Balancing Flexibility and Structure in a NPD case company: Opportunities and Challenges of Hybrid Project Management

Abstract

Hybrid project management methodologies are increasingly relevant to organizations balancing with the flexibility of Agile practices and the structure of traditional project management practices. However, their effectiveness is shaped by the organizational context in which they are implemented and while theories exist, empirical studies remain limited. The aim of this study is to examine what challenges the current hybrid project management model has and how project success can be improved by addressing these challenges in a case company executing large and complex new product development projects. Furthermore, this study aims to recognise how early warning indicators can create transparency to help leadership identify critical project delays to enable timely actions. To examine these research questions, mixed methods research was conducted in a global technology company’s new product develop-ment project organization. The empirical data consists of 17 semi-structured interviews working in project management roles in research and development- and supply chain departments. While the current hybrid model was considered as the most effective project management method compared to previous ones, the findings reveal several structured challenges in the current implementation of the hybrid model, including short-term focus, lack of overall management, unclear roles and insufficient transparency between stakeholders. These factors are closely linked to frequent project delays resulting from resource constraints and unrecognized project tasks and their dependencies. Strengthening change management, common planning, aligning schedules and resources to realistic levels, and increas-ing flexible resource use are identified as key actions for improving project performance. Furthermore, improved recognition of tasks and their dependencies for critical path monitoring and transparency through common tools are identified as key actions for improving detection of early warning indicators and supporting overall project success.

Hybridiprojektihallintamenetelmät ovat yhä merkityksellisempiä organisaatioille, jotka pyrkivät tasapainottelemaan ketterien menetelmien joustavuuden sekä perinteisten projektinhallintamenetelmien rakenteen ja hallinnan välillä. Projektihallintamenetelmien tehokkuus riippuu kuitenkin organisaation kontekstista, jossa niitä sovelletaan. Vaikka hybridiprojektinhallintamenetelmistä on olemassa teoreettista tutkimusta, empiirisiä tutkimuksia on edelleen vähän. Tässä tutkimuksessa tarkastellaan, mitä haasteita nykyisessä hybridiprojektinhallintamallissa on ja miten näihin haasteisiin keskittymällä voidaan parantaa projektimenestystä case-yrityksessä, joka toteuttaa isoja ja monimutkaisia uustuoteprojekteja. Lisäksi tutkimuksessa pyritään tunnistamaan, miten varhaisvaroitusindikaattorit voivat lisätä läpinäkyvyyttä ja auttaa johtoa havaitsemaan kriittiset projektiviiveet ajoissa. Tutkimuskysymysten tarkasteluun käytettiin sekamenetelmää ja empiirinen tutkimus toteutettiin globaalin teknologiayrityksen uustuoteprojektien osastolla. Empiirinen aineisto koostuu 17 puolistrukturoidusta haastattelusta, joissa haastateltavat työskentelevät projektihallinnan tehtävissä tutkimus ja kehitys - sekä toimitusketjuosastoilla. Vaikka nykyistä hybridimallia pidettiin tehokkaimpana projektinhallintamenetelmänä aiempiin verrattuna, tulokset paljastavat useita rakenteellisia haasteita nykyisessä hybridimallissa, kuten lyhytnäköisen keskittymisen, puutteellisen kokonaisjohtamisen, epäselvät roolit ja riittämättömän näkyvyyden sidosryhmien välillä. Nämä haasteet liittyvät läheisesti toistuviin projektiviiveisiin, joita aiheuttavat erityisesti resurssirajoitukset sekä tunnistamattomat tehtävät ja niiden riippuvuudet. Muutoshallinnan ja yhteisen suunnittelun vahvistaminen, aikataulujen ja resurssien realistinen kohdentaminen sekä resurssien joustavamman käytön lisääminen tunnistetaan keskeisiksi toimenpiteiksi projektien onnistumisen parantamiseksi. Lisäksi tehtävien ja niiden riippuvuuksien parempi tunnistaminen kriittisen polun seurantaa varten sekä näkyvyyden lisääminen yhteisten työkalujen avulla tunnistetaan keskeisiksi toimenpiteiksi varhaisvaroitusindikaattorien havaitsemisen parantamiseksi sekä projektien kokonaisvaltaisen onnistumisen tukemiseksi.