Sosiaalinen intranet : toiminnot ja problematiikka

Abstract

Tutkimuksen ensisijaisena päämääränä oli luoda sosiaalisten intranet-sovellusten toimintoja ja ominaisuuksia kartoittava malli ja tietopankki. Motiivina tälle oli se, että lähdekirjallisuudessa ei esiintynyt kattavaa ja yksityiskohtaista tutkimustietoa esimerkiksi sovellusvaihtoehdoista ja niiden ominaisuuksista. Näin ollen sovellusten keskinäinen vertailtavuus ja niiden erilaisiin tarpeisiin vastaavuus jäi epäselväksi. Malli perustuu Excel-taulukoihin syötettävään dataan, joka keskittyy eri toimintojen määrälliseen pisteytykseen sekä toimintojen luokitteluun ja kategorisointiin. Datan keräämisen yhteydessä selvitettiin vuonna 2020 tarjolla olevat sovellusvaihtoehdot ja niiden ominaisuudet sekä soveltuvuudet. Tietopankkiin kerättiin tietoa mm. hinnoittelusta, toimivuudesta eri ympäristöissä ja saatavilla olevista tukipalveluista. Lisäksi kartoitettiin, mihin intranetiin liittyviin osa-alueisiin kohdistui erityisesti kritiikkiä. Tämä tapahtui tarkastelemalla eri sovellusten saamia sanallisia käyttäjäarvosteluja.

Eri ohjelmistovaihtoehtojen kartoittamiseksi tarkistettiin kaikkiaan 81 potentiaalista sovellusta. Karsintaprosessissa poistuivat mm. muista järjestelmistä liiaksi riippuvaiset sovellukset. Valittujen sovellusten toiminnallisuuden tutkimiseen käytettiin toimintoattribuuttien numeerista taulukointia ja luokittelua. Toiminnallisuuteen liittyviä pääluokkia oli 21, ja niiden apuluokkia 12 kpl. Kritisoitujen osa-alueiden kartoitus perustui sanallisten negatiivisten käyttäjäarvostelujen luokitteluun ja analysointiin. Kritisoituja osa-alueita muodostettiin käyttäjäarvostelujen luokittelun perusteella 40 kpl. Eri osa-alueisiin kohdistuneita osumia oli käytetyssä aineistossa yhteensä 234 kpl. Tutkittuja arvosteluita oli aineistossa kaikkiaan 1086 kpl. Tutkimusaineistona käytetty data kerättiin sovelluslistauksiin- ja arviointeihin erikoistuneilta Capterra-sivustolta sekä sovellusten valmistajien verkkosivuilta.

Tutkimustuloksena saatiin yleiskäsitys sosiaalisten intranet-sovellusten tarjonnasta, perustiedoista ja toiminnoista sekä niiden kohtaamasta kritiikistä. Sovelluskartoituksen tuloksena malliin otettiin mukaan 45 kriteerit täyttävää sovellusta. Hinnoittelun osalta yleisintä oli käyttäjäkohtainen hinnoittelu. Jokainen sovellus oli saatavana SaaS (Software as a Service) - pilvipalveluna. Mobiilisovellusta tarjosi 60 % valmistajista, ja asiakkaan omiin tiloihin tapahtuvaa On-Site-asennusta 38 %. Toimintojen osalta useimmin esiintyviä ja kattavimpia luokkia olivat mm. sisäinen kommunikaatio, digitaalinen työpaikka, yhteistoiminta sekä sisällönhallinta ja tiedostot. Luotettavan ja kattavan toimintodatan kerääminen osoittautui kuitenkin ongelmalliseksi. Valmistajien ja Capterra-sivuston ilmoittamat toiminnot poikkesivat toisistaan määrällisesti merkittävästi, ja kummassakin lähteessä ilmeni useissa tapauksissa tietojen suppeutta tai puutteellisuutta. Kritisoiduimpia intranetin osa-alueita puolestaan olivat mm. integraatiot. mobiilikäyttö, tiedostot ja dokumentit sekä yleinen kompleksisuus. Tutkimustuloksissa on huomioitava se rajoittava tekijä, että ainoastaan 22 sovellusta (=49 % kokonaismäärästä) oli saanut riittäväksi arvioidun määrän negatiivisia sanallisia käyttäjäarvosteluita.