistrategiaa