Identifying Expected Benefits of SAP Material ID in Supply Chain Management: A Design Science Approach to Value Realization

Abstract

In the era of digital supply chains, the ability to automate processes and generate reliable analytics depends fundamentally on the quality of underlying material master data. This study addresses the critical role of standardized material identification in enabling supply chain management digitalization. In the case company, the management of third-party materials has historically relied on inconsistent free-text descriptions and fragmented identifiers rather than governed master data. This lack of standardization has resulted in significant operational inefficiencies, including the proliferation of duplicate records, a widespread reliance on manual "shadow processes" such as spreadsheets and emails, and severely limited visibility for procurement decision-making and sustainability reporting. Consequently, the organization faces a strategic challenge: while it invests in advanced ERP capabilities, the expected value cannot be realized without a foundational restructuring of how materials are identified and managed.

Addressing this pre-implementation challenge, the study investigates two primary research questions: (1) what specific benefits are expected from the implementation of SAP Material ID in SCM, and (2) how these benefits can be systematically linked to Key Performance Indicators to support post-implementation value realization. Adopting a Design Science Research Methodology within a single-case setting, the research utilizes qualitative data gathered from fourteen semi-structured expert interviews with professionals from Supply Chain Management (n=9) and Digitalization (n=5) functions.

The study develops two primary artifacts to guide the case company. The first is a Benefit Identification Framework, which synthesizes twelve empirically identified benefits—ranging from reduced procurement cycle times and error rates to enhanced lifecycle traceability and installed base visibility. These benefits are rigorously classified according to Shang and Seddon’s ERP benefit dimensions and explicitly mapped to measurable KPIs. This structure transforms abstract "value expectations" into actionable evaluation targets, allowing the organization to prepare for benefit realization. The second artifact consists of five Design Principles, which provide prescriptive guidance on how these benefits are achieved. These principles specify the necessary mechanisms for standardization, duplicate prevention, clarified ownership, and mandated data governance routines.

A central finding of the research is that Material ID functions as a foundational enabling capability rather than a standalone solution. The results demonstrate that while technical identification facilitates automation and advanced analytics, the actual realization of business value is contingent upon rigorous organizational governance.

Digitaalisten toimitusketjujen aikakaudella prosessien automatisointi ja luotettavan analytiikan luominen riippuu pohjimmiltaan pohjana olevien materiaalien perustietojen laadusta. Tämä tutkimus käsittelee standardoidun materiaalien tunnistuksen kriittistä roolia toimitusketjun hallinnan digitalisoinnin mahdollistamisessa. Kyseisessä yrityksessä kolmansien osapuolten materiaalien hallinta on perinteisesti perustunut epäjohdonmukaisiin vapaamuotoisiin kuvauksiin ja pirstaloituneisiin tunnisteisiin hallittujen perustietojen sijaan. Tämä standardoinnin puute on johtanut merkittäviin operatiivisiin tehottomuuksiin, mukaan lukien päällekkäisten tietueiden lisääntyminen, laajalle levinnyt riippuvuus manuaalisista "varjoprosesseista", kuten laskentataulukoista ja sähköposteista, sekä erittäin rajoitettu näkyvyys hankintapäätöksenteossa ja kestävän kehityksen raportoinnissa. Tämän seurauksena organisaatiolla on strateginen haaste: vaikka se investoi edistyneisiin toiminnanohjausjärjestelmiin, odotettua arvoa ei voida saavuttaa ilman materiaalien tunnistamisen ja hallinnan perustavanlaatuista uudelleenjärjestelyä.

Tämän käyttöönottoa edeltävän haasteen ratkaisemiseksi tutkimuksessa tarkastellaan kahta ensisijaista tutkimuskysymystä: (1) mitä erityisiä hyötyjä SAP Material ID:n käyttöönotosta odotetaan toimitusketjun hallinnassa, ja (2) miten nämä hyödyt voidaan systemaattisesti linkittää keskeisiin suorituskykyindikaattoreihin käyttöönoton jälkeisen arvon toteutumisen tukemiseksi. Tutkimus soveltaa suunnittelutiede menetelmää yksittäisessä tapaustutkimuksessa ja hyödyntää neljästätoista puolistrukturoidusta asiantuntijahaastattelusta kerättyä laadullista dataa toimitusketjun hallinnan (n=9) ja digitalisaation (n=5) ammattilaisten kanssa.

Tutkimuksessa kehitetään kaksi ensisijaista tekijää tapausyrityksen ohjaamiseksi. Ensimmäinen on hyötyjen tunnistamiskehys, joka syntetisoi kaksitoista empiirisesti tunnistettua hyötyä – hankintasyklin lyhentyneistä ja virhetasoista parantuneeseen elinkaaren jäljitettävyyteen ja asennettujen laitekantojen näkyvyyteen. Nämä hyödyt luokitellaan tarkasti Shangin ja Seddonin ERPhyötyulottuvuuksien mukaan ja ne on selkeästi yhdistetty mitattavissa oleviin suorituskykyindikaattoreihin. Tämä rakenne muuttaa abstraktit "arvo-odotukset" toimiviksi arviointitavoitteiksi, jolloin organisaatio voi valmistautua hyötyjen toteutumiseen. Toinen tekijä koostuu viidestä suunnitteluperiaatteesta, jotka tarjoavat ohjaavia ohjeita siitä, miten nämä hyödyt saavutetaan. Nämä periaatteet määrittelevät tarvittavat mekanismit standardoinnille, päällekkäisyyksien estämiselle, selkeytetylle omistajuudelle ja pakollisille tiedonhallintarutiineille.

Tutkimuksen keskeinen havainto on, että materiaalien tunnistaminen toimii perustavanlaatuisena mahdollistavana ominaisuutena eikä erillisenä ratkaisuna. Tulokset osoittavat, että vaikka tekninen tunnistaminen helpottaa automaatiota ja edistynyttä analytiikkaa, liiketoiminnan arvon todellinen toteutuminen riippuu tiukasta organisaation hallinnasta.