Data-Driven Digitalization of Business Processes: Enhancing Efficiency in Project Management Systems
Pysyvä osoite
Kuvaus
Opinnäytetyö kokotekstinä PDF-muodossa.
Digital transformation has become a central strategic priority for organisations to remain competitive in an increasingly data-driven business environment. At the same time, research has identified a persistent gap between theoretical frameworks for process digitalization and the practical experiences of organisations implementing them. This thesis addresses that gap by examining how the digitalization of a document-based business process can enhance data
utilization and efficiency in project delivery, and how a more data driven process can support an organisation long-term.
The study is conducted as a qualitative embedded case study within a multinational enterprise. The case investigated is the company’s Order-to-Deliver process, a gate-and-milestone based project management framework that currently relies on document-based records for information storage. Data has been collected through semi-structured interviews with participants from Project Management unit, Project Management Office unit, Process Development Unit, and Organisational Management unit of the company. Secondary data in form of internal guides, process documentation, and video recording was also collected to supplement the primary data.
The theoretical foundation of the study draws on literature relating to digital transformation, business process management, and project portfolio management. A conceptual framework has been developed that positions BPM maturity and digital maturity as organisational preconditions for successful process digitalization and proposes that the transition from document-based to data-driven processes generates efficiency improvements at the operational level and enhanced effectiveness at the portfolio management level.
Three main themes have been identified through the analysis. The first is about process and data fragmentation, revealing that while responsibilities within the process are formally defined, their practical enactment is inconsistent. The second theme addresses decision-making, showing that data provides an important foundation but that experience and open dialogue between stakeholders remains essential. The third theme captures organisational expectations about digitalization, reflecting growing leadership support and a shift in employee mindset.
The findings suggest that effective digitalization of the process requires attention to socio-organisational factors, such as role clarity, data governance and cross-department collaboration. A data-driven process is anticipated to improve long-term value at project and portfolio level, improving predictability and supporting a more transparent and strategically aligned decisions.
Digital omvandling har blivit en central strategisk prioritering för organisationer som vill behålla sin konkurrenskraft i en alltmer datadriven affärsmiljö. Samtidigt har forskning visat att det finns en tydlig skillnad mellan de teoretiska ramverken för digitalisering av processer och de praktiska erfarenheterna hos företag som implementerar dem. Denna magister-avhandling adresserar denna skillnad genom att undersöka hur digitaliseringen av en dokumentbaserad affärsprocess kan förbättra dataanvändningen och effektiviteten i projektleverans, samt hur en mer datadriven process kan stödja en organisation på lång sikt.
Studien genomförs som en kvalitativ inbäddad fallstudie inom ett multinationellt företag. Det fall som undersöks är företagets Order-to-Deliver-process, en gate- och milstone baserad projektledningsprocess som i nuläget förlitar sig på dokumentbaserade information. Data har samlats in genom semistrukturerade intervjuer med deltagare från företagets projektledningsenhet, projektledningskontor, processutvecklingsenhet och organisationsledningsenhet. Sekundärdata i form av interna riktlinjer, processdokumentation och videoinspelningar samlades också in för att komplettera primärdata.
Studiens teoretiska grund bygger på litteratur om digital transformation, hantering av affärsprocesser och projektportföljhantering. Ett ramverk har tagits fram som betraktar mognad inom BPM och digital mognad som förutsättningar för en framgångsrik digitalisering av processer, och som visar att övergången från dokumentbaserad till datadrivna processer leder till effektivitetsvinster på operativ nivå och ökad effektivitet på portföljhanteringsnivå.
Tre teman har identifierats genom analysen. Det första handlar om fragmentering av processer och data, vilket visar att även om ansvarsområdena inom processen är formellt definierade, är deras praktiska genomförande inkonsekvent. Det andra temat behandlar beslutsfattande och visar att data utgör en viktig grund, men att erfarenhet och öppen dialog mellan intressenterna fortfarande är avgörande. Det tredje temat fångar upp organisationens förväntningar på digitaliseringen, vilket återspeglar ett växande stöd från ledningen och en förändring i medarbetarnas inställning.
Resultaten tyder på att en effektiv digitalisering av processen kräver uppmärksamhet av socio-organisatoriska faktorer, såsom tydliga roller, datastyrning och samarbete mellan avdelningar. En datadriven process förväntas förbättra det långsiktiga värdet på projekt- och portföljnivå, öka förutsägbarheten och stödja mer transparenta och strategiskt anpassade beslut.
Digitaalinen muutos on noussut organisaatioiden keskeiseksi strategiseksi painopisteeksi kilpailukyvyn säilyttämiseksi yhä dataan perustuvassa liiketoimintaympäristössä. Samalla tutkimuksissa on havaittu jatkuva kuilu prosessien digitalisoinnin teoreettisten viitekehysten ja organisaatioiden käytännön kokemusten välillä. Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan, miten asiakirjapohjaisen liiketoimintaprosessin digitalisointi voi parantaa datan hyödyntämistä ja tehokkuutta projektien toteutuksessa, sekä miten datakeskeisempi prosessi voi tukea organisaatiota pitkällä aikavälillä.
Tutkimus toteutetaan kvalitatiivisena upotettuna tapaustutkimuksena monikansallisessa yrityksessä. Tutkittavana tapauksena on yrityksen Order-to-Delivery-prosessi, portti- ja välitavoitteisiin perustuva projektinhallintakehys, joka nojaa asiakirjapohjaisiin tietueisiin tiedon tallentamisessa. Aineisto on kerätty puolistrukturoiduilla haastatteluilla projektinhallintayksikön, projektinhallintatoimiston, prosessikehitysyksikön ja organisaation hallintayksikön edustajilta, sekä toissijaisena aineistona sisäisistä ohjeista, prosessidokumentaatiosta ja videotallenteista.
Tutkimuksen teoreettinen perusta pohjautuu digitaalista muutosta, liiketoimintaprosessien hallintaa ja projektisalkun hallintaa käsittelevään kirjallisuuteen. Tutkimuksessa on kehitetty käsitteellinen viitekehys, jossa BPM-kypsyys ja digitaalinen kypsyys nähdään onnistuneen prosessien digitalisoinnin organisatorisina ennakkoedellytyksinä. Viitekehyksessä esitetään, että siirtyminen asiakirjapohjaisista datavetoisiin prosesseihin tuottaa tehokkuusparannuksia operatiivisella tasolla sekä vaikuttavuuden kasvua salkunhallinnan tasolla.
Analyysissä tunnistettiin kolme pääteemaa. Ensimmäinen koskee prosessien ja datan pirstoutumista paljastaen, että vaikka vastuut on muodollisesti määritelty, niiden käytännön toteutus on epäjohdonmukaista. Toinen teema käsittelee päätöksentekoa osoittaen, että data tarjoaa tärkeän perustan, mutta kokemus ja avoin vuoropuhelu sidosryhmien välillä ovat edelleen olennaisia. Kolmas teema kuvaa organisaation odotuksia digitalisaatiosta heijastaen johtajien kasvavaa tukea ja muutosta työntekijöiden ajattelutavassa.
Tulokset osoittavat, että prosessin tehokas digitalisointi edellyttää huomiota sosiaalis-organisatorisiin tekijöihin, kuten roolien selkeyteen, tietohallintoon ja osastojen väliseen yhteistyöhön. Tietopohjaisen prosessin odotetaan tuottavan pitkän aikavälin lisäarvoa salkkutasolla parantamalla ennustettavuutta ja tukemalla läpinäkyvämpiä sekä strategisesti yhdenmukaisempia päätöksiä.