Process Improvement : Of Mechanical Product Design for Customer Delivery projects

Abstract

As a result of fierce competition, today’s companies need to improve their competitiveness continuously, where customer satisfaction has a significant role. Organizational performance is increased by focusing on different aspects of process management, redesign of business processes providing the possibility to reduce cost and throughput time, and thus increase customer satisfaction. Constant change in the case company of this study has led to the situation where the process of mechanical design in the scope of customer delivery projects has not been defined, and because of this never improved. Due to this, multiple parallel procedures exist within the current process together with an unclarity of milestones and responsibilities. This study aims to define the current process, and to provide an improvement suggestion for the future. This objective is reached through combining theoretical findings from literature to the practical steps of business process re-engineering research method. Theoretical framework consists of the basics of process improvement in the context of mechanical product design in customer delivery projects. As-is to-be comparison is conducted through three steps: data collection, document, and analysis. The data utilized in this study to form the process model and improvement areas is collected through interviewing key expert stakeholders of the process. The findings reveal that the current process consists of multiple subprocesses with a high number of stakeholders. The recognized improvement areas are considered in the to-be proposal which consists of a process model proposal and practical improvement suggestions. Primary improvement suggestions are related to themes of accountability, clarity, and milestones. The findings are in line with several previous findings, although process improvement in this scope has not been researched previously. Thus, this study provides a beneficial starting point and basis for further research considering its limitations. The limitations include low number of interviewees and not being able to include process descriptions or metrics in the studied data. Due to this it is recognized that data does not consider all possible viewpoints and the study may not be generalized to all similar companies as the context may significantly impact the results.

Voimakkaan kilpailun seurauksena yritysten tulee nykyään parantaa kilpailukykyään jatkuvasti, missä asiakastyytyväisyydellä on merkittävä rooli. Yrityksen suorituskykyä voi parantaa keskittymällä prosessinhallinnan eri puoliin. Liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu mahdollistaa kustannusten ja läpimenoajan laskun, mikä puolestaan johtaa asiakastyytyväisyyden kasvuun. Jatkuva muutos tämän tutkimuksen case-yrityksessä on johtanut tilanteeseen, jossa asiakastoimitusprojektien mekaanisen suunnittelun prosessia ei ole määritelty, eikä tästä johtuen ikinä kehitetty. Tästä johtuen nykyisessä prosessissa on monta rinnakkaista toimintatapaa, sekä epäselvyyksiä aikataulutuksesta ja vastuualueista. Tämän tutkimuksen tavoitteena on määritellä nykyinen prosessi, sekä tarjota tulevaisuuden parannusehdotus. Tämä tavoite saavutetaan yhdistämällä kirjallisuuden teoreettisia löydöksiä liiketoimintaprosessin uudelleensuunnittelun tutkimusmenetelmän käytännön askeleisiin. Teoreettinen kehys koostuu prosessikehityksen perusteista asiakastoimitusprojektien mekaanisen tuotesuunnittelun yhteydessä. As-is to-be vertailu toteutetaan kolmen askeleen kautta: datan keruu, dokumentointi ja analyysi. Tässä tutkimuksessa prosessikaavion laatimisessa ja kehitysehdotusten muodostamisessa hyödynnetty data kerätään haastattelemalla prosessin sidosryhmien asiantuntijoita. Tutkimuksen tuloksista paljastuu, että nykyinen prosessi koostuu useista aliprosesseista, joilla on monta sidosryhmää. Tunnistetut kehityskohteet otetaan huomioon to-be ehdotuksessa, joka koostuu prosessikaaviohahmotelmasta ja käytännön parannusehdotuksista. Pääasialliset parannusehdotukset liittyvät vastuullisuuden, selkeyden ja aikataulutuksen teemoihin. Tämän tutkimuksen tulokset ovat linjassa useiden aiempien tutkimustulosten kanssa, vaikka prosessikehitystä tässä yhteydessä ei olekaan aiemmin tutkittu. Tästä johtuen tämä tutkimus on hyödyllinen lähtökohta ja perusta jatkotutkimukselle, rajoitukset huomioon ottaen. Rajoituksia ovat haastateltujen pieni lukumäärä ja aiempien prosessikuvausten ja -mittareiden puuttuminen tutkitusta datasta. Tästä johtuen tuloksia tulee pitää suuntaa-antavina, sillä asiayhteys voi vaikuttaa saatuihin tuloksiin merkittävästi.