Developing and Standardising Project Management Practices: A Case Study in an Electrification Solutions SME Context

This thesis explores how project management practices can be standardised in a medium-sized Finnish company operating in the electrification solutions sector. The company is experiencing rapid growth and a corresponding increase in the number of project managers, which has led to a widening range of practices and inconsistencies in internal processes and client-facing outputs. The aim of this research is to evaluate current project management practices, identify project managers’ key responsibilities that influence project success, and propose development areas and internal guidelines to support more consistent project delivery across departments. A qualitative case study methodology was employed. The primary data source consisted of twelve semi-structured interviews: ten with project managers and two with department stakeholders. The interviews were supported by document analysis and internal observations. The data were analysed using content analysis to identify recurring patterns, challenges, and opportunities for improvement in the company's project management approach. The findings indicate that although project managers across departments follow a broadly similar project logic, their execution practices vary. These differences were especially prominent in project life cycle understanding, documentation management, role clarity, and knowledge sharing. Based on these findings and supported by literature, six development areas were identified for standardisation: establishing a common project life cycle, creating documentation templates and structures, defining project manager roles, formalising lessons learned, strengthening the PMO, and using a phased and lightweight standardisation strategy. In addition, a project management handbook was developed during the research as a practical tool to consolidate and communicate standardised practices. The results are highly relevant for the case company and provide actionable recommendations that can support its growth, knowledge retention, and operational consistency. Although the findings can only be partially generalised due to the single-company scope, they offer valuable insights for other small and medium-sized (SME) enterprises facing similar challenges. Further research could investigate the long-term effects of standardisation initiatives and explore the development of project management methodologies and maturity models tailored to the SME context.

Pro gradu -tutkielma tarkastelee, kuinka projektinhallinnan käytäntöjä voidaan yhdenmukaistaa suomalaisessa keskisuuressa yrityksessä, joka toimii sähköistysratkaisujen toimittajana. Yritys kasvaa nopeasti, mikä on lisännyt projektipäälliköiden määrää ja johtanut vaihteleviin toimintatapoihin sekä epäjohdonmukaisuuksiin sisäisissä prosesseissa ja asiakasviestinnässä. Tutkimuksen tavoitteena on arvioida nykyisiä projektinhallinnan käytäntöjä, tunnistaa projektien onnistumiseen vaikuttavat projektipäällikön keskeiset vastuut sekä esittää kehittämiskohteita ja sisäisiä ohjeistuksia, jotka tukevat johdonmukaisempaa projektien läpivientiä eri osastojen välillä. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Ensisijainen aineisto koostui kahdestatoista puolistrukturoidusta haastattelusta, joista kymmenen tehtiin projektipäälliköiden ja kaksi osastojen sidosryhmien kanssa. Haastatteluita täydennettiin dokumenttianalyysillä ja sisäisillä havainnoilla. Aineisto analysoitiin sisällönanalyysin avulla, jotta voitiin tunnistaa toistuvia ilmiöitä, haasteita ja kehitysmahdollisuuksia yrityksen projektinhallinnan lähestymistavassa. Tulokset osoittavat, että vaikka projektipäälliköillä on samankaltainen käsitys projektityön rakenteesta, käytännön toteutustavat vaihtelevat osastojen välillä. Erot korostuivat erityisesti projektin elinkaaren hahmottamisessa, dokumentaation hallinnassa, roolien selkeydessä sekä tiedon jakamisessa. Tulosten ja kirjallisuuden pohjalta tunnistettiin kuusi keskeistä kehityskohdetta, joiden yhdenmukaistaminen toisi merkittävää hyötyä: yhteisen projektin elinkaarimallin luominen, dokumentointirakenteiden ja -pohjien kehittäminen, projektipäällikön roolin määrittely, osaamisen siirron formalisointi, PMO:n roolin vahvistaminen sekä vaiheittainen ja kevyt standardointistrategia. Lisäksi tutkimuksen aikana laadittiin projektinhallinnan käsikirja, joka kokoaa nämä suositukset yhteen ja toimii käytännön työkaluna projektipäälliköille. Tutkimuksen tulokset ovat merkityksellisiä yritykselle ja tarjoavat konkreettisia kehitystoimia, jotka tukevat sen kasvua, tiedonhallintaa ja yhtenäisyyttä. Vaikka tuloksia ei voida yleistää laajasti yksittäistapaustutkimuksen vuoksi, ne tarjoavat arvokkaita näkökulmia myös muille vastaavassa tilanteessa oleville pk-yrityksille. Tuleaisuudessa olisi hyödyllistä tutkia standardointitoimenpiteiden pitkäaikaisvaikutuksia sekä selvittää, kuinka pk-yritykset voivat kehittää projektinhallintametodologiaansa ja arvioida projektinhallinnan kypsyystasoaan.