Developing the Intelligent Accounting Digital Maturity Model for SME Accounting Firms

Abstract

Digital transformation is reshaping accounting processes and practices, yet small and medium-sized enterprises (SMEs) lag behind larger organisations in adopting automation and artificial intelligence technologies. This dissertation addresses this challenge by developing a digital maturity model specifically for SME accounting firms. The development process follows the design science research cycles of relevance, rigour and design.

The dissertation comprises four empirical essays that together form the foundation for this model. The first essay examines small firms’ motivations for automating accounting processes and identifies factors influencing automation adoption. The second essay applies the technology acceptance model (TAM) to explore whether the automation experiments initiated in the first essay have transitioned into routine use. The findings show that although automation was perceived as useful, its adoption was constrained by perceived difficulty. The third essay investigates barriers to and enablers of artificial intelligence (AI) adoption among accounting and finance professionals. The professionals identified competence, system compatibility, data quality and ease of use as key factors. The fourth essay develops the Intelligent Accounting Digital Maturity Model (IADMM) in response to the needs identified in the three preceding essays.

The dissertation makes three interrelated theoretical contributions. First, it develops a holistic digital maturity model for intelligent accounting, encompassing core accounting functions from order-to-cash and purchase-to-pay to payroll, reporting and customer communication. Second, the model describes a staged progression of accounting automation from basic digitisation to intelligent, AI-driven processes, providing a conceptual framework that extends previous literature on the evolution of digital accounting. Third, the dissertation offers new empirical explanations of how SMEs adopt automation technologies in organisational settings, demonstrating that successful automation requires organisational readiness, collaborative network support and attention to human factors such as usability and competence development, thereby contributing to the professional service firm (PSF) literature. In addition to its theoretical contributions, the dissertation has practical relevance, as the IADMM can be applied in accounting firms to assess digital capabilities and plan systematic improvements.

Digitaalinen murros ja uudet teknologiat muuttavat taloushallinnon prosesseja ja käytäntöjä, mutta pienet ja keskisuuret yritykset (pk-yritykset) ovat automaation ja tekoälyteknologioiden käyttöönotossa jäljessä verrattuna suurempiin organisaatioihin. Tämä väitöskirja vastaa haasteeseen kehittämällä kokonaisvaltaisen älykkään taloushallinnon digitaalisen kypsyysmallin erityisesti pk-kokoisille tilitoimistoille. Kehitysprosessi noudattaa design science -tutkimuksen kolmea sykliä: relevanssia, tieteellistä huolellisuutta ja kehittämistä.

Väitöskirja koostuu neljästä empiirisestä esseestä. Ensimmäisessä esseessä tutkitaan pk-yritysten syitä automatisoida taloushallinnon prosesseja ja tunnistetaan automaation käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä. Toisessa esseessä sovelletaan teknologian hyväksymismallia (TAM) ja tutkitaan, ovatko ensimmäisessä esseessä aloitetut automaatiokokeilut vakiintuneet käyttöön. Tulokset osoittavat, että vaikka automaatio koettiin hyödylliseksi, sen käyttöönottoa rajoitti koettu vaikeus. Kolmannessa esseessä tarkastellaan tekoälyn käyttöönoton esteitä ja edistäviä tekijöitä taloushallinnon ammattilaisten keskuudessa. Keskeisiksi tekijöiksi nousivat osaaminen, järjestelmien yhteensopivuus, datan laatu ja helppokäyttöisyys. Neljännessä esseessä kehitetään kolmen ensimmäisen esseen osoittaman tarpeen pohjalta älykkään taloushallinnon digitaalinen kypsyysmalli (IADMM).

Väitöskirja tuottaa kolme toisiinsa kytkeytyvää teoreettista kontribuutiota. Ensinnäkin siinä kehitetään kokonaisvaltainen digitaalinen kypsyysmalli älykästä taloushallintoa varten. Malli kattaa taloushallinnon ydintoiminnot myynti- ja ostoreskontrasta palkanlaskentaan, raportointiin ja asiakasviestintään. Toiseksi malli kuvaa, miten taloushallinnon prosessit etenevät perustasolta älykkäisiin tekoälypohjaisiin prosesseihin, ja tarjoaa käsitteellisen viitekehyksen, joka laajentaa aiempaa kirjallisuutta digitaalisen taloushallinnon kehityksestä. Kolmanneksi väitöskirja tarjoaa uusia empiirisiä selityksiä siitä, miten pk-yritykset ottavat käyttöön automaatioteknologioita. Tulokset osoittavat, että onnistunut automaatio edellyttää teknologisen valmiuden lisäksi organisatorista valmiutta, yhteistyöverkostojen tukea sekä huomiota inhimillisiin tekijöihin kuten käytettävyyteen ja osaamisen kehittämiseen. Näin väitöskirja täydentää asiantuntijapalveluyrityksiä (PSF) koskevaa kirjallisuutta. Lisäksi IADMM-mallia voidaan hyödyntää tilitoimistoissa digitaalisten valmiuksien arviointiin ja järjestelmällisen kehittämisen suunnitteluun.