Assessing the connection between the size of product portfolio and required product sustaining efforts : A case study in a manufacturing company in the technology industry

Abstract

Product portfolio management involves a lot of decisions regarding which products to keep in the portfolio and which products might be worth terminating. To make such decisions efficiently and objectively, it is good to be aware of what it takes for the organisation to keep products in the portfolio. Consequently, it is useful to examine the amount of resources required to maintain the active status of products, as this will provide a useful insight into the costs involved in maintaining a portfolio. This is particularly important in the case of a large portfolio, which is known to be more challenging both to manage and maintain. In addition to simply looking at the maintenance requirements, it is worth investigating which product variations appear to be increasing the workload redundantly. In this way, when optimising the portfolio, the focus will be on the right products and the desired results will be achieved.

This study sought to understand what kind of product sustaining activities are undertaken annually within the case company and how much of the existing human resources are devoted to these activities. In addition, the study aimed to understand how the size of the portfolio affects the implementation of the activities, and what types of products in the portfolio are perceived to increase the time spent on product sustaining activities redundantly and identify these products from the case company’s portfolio. To achieve these objectives, the study was conducted as mixed methods research, through eighteen qualitative interviews and supporting quantitative data analysis with methods such as of time-driven activity-based costing.

The findings of the study revealed that in the case company, products’ active status is maintained through several activities. These activities and the time spent on them varied greatly depending on the responsibilities of the department. Few departments in the company were directly involved in product maintenance, whereas most were more indirectly related to maintaining the active position of the products. The study also found that the size of the portfolio has a clear impact on the effort required. This effect is mainly related to the fact that a large portfolio is strongly associated with higher complexity. As complexity increases, more time must be spent on maintenance and thus more resources must be committed. These findings provided important and useful insights, enabling actionable suggestions to be proposed to the case company. Besides being able to provide valuable information to the case company, the study also brought new knowledge to the field. This study contributed to filling a clear gap in the literature, as the costs of resource use, the size of the product portfolio and the effort required to sustain products have rarely been discussed in the same context.

Tuoteportfolion hallintaan liittyy paljon päätöksiä koskien sitä, mitkä tuotteet kannattaisi säilyttää portfoliossa ja minkä tuotteiden lakkauttamista kannattaisi harkita. Jotta tällaiset päätökset voidaan tehdä tehokkaasti ja objektiivisesti, on hyvä olla tietoinen mitä tuotteen säilyttäminen portfoliossa vaatii organisaatiolta. Tästä syystä on hyödyllistä tarkastella tuotteiden aktiivisen aseman ylläpitämiseen tarvittavien resurssien määrää, sillä se tarjoaa myös käsityksen portfolion ylläpitoon liittyvistä kustannuksista. Tämä on erityisen tärkeää suuren portfolion kohdalla, sillä sen hallinnointi ja ylläpito on tunnetusti haastavampaa. Pelkkien ylläpitovaatimusten tarkastelun lisäksi on kannattavaa myös tutkia, mitkä tuotevariaatiot koetaan lisäävän työmäärää tarpeettomasti. Näin portfolion optimoinnissa pystytään keskittymään oikeisiin tuotteisiin ja saavuttamat toivotut tulokset.

Tässä tutkimuksessa pyrittiin ymmärtämään, millaisia tuotteita ylläpitäviä toimia tapausyrityksessä toteutetaan vuosittain ja miten paljon henkilöresursseja näihin toimiin käytetään. Lisäksi tutkimuksessa pyrittiin ymmärtämään, miten tuotevalikoiman koko vaikuttaa toimien toteuttamiseen, minkä tyyppisten tuotevalikoimaan sisältyvien tuotteiden koetaan lisäävään tarpeettomasti tuotteiden ylläpitotoimiin käytettävää aikaa, ja tunnistamaan nämä tuotteet tapausyrityksen tuotevalikoimasta. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi, tutkimus toteutettiin sekamenetelmätutkimuksena, jossa yhdistettiin 18 kvalitatiivista haastattelua sekä kvantitatiivinen data-analyysi hyödyntäen työkaluja kuten aikaperusteista toimintolaskentaa.

Tutkimuksen tuloksista kävi ilmi, että tapausyrityksessä tuotteiden aktiivista asemaa ylläpidetään useilla eri toimilla. Nämä toimet ja niihin käytetty aika vaihtelivat huomattavasti osaston vastuualueista riippuen. Vain muutama yrityksen osastoista osallitui suoraan tuotteiden ylläpitoon, kun taas useimmat liittyivät enemmänkin välillisesti tuotteiden aktiivisen aseman ylläpitoon. Tutkimuksessa havaittiin myös, että portfolion koolla on selvä yhteys vaadittavaan työpanokseen. Tämä vaikutus liittyi pääasiassa siihen, että suuri portfolio on vahvasti yhteydessä korkeampaan kompleksisuuteen. Kun kompleksisuus kasvaa, ylläpitoon on käytettävä enemmän aikaa ja siten myös enemmän resursseja. Nämä havainnot tarjosivat tärkeitä ja hyödyllisiä näkemyksiä, joiden pohjalta tapausyritykselle voitiin esittää konkreettisia ehdotuksia. Sen lisäksi, että tutkimuksesta saatiin arvokasta tietoa tapausyritykselle, se toi myös uutta tietoa alalle. Tämä tutkimus täyttää osaltaan kirjallisuudessa olevan selkeän aukon, sillä resurssien käytön kustannuksia, tuoteportfolion kokoa ja tuotteiden ylläpitämiseen vaadittavaa panostusta on harvoin käsitelty samassa yhteydessä.