Enhancing Cross-Functional Transparency in NPI through 3D-Based Visualizations : A Case study at Wärtsilä

Abstract

Modern project management in the technology industry involves large amounts of data across multiple internal stakeholders. Complex or inappropriate data formats often reduce transparency, leading to poor alignment within the cross-functional team. This study developed its conceptual model based on relevant literature and investigated how 3D-based data visualizations can improve transparency in NPI projects. The study was conducted for the NPI team at Wärtsilä, which aims to reduce the amount of pilot engines and delivery lead times for them. While there are many studies connected to digital twin technologies, none of them are in the context of project management from a NPI point of view within the specific industry, indicating a research gap.

A sequential mixed-methods case study was performed, using interviews and a questionnaire as primary data. Internal secondary data were additionally used for the illustrative business case calculations. Essential NPI stakeholders were interviewed about current transparency problems. They were also asked with what kind of data visualization concepts connected to a 3D model of the product itself could reduce the challenges in the NPI cross-functional team. The questionnaire consisting of the proposed visualizations was sent out to the stakeholders, evaluating how much the visualization concepts could improve defined KPIs for a specific NPI engine type.

The results indicate that stakeholders perceive 3D-based visualizations as improving transparency compared to traditional, numerical presentations. The illustrative return on investment calculations were positive, showing that the software concept has an estimated potential to generate monetary savings in forms of NPI-specific work reduction. Based on the findings, a concept for potential future software development was created. Since other NPI projects have a similar structure, both KPIs are estimated to show comparable improvements in them if the concept was implemented in the future. In conclusion, the study highlights the importance of visualizing and collecting data in terms of stakeholder transparency and NPI project performance, especially with the defined visualizations within the questionnaire.

Modern projektledning inom teknologiindustrin omfattar stora mängder data mellan flera interna intressenter. Komplexitet eller olämpliga dataformat kan försämra transparensen vilket leder till bristfällig samstämmighet i det tvärfunktionella teamet. Studien utvecklade sin konceptuella modell baserad på relevant litteratur och undersökte hur 3D-baserade datavisualiseringar kan förbättra transparensen inom NPI-projekt. Studien genomfördes för NPI-teamet vid Wärtsilä, vars mål är att minska antalet pilotmotorer och deras respektive leveransledtider. Även om det finns många studier kopplade till digitala tvillingar, är inga av dem från en projektledningssynvinkel för NPI och specifikt för denna industri, vilket indikerar en forskningslucka.

Studien genomfördes som en sekventiell fallstudie med blandade metoder, där primära data utgjordes av intervjuer och ett frågeformulär. För det illustrativa affärsfallet användes interna sekundära data. Centrala NPI-intressenter intervjuades angående nuvarande utmaningar inom transparens samt om hurdana datavisualiseringar kopplade till en 3D-modell av produkten kunde minska utmaningarna i det tvärfunktionella NPI-teamet. Frågeformuläret bestående av visualiseringsförslagen värderades av intressenterna utifrån den upplevda påverkan för de definierade nyckeltalen för en specifik NPI-motortyp.

Resultaten visar att intressenter upplever att 3D-baserade visualiseringar förbättrar transparens i jämförelse med traditionella, numeriska presentationer. Baserat på resultaten presenterades ett mjukvarekoncept för en potentiell framtida utveckling. Det illustrativa affärsfallet blev positivt, vilket tyder på att mjukvarekonceptet har en antagen potential att ge monetärt mervärde som minskad NPI-arbetskraft. Eftersom andra NPI-projekt har motsvarande struktur, förväntas båda nyckeltalen att ha jämförbara förbättringar ifall konceptet implementeras i framtiden. Sammanfattningsvis hänvisar studien betydelsen av visualisering och sammanställning av data från en synvinkel av transparens inom intressenter och NPI-projektprestanda, i synnerhet med de definierade visualiseringsförslagen inom frågeformuläret.