Asiakaskohtaisten lähetysmerkintöjen huomioonottamisprosessin kuvaus ja kehittäminen

Abstract

Tutkimuksen tarkoitus on ensin selvittää asiakaskohtaisten lähetysmerkintöjen huomioonottamisprosessin nykytila ja sitten kehittää kyseistä prosessia. Ongelmana nykyisessä prosessissa on, että tiedot lähetysmerkinnän sisällöstä tulevat liian myöhään asiakkaalta yritykseen. Tarkoituksena on myös kartoittaa, miten tätä tiedonkulkua saataisiin nopeutettua ja muutenkin parannettua.

Tämä tutkimus on kvalitatiivinen tapaustutkimus. Se on toteutettu haastattelemalla, havainnoimalla ja erilaisia dokumentteja tutkimalla. Haastattelut on tehty pääasiassa vapaamuotoisina yksilöhaastatteluina.

Teoriaosassa on käsitelty prosessien tunnistamista, kuvaamista ja dokumentointia sekä lisäksi prosessijohtamista, erilaisia prosessijohtamisen työkaluja ja prosessin parantamista. Tähän työhön on sovellettu prosessijohtamisen työkaluista liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelua (BPR) sekä benchmarkingia.

Työssä on ensin mallinnettu nykyinen prosessi, jota on sitten lähdetty kehittämään haastattelujen ja benchmarkkauksen pohjalta. Prosessin kehittämisen lopputuloksena on uusi prosessikaavio tulevaisuuden tahtotilasta. Keinoina siihen pääsemiseksi on päädytty muun muassa pyytämään asiakkaalta pakkauslistapohjat valmiiksi. Lisäksi tarjouksessa ja tilausvahvistuksessa on oltava ehtolauseke siitä, milloin asiakkaan on tiedot viimeistään toimitettava. Myös vastuut täsmennettiin siten, että projektipäälliköiden tehtävänä on huolehtia tiedon saamisesta ajoissa organisaatioon. Prosessin nykytila ja tulevaisuuden tahtotila sekä keinot siihen pääsemiseksi on käytävä läpi kaikkien prosessiin osallistujien kanssa niin, että he tiedostavat oman roolinsa prosessissa ja sitoutuvat prosessin tavoitteisiin.