Hiljainen tieto ja hiljaisen tiedon siirtäminen henkilöstöhallinnossa

Abstract

Hiljainen tieto ja hiljaisen tiedon siirtäminen ovat nykypäivän organisaation haasteita työntekijöiden eläköityessä ja tiedon kadotessa eläköitymisen myötä. Digitalisaatio ja tekoäly muuttavat työskentelytapoja sekä vuorovaikutuksen muotoja, jolloin tapa työn organisoinnille ja tiedon jakamiselle muuttuu. Hiljaisesta tiedosta ja tiedon siirtämisestä on tehty paljon erilaisia tutkimuksia, mutta hiljaista tietoa on tutkittu rajallisesti tietointensiivisessä kontekstissa.

Tässä tutkimuksessa tavoitteena on selvittää miten Itä-Uudenmaan poliisilaitoksen henkilöstöhallinnon yksikkö tunnistaa hiljaisen tiedon olemassaolon ja mitä hiljainen tieto on tällaisessa tietointensiivisessä organisaatiossa. Samalla tarkastellaan mitkä mekanismit edesauttavat hiljaisen tiedon siirtämistä ja mitkä ovat hiljaisen tiedon siirtymisen haasteet. Näitä yhdessä hyödyntämällä muodostuu kokonaisuus, jonka kautta pystytään ymmärtämään hiljaisen tiedon olemassaoloa ja hiljaisen tiedon siirtämistä. Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä toimii Nonakan ja Takeuchin (1995) hiljaisen tiedon SECI-malli sekä Polanyin (1966) teoria hiljaisesta tiedosta.

Tämä tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Aineistoon kerättiin materiaali kahdeksalta (n=8) henkilöstöhallinnon työntekijältä avoimen kyselytutkimuksen avulla. Aineisto analysoitiin temaattisella aineiston analyysillä, jolla pyrittiin varmistamaan työtekijöiden kokemuksien ja ajatusten autenttinen välittyminen analyysissä.

Tutkimustulokset osoittavat, että tietointensiivisessä organisaatiossa tunnistetaan mitä hiljainen tieto on. Hiljainen tieto on tietointensiivisessä organisaatiossa kokemukseen ja käytännön toimintaan perustuvaa tietoa, jota on pitkiä työuria tehneillä henkilöillä. Tutkimustulokset tuovat esiin, että hiljainen tieto siirtyy parhaiten vuorovaikutustilanteissa. Hiljaisen tiedon siirtäminen ei tapahdu automaattisesti työn ohessa, vaan siirtäminen vaatii suunniteltuja tiedonsiirtokäytäntöjä. Ilman työn organisointia ja osaamisen jatkuvaa jakamista hiljainen tieto keskittyy avainhenkilöille ja tieto siirtyy vasta osaamisvajeen ilmetessä.

Tutkimus tuottaa kokonaisvaltaisen näkemyksen hiljaisen tiedon merkitysestä tietointensiivisessä organisaatiossa. Tutkimusta voi hyödyntää tilanteissa, joissa halutaan ymmärtää hiljaisen tiedon elinkaari ja hiljaisen tiedon siirtämiseen liittyvät mekanismit. Tietointensiivisessä organisaatiossa hiljaisen tiedon siirtäminen tulee olla osa jatkuvaa henkilöstön kehittämistä. Hiljaista tietoa ei voi siirtää pelkkien ohjeiden avulla vaan siirtäminen vaatii vuorovaikutusta työyhteisössä. Hiljaisen tiedon siirtämistä tukee erilaiset tiedon siirtämisen mallit, joiden avulla tuetaan vuorovaikutuksen syntymistä.