Hallinnon keskittäminen: Keskitetyn matkahallinnon ohjaus ABB Oy:ssä

Abstract

Matkustamisesta, jonka ei katsota kuuluvan yrityksen ydinliiketoimintaan, on tullut yksi tärkeimmistä ydinliiketoimintaa tukevista ja erikseen hallinnoitavista toiminta-alueista. Viimeisten parinkymmenen vuoden aikana matkustamisen hallintaa on keskitetty voimakkaasti, ja lopputuloksena on monissa yrityksissä syntynyt erillinen, keskitetty matkahallinto. Julkisella sektorilla on keskittämistä tapahtunut myös ydintoiminnan ja muiden toimintojen eriyttämisen kautta. Matkustamiseen liittyvän hallinnoinnin piiriin luettavien osa-alueiden ja tehtävien yhä lisääntyessä on matkahallinnon keskeiseksi kysymykseksi noussut matkustamisen tehokas ohjaus.

Tämän työn pääongelmana on tutkia, mitä ongelmia ja etuja hallinnon keskitettyyn järjestämiseen liittyy. Tätä pääongelmaa lähestytään tarkastelemalla sitä, miten keskitetyn matkahallinnon ohjaus toimii. Ohjauksen osalta tutkitaan miten keskitetty matkahallinto ja siihen liittyvä ohjaus on organisoitu ja mitkä ovat ohjauksessa käytetyt keinot. Tarkastelun teoreettisena näkökulmana on hallinnon keskittäminen ja ohjaus. Näkökulmien avulla tarkennetaan ensinnäkin keskittämisen vaikutuksia matkahallinnon ohjaukseen. Toiseksi tutkitaan miten keskittämisen yleisenä tavoitteena oleva yhdenmukaisuus toteutuu matkahallinnon ohjauksessa. Tutkimuksen empiirisenä kohteena on ABB Oy:n keskitetty matkahallinto.

Tutkimusongelmaa lähestytään pääasiallisesti kvalitatiivisten menetelmien kautta. Tutkimuksessa käytetään apuna tutkimuskohteena olevan yrityksen sisäisiä dokumentteja, jotka jakautuvat yleisiin organisaatiota koskettaviin tietoihin sekä yhtiön sisäisiin, virallisiin ohjeisiin. Osa tutkimuksen tiedoista perustuu yrityksen sisällä tapahtuvaan osallistuvaan havainnointiin sekä tietoon, jota tutkimuksen tekijä on työnsä kautta saavuttanut. Dokumenttien ja osallistuvan havainnoinnin lisäksi tutkimuksen lisäksi tutkimusongelmaan haetaan vastauksia kohdeyrityksen sisällä tehdyn teemahaastattelun perusteella. Haastateltavien joukko koostuu yhtiön sisällä liiketoimintayksiköissä työskentelevistä henkilöistä, joiden vastuualueeseen kuuluu matkahallinnon koordinointi omassa yksikössään.

ABB Oy:n matkahallinto ja sen ohjaus perustuu yhtymästrategiaan, jonka mukaisesti matkahallinto on eriytetty varsinaisesta liiketoiminnasta ja keskitetty yhdessä muiden ydinliiketoimintaan kuulumattomien toimintojen kanssa yhteiseksi toiminnoksi ja palveluksi. Keskitetty, liiketoiminnasta organisatorisesti irrallinen matkahallinto tekee yhteistyötä niiden henkilöiden kanssa, jotka liiketoimintayksiköissä vastaavat matkustuksesta. ABB Oy:n matkahallinto ja sen ohjaus on hallinnollisesti ja poliittisesti keskittynyttä. Ohjauksen osalta liiketoimintayksiköillä on jaettu yhtiöpolitiikkaa noudattavan matkustuksen ohjaamistehtävä. Keskittämisen eduiksi ohjauksessa muodostuivat yhtiötasoiset säännöt sekä ohjauksen päätös- ja tehtävävastuu yhtiötasolla. Ongelmaksi keskittämisessä muodostui puolestaan yhtiötasolta lähtevän ohjauksen ohjausvoima suuressa organisaatiossa, ohjattavan tavoittaminen sekä liiketoimintakohtaisten erojen huomioiminen. Ohjausjärjestelmä, ohjausvoima ja ohjauskeinot yhtiötasolla ovat yhdenmukaisia. Ohjauskeinoina liiketoimintayksiköissä käytetään yhtiötasoisia ohjauskeinoja, mutta ohjauksen käytännön organisoinnissa on kuitenkin eroja. Yhteenvetona päätutkimusongelman osalta hallinnon keskittämisen yleisinä etuina voidaan nähdä yhdenmukaisuus ja erikoisosaaminen. Hallinnon keskittämisen ongelmia ovat puolestaan toimivallan päällekkäisyys, yksittäisiin tilanteisiin ja muutoksiin reagoinnin hitaus, resurssien kohdentuminen sekä alemman tason aktiivisuuden ja motivaation heikkeneminen.