Developing a Master Data Playbook: Extended Master Data Management Across an Organisation
Pysyvä osoite
Kuvaus
Opinnäytetyö kokotekstinä PDF-muodossa.
Master Data Management (MDM) and Data Governance are critical for ensuring operational efficiency, regulatory compliance, and reliable decision-making in today’s business environment. However, as organisations have increasingly been adopting new IT systems without efficient enterprise and information architectural blueprints, maintaining data consistency across system boundaries has become increasingly challenging. This thesis investigates the current state of MDM in a global case company, with a particular focus on identifying data governance silos and decentralised document repositories.
To address these challenges, this thesis proposes an MDM playbook as a practical artifact. The playbook is designed to harmonize existing data domains, while serving as a scalable reference for adopting new data domains. This study was conducted using design science research methodology to develop the artifact, thereby bridging the gap between the organisation’s current data governance structure and its desired future state. The study combines qualitative insights from semi-structured interviews and document review with a comprehensive literature review to ensure the proposed solution is both theoretically sound and practically relevant for the case company. The interviews were structured around five core themes, considered critical to address MDM maturity, a unified view of data, performance, data lifecycle management, and adaptability to ensure the long-term usefulness of the play-book. Participants were purposefully selected to capture expert insights on the case company’s master data practices.
The findings revealed that, despite having a high-level data governance principle, the case company faces challenges related to unclear data ownership, the lack of unified conceptual data models, and the absence of a common data glossary. Consequently, the case company practices remain largely reactive rather than proactive. The study presents theoretically validated data governance and data management frameworks as part of the proposed solution. Additionally, the findings are limited to be utilized within the case company and are not expected to be generalizable to a broader scale.
As a result of the study, the case company is provided with an actionable guideline for man-aging master data domains across both business and IT landscapes. The playbook serves as a practical reference for data governance by bridging the gap between abstract governance principles and day-to-day operational practices. Ultimately, by integrating data accountability into core business processes, this thesis provides a roadmap for transitioning from system-centric to data-centric organisation, in which data is strategically managed and valued as a critical business asset.
Master datan hallinta (MDM) ja datanhallinnan ohjaus (Data Governance) ovat kriittisen tärkeitä tekijöitä operatiivisen toiminnan tehokkuuden, säädöstenmukaisuuden ja luotettavan päätöksenteon varmistamiseksi nykypäivän liiketoimintaympäristössä. Organisaatioiden ottaessa yhä enemmän käyttöön uusia IT-järjestelmiä ilman tehokkaita kokonais- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurin suunnitelmia, datan yhdenmukaisuuden ylläpitäminen järjestelmära-jojen yli on kuitenkin muuttunut entistä haastavammaksi. Tässä pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan MDM:n nykytilaa globaalissa kohdeyrityksessä, erityisesti keskittyen datanhallinnan siiloihin ja hajautettuihin dokumenttiarkistoihin.
Näihin haasteisiin vastaamiseksi tutkielmassa esitetään käytännön tuotoksena MDM-pelikirja (playbook). Pelikirja on suunniteltu harmonisoimaan olemassa olevat tietoalueet ja toimimaan skaalautuvana ohjeistuksena uusien tietoalueiden käyttöönotossa. Tutkimus toteutettiin design science -tutkimusmenetelmää hyödyntäen, ja sen tavoitteena oli kehittää artefakti, joka kuroo umpeen organisaation nykyrakenteen ja tavoiteltujen tulosten välisen kuilun. Tutkimus yhdistää puolistrukturoiduista haastatteluista ja dokumenttianalyysista saadut laadulliset havainnot kattavaan kirjallisuuskatsaukseen varmistaakseen, että ehdotettu ratkaisu on sekä teoreettisesti pätevä ja käytännössä relevantti kohdeyritykselle. Haastattelut rakentuivat viiden ydinteeman ympärille, joiden katsottiin olevan ratkaisevia MDM-kyvykkyyden, yhtenäisen tietonäkymän, suorituskyvyn, tiedon elinkaaren ymmärtämiseksi sekä sen varmistamiseksi, että pelikirja on pitkäaikaisesti sovellettavissa ja hyödynnettävissä käytännön työssä. Osallistujat valittiin tarkoituksenmukaisesti, jotta saatiin kattavia asiantuntijanäkemyksiä kohdeyrityksen master dataan liittyvistä toiminnoista. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että vaikka ylätason tiedonhallinnan periaatteet ovat olemassa, kohdeyritys kärsii epäselvästä tiedon omistajuudesta, yhtenäisten käsitteellisten tietomallien puutteesta sekä yhteisen sanaston puuttumisesta. Tämän seurauksena kohdeyrityksen tiedonhallinta on pikemminkin reaktiivista kuin ennakoivaa. Tutkimuksessa esitellään teoreettisesti päteviä tiedonhallinnan ja hallintomallin viitekehyksiä osana ehdotettua ratkaisua. Lisäksi tulokset on tarkoitettu hyödynnettäväksi ainoastaan kohdeyrityksessä, eikä niitä ole tarkoitus yleistää laajemmalle organisaatiotasolle. Tutkimuksen lopputuloksena kohdeyrityksellä on käytettävissä käytännönläheinen ohjeistus master data-alueiden hallintaan koko organisaatiossa ja IT-ympäristössä. Pelikirja toimii tiedonhallinnan tukipilarina, joka yhdistää ylätason abstraktit periaatteet ja päivittäisen operatiivisen tekemisen toisiinsa. Liittämällä vastuu tiedosta suoraan osaksi liiketoimintaprosesseja, tämä opinnäytetyö tarjoaa suuntaa muutokselle, jossa painopiste siirtyy järjestelmäkeskeisyydestä kohti tietokeskeistä organisaatiota ja samalla varmistaen, että tietoa hallitaan strategisesti ja sitä arvostetaan organisaation kriittisenä liiketoimintaomaisuutena.