Prosessit ja prosessikuvaukset johtamisen apuna, CASE: Vaasan keskussairaala

Abstract

Prosessijohtaminen eri muodoissaan on perinteisesti yhdistetty tuotantotalouteen, ja myös vahvasti yksityiselle sektorille. Nykyään prosessijohtaminen yhtenä johtamisen muotona on kuitenkin alkanut olla osa myös perinteisesti vahvasti hierarkkisiksi miellettyjä julkisia organisaatioita ja prosessien kehittäminen onkin tärkeä osa monen julkisen organisaation kehitystyötä, yhä useammin myös terveydenhuollossa. Vaasan keskussairaalassa prosessien mallintaminen aloitettiin vuonna 2005 laatujärjestelmän käyttöönoton yhteydessä.

Tämän tutkielman tarkoituksena oli tutkia prosessien ja prosessikuvausten avulla johtamista Vaasan keskussairaalassa. Näkökulmaksi otettiin osastonhoitajat ja heidän johtamistyönsä. Osastonhoitajat muodostivat mielekkään tutkimuskohteen koska heitä on paljon ja he ovat useimmiten prosessien omistajia ja ovat lisäksi useimmiten olleet mukana kuvaamassa oman osastonsa prosesseja. Sairaalan johtamisjärjestelmän mukaan myös heidän pitäisi omassa johtamisessaan käyttää hyväksi prosessikuvauksia mm. oman henkilöstönsä osaamiskartoituksiin ja resursointiin sekä uusien työntekijöiden perehdytykseen ja työnohjaukseen.

Teoriapohjana tässä työssä on käytetty prosessijohtamista, joka lähteestä riippuen mielletään esimerkiksi laatujohtamisen osa-alueeksi tai yleiskäsitteenä kaikille prosessiorientoituneille johtamisen koulukunnille. Tässä tutkielmassa prosessijohtaminen on ajateltu osana laadukasta johtamista ja johtamismallina, jossa toiminnan ja ohjauksen lähtökohtana ovat ydinprosessit, jotka läpileikkaavat koko toimintaa. Prosessijohtamisen ydin on asiakaslähtöisyydessä ja se pyrkii muuttamaan toimintaa funktionaalisesta horisontaalisemmaksi, jolloin toiminnan fokus on asiakas eikä organisaatio.

Tutkielman metodina on haastattelut ja sen aineisto koostuu yhteensä 12 osastonhoitajan haastattelusta. Lisäksi on haastateltu muita Vaasan keskussairaalan asiantuntijoita, jotka ovat jollain tavalla tekemisissä prosessien kehittämisen kanssa. Haastattelut on toteutettu teemahaastatteluina kevään, kesän ja syksyn 2013 aikana.

Osastonhoitajien haastatteluissa kävi selvästi ilmi, että prosessien kehittäminen ja kuvaaminen vaatii toimiakseen tietynlaisen kulttuurin, jota Vaasan keskussairaalassa ei vielä ole onnistuttu saavuttamaan. Prosessien avulla johtaminen koetaan hyvin abstraktiksi ja prosessien kuvaaminenkin koetaan aikaa vieväksi ja osittain turhaksi toiminnaksi, jonka tuloksia on vaikea nähdä missään. Esiin nousi kuitenkin myös osastoja, joilla prosesseja todella mietitään, kuvataan ja päivitetään, sekä ihan oikeasti käytetään hyväksi niin päivittäisessä toiminnassa kun osastonhoitajan johtamistyössäkin. Kokonaisuudessaan prosessityö sairaalassa on kuitenkin hyvin keskeneräistä ja kirjavaa, eikä yhtenäistä linjaa prosessien kehittämisessä tai edes kuvaamisessa ole vielä löydetty. Kehitysmyönteinen ilmapiiri on kuitenkin löytymässä ja se näkyy myös prosessien kehittämisessä jatkossa.