Standardizing supplier onboarding ; Case study

Abstract

Due to globalization, competition between companies has intensified even further. Today, it is not only individual companies that compete with each other, but rather entire supply chains are in competition. For this reason, the selection of suppliers and their successful integration into the company's processes and supply chain has a significant impact on the company's performance. The purpose of the supplier onboarding process is to familiarize the supplier with the company's requirements and expectations, as well as to integrate the supplier into the company's systems and processes, thus providing the supplier with the capabilities to function as part of the company's supply chain.

This thesis aimed to conduct a current state analysis of the supplier onboarding process of the case company, identify the weaknesses of the process, and propose improvements based on the identified deficiencies and issues. Additionally, the study examined the side effects that the current process caused within the organization and how these emerge in practice. The third objective was to develop a supplier handbook for the business unit, which is intended to support the supplier onboarding process in the future and to prevent and/or minimize the issues and side effects of the current process from occurring again.

The empirical part of the thesis is qualitative and is based on an interview study conducted in the case organization. The interviews were practically the only data source used in the thesis because the current process was not documented in the organization. Therefore, the research results were based on observations made by the organization's employees. The aim was to interview as broadly as possible the individuals involved in supplier onboarding or those who observe the side effects caused by the supplier onboarding process.

As a result of the thesis, a development proposal for a standardized supplier onboarding process was formed, considering the weaknesses, deficiencies, and side effects of the current process. Based on the research, it can be concluded that a poor supplier onboarding process in the case organization manifests as weak supplier performance and an inability to meet the case organization's requirements in the purchase-to-pay process. Based on the observations, a supplier handbook was created for the business unit, which includes the supplier's prerequisites, the business unit's expectations, the requirements of the purchase-to-pay process, and the instructions for the operational systems offered to suppliers by the business unit. The purpose of the supplier handbook is to reduce the variance in supplier orientation and to minimize the dependency of the quality of supplier orientation on the competence of the person conducting the orientation.

Globaalisaation myötä yritysten välinen kilpailu on koventunut entisestään. Nykyään ei voida katsoa, että pelkästään yksittäiset yritykset kilpailevat keskenään, vaan pikemminkin kilpailua käydään kokonaisten toimitusketjujen välillä. Tästä syystä toimittajien valinnalla ja integroimisen onnistumisella osaksi yrityksen prosesseja & toimitusketjua on merkittävä vaikutus yrityksen suorituskykyyn. Toimittajien käyttöönottoprosessin tarkoituksena on perehdyttää toimittaja yrityksen vaatimuksiin ja odotuksiin, sekä integroida toimittaja yrityksen järjestelmiin ja prosesseihin, täten antaen valmiudet toimittajalle toimia osana yrityksen toimitusketjua.

Tämän tutkielman tavoitteena oli tehdä nykytila-analyysi case yrityksen toimittajan käyttöönottoprosessista, tunnistaa prosessin heikkoudet sekä tehdä prosessiin parannusehdotuksia, perustuen nykyisen prosessin havaittuihin puutteisiin ja ongelmiin. Tämän lisäksi tutkittiin, minkälaisia lieveilmiöitä nykyinen prosessi aiheutti organisaatiossa. Kolmas tavoite oli luoda yksikölle toimittajakäsikirja, jota on tarkoitus käyttää jatkossa uusien toimittajien käyttöönottoprosessin tukena ja jonka tarkoituksena on ehkäistä ja/tai minimoida nykyisen prosessin ongelmia ja lieveilmiöitä toteutumasta jatkossa.

Tutkielman empiirinen osuus on laadullinen ja perustuu haastattelututkimukseen, joka suoritettiin case organisaatiossa. Haastattelut olivat käytännössä ainoa tutkielmassa käytetty datalähde, koska nykyistä prossia ei ollut organisaatiossa dokumentoitu. Tästä syystä tutkimuksen tulokset perustuivat organisaation työntekijöiden tekemiin havaintoihin. Tarkoituksena oli haastatella mahdollisimman laajasti henkilöitä, jotka ovat mukana toimittajan käyttöönotossa, tai havaitsevat toimittajan käyttöönottoprosessista aiheutuvia lieveilmiöitä.

Tutkielman lopputuloksena muodostettiin kehitysehdotus standardisoidusta toimittajan käyttöönottoprosessista, huomioiden nykyisen prosessin heikkoudet, puutteet, sekä prosessista aiheutuvat lieveilmiöt. Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että huono toimittajan käyttöönottoprosessi ilmenee case organisaatiossa toimittajan suorituskyvyn heikkoutena, sekä kykenemättömyytenä täyttää case organisaation vaatimukset osto-laskutus-prosessissa. Havaintojen perusteella tehtiin liiketoimintayksikölle toimittajakäsikirja, joka käsittää toimittajan ennakkovaatimukset, liiketoimintayksikön odotukset, osto-laskutus-prosessin vaatimukset sekä liiketoimintayksikön toimittajille tarjoamien järjestelmien käyttöohjeistuksen. Toimittajakäsikirjan tarkoituksena on vähentää toimittajaorientaatiossa esiintyvää varianssia ja minimoida toimittajaorientaation laadun riippuvuutta orientaation suorittavan henkilön kompetenssista.