The negotiation tendencies of Finnish international business negotiators : A comparative study of face-to-face and video negotiations

Abstract

Companies have increasingly chosen to enter international business in the face of growing and intense competition. Businesses worldwide have restricted face-to-face contact and negotiations since the beginning of the COVID-19 pandemic. Various video tools have emerged to facilitate business-to-business video negotiations, which fills a need and can contribute to the globally accelerated transition from face-to-face international business negotiations (FTF-IBNs) to video international business negotiations (V-IBNs). Previous studies have analyzed the influence of different cultures on negotiation behavior. However, little is known about the effect of communication mode (i.e., face-to-face vs. video negotiations) on the behavior of negotiators in international business negotiations (IBNs). Thus, this study investigates the impact of communication mode on the tendencies of Finnish negotiators in IBNs.

To achieve this objective, a theoretical framework was developed for the research by combining face-to-face and video communication modes with Salacuse´s model of the 10 elements of negotiation behavior (i.e., negotiation goal, attitudes, personal style, communication style, time sensitivity, emotionalism, agreement form, agreement building, team organization, and risk-taking). Furthermore, four new complementary elements were developed for this study: information sharing, negotiation speed, trust, and negotiation satisfaction.

A methodological philosophy of positivism and, by extension, a deductive approach were applied in this study. The developed framework was tested using quantitative data collected from an online survey of 28 Finnish executives involved in FTF-IBNs and V-IBNs. A confirmatory factor analysis was also conducted to ensure that the measured constructs were reliable and valid. Moreover, an independent samples t-test was performed to determine the effect of communication mode on the behavior of Finnish negotiators in IBNs.

The results revealed statistically significant differences in behavior between FTF-IBNs and V-IBNs for seven out of 14 negotiation elements. First, extremely significant differences in participants´ personal style, negotiation speed, and negotiation satisfaction were found between the two modes. In addition, very significant differences were observed for negotiation goal, risk-taking, and trust. Finally, a significant difference was found for emotionalism. No statistically significant differences were observed for the remaining elements. In practical terms, the results emphasize the importance of considering the influence of communication modes on different elements of negotiation behavior in IBNs.

Kasvavan ja kiristyvän kilpailun vuoksi yhä useammat yritykset ovat päättäneet ryhtyä kansainväliseen liiketoimintaan. COVID-19-pandemian alusta lähtien yritykset ympäri maailmaa ovat rajoittaneet kasvokkain tapahtuvia kontakteja. Yritysten välisiä videoneuvotteluja helpottamaan on kehitetty erilaisia videotyökaluja, jotka vastaavat tähän tarpeeseen ja saattavat olla osaltaan nopeuttamassa maailmanlaajuista siirtymistä kasvokkain käytävistä kansainvälisistä liikeneuvotteluista kansainvälisiin videoneuvotteluihin. Aiemmissa tutkimuksissa on analysoitu eri kulttuurien vaikutusta neuvottelukäyttäytymiseen. Viestintätavan (neuvottelut kasvotusten vs. videoneuvottelut) vaikutuksesta neuvottelijoiden käyttäytymiseen kansainvälisissä liikeneuvotteluissa tiedetään kuitenkin vain vähän. Siksi tässä tutkimuksessa selvitetään viestintätavan vaikutusta suomalaisten neuvottelijoiden käyttäytymiseen kansainvälisissä liikeneuvotteluissa.

Tavoitteen saavuttamiseksi tutkimukselle rakennettiin teoreettinen viitekehys yhdistämällä kaksi viestintätapaa (neuvottelut kasvokkain ja videoneuvottelut) Salacusen malliin neuvottelukäyttäytymisen 10 osatekijästä (neuvottelun tavoite, asenteet, henkilökohtainen tyyli, kommunikointityyli, aikaherkkyys, emotionaalisuus, sopimuksen muoto, sopimuksen rakenne, tiimiorganisaatio ja riskinotto). Lisäksi tätä tutkimusta varten kehitettiin neljä uutta niitä täydentävää osatekijää: tiedon jakaminen, neuvottelunopeus, luottamus ja neuvottelutyytyväisyys.

Tässä tutkimuksessa sovellettiin metodologista positivismin filosofiaa ja sitä kautta deduktiivista lähestymistapaa. Kehitettyä viitekehystä testattiin kvantitatiivisella datalla, joka kerättiin verkkokyselyllä 28 suomalaiselta, jotka olivat osallistuneet kansainvälisiin liikeneuvotteluihin kasvotusten ja videoyhteydellä. Mitattujen neuvottelukäyttäytymisen osatekijöiden reliabiliteetin ja validiteetin varmistamiseksi suoritettiin myös faktorianalyysi. Lisäksi suoritettiin riippumattomien otosten t-testi, jolla selvitettiin viestintätavan vaikutusta suomalaisten neuvottelijoiden käyttäytymiseen kansainvälisissä liikeneuvotteluissa.

Tulokset paljastivat, että käyttäytymisessä kasvokkain käydyissä neuvotteluissa ja videoneuvotteluissa oli tilastollisesti merkitseviä eroja seitsemässä neuvottelukäyttäytymisen 14 osatekijästä. Ensinnäkin näiden kahden viestintätavan välillä havaittiin tilastollisesti erittäin merkitsevä ero osallistujien henkilökohtaisessa tyylissä, neuvottelunopeudessa ja neuvottelutyytyväisyydessä. Lisäksi neuvottelun tavoitteessa, riskinotossa ja luottamuksessa havaittiin tilastollisesti merkitsevä ero ja emotionaalisuudessa tilastollisesti melkein merkitsevä ero. Muissa osatekijöissä ei havaittu tilastollisesti merkitseviä eroja. Käytännössä nämä havainnot osoittavat, että kansainvälisissä liikeneuvotteluissa olisi tärkeää ottaa huomioon viestintätapa ja sen vaikutukset neuvottelijoiden käyttäytymiseen.