Kokous- ja palaverikäytänteet sekä niiden kehittäminen – Tapaustutkimus kemianteollisuuden yrityksessä

Abstract

Menestyminen ja kilpailu muuttuvassa maailmassa luovat organisaatioille jatkuvia pai-neita sekä haasteita. Kehittäminen ja kehittyminen on välttämätöntä. Onnistunut organi-saation kehittämistoiminta tuo toiminnalle tuloksellisuutta ja luo menestystarinan edel-lytykset. Tämän tutkielman tarkoituksena on ymmärtää organisaation toiminnan kehit-tämistyön kokonaisuutta paremmin. Tätä ilmiötä tarkastelemaan tutkimukseen valikoitui organisaation sisäiset kokous- ja palaverikäytänteet. Kokoukset ja palaverit ovat tie-donkulun ja päätöksenteon keskus. Ne ovat välttämättömiä organisaation arjen toimin-nassa, sillä yhä suurempi osa työstä tehdään kokouspöydän ympärillä. Palavereihin kuluu merkittävästi työyhteisön aikaa. Parhaimmillaan palaverit tuottavat hyviä ideoita ja päätöksiä, pahimmillaan osallistuminen on ajanhukkaa. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää kohdeorganisaationa toimivan Keski-Pohjanmaalla sijaitsevan kemianteolli-suuden yrityksen palaverikäytänteiden nykytila ja niiden kehittämistarve.

Tutkielman teoreettinen viitekehys muodostuu kolmesta kokonaisuudesta, jotka kytkey-tyvät yhteen. Ensimmäinen kokonaisuus käsittelee organisaation toiminnan kehittämisen kokonaisuutta. Toinen kokonaisuus tutustuttaa lukijan kokous- ja palaverikäytänteisiin ja kolmas kokonaisuus käsittelee kokous- ja palaverikäytänteiden kehittämistä. Viimeisen kokonaisuuden yhteydessä tiivistetään palaverikäytänteiden kehittämistä koskeva ajattelu yhtenäisen mallin muotoon. Tutkielman osana toteutettu empiirinen tutkimus kytkeytyy myös tähän malliin. Tutkielman empiirinen osa on toteutettu kvantitatiivisena tutkimuksena. Empiirinen aineisto kerättiin sähköisellä kyselylomakkeella maaliskuussa 2014. Tutkimusaineisto käsittää 44 henkilön vastaukset.

Kyselyn vastausten ja tutkijan ulkopuolisen näkemyksen avulla saatiin yhdistettyä ko-konaiskuva kohdeorganisaation nykyisistä palaverikäytänteistä ja kehittämistarpeista. Nykytila- ja kehittämistarvekartoitus osoitti, että nykyisiin palaverikäytänteisiin koko-naisuudessaan ollaan kohtalaisen tyytyväisiä. Suurimmat kehittämistarpeet löytyvät tehokkuuden ja dokumentoinnin osalta. Tutkimuksen lopussa esitellään konkreettisia kehittämisehdotuksia. Yhteenvetona koko tutkielman osalta osoitetaan, että kirjallisuus-katsauksessa esitelty teoria ja tutkimusosassa kuvattu käytännön tutkimustyö kytkeyty-vät yhteen tutkijan luomassa palaverikäytänteiden kehittämisen mallissa.