How to create Lean a mindset : Capabilities towards Lean mindset

Abstract

Gradussa tehdyn tutkimuksen kohteena on pitkään kuljetusalalla toiminut perheyhtiö. Toimin itse yrityksen operatiivisena johtajana vastaten koko sopimuskuljetus liiketoiminnasta. Tutkimuksen keskiössä on yrityksen tarjoama sopimuskuljetus kuljetusten last mile-sektorilla. Last-mile sektorilla tässä gradussa tarkoitetaan suuremman kuljetusyrityksen terminaalista lähteviä yhdistettyjä jakelukuljetusreittejä. Huomioitavaa on, että tätä tehdään osana suuremman kuljetusyrityksen resurssien hallintajärjestelmää. Kyseessä ei siis ole kokonainen logistinen toimitusketju vaan osa toimitusketjusta. Avainsanat gradussa ovat Lean, kyvykkyydet, Kata valmennus, Kaizen, last mile and Gemba. Tarve tutkimukselle oli liiketoiminnan heikko kannattavuus. Heikon kannattavuuden syynä nähtiin alussa toiminnan tehottomuus, johon yhtenä syynä oli aiempi yliresursointi. Tutkimuksen alkuvaihe keskittyi tutkimusdatan keräämiseen ja Gemba kävelyn toteuttamiseen todellisessa autenttisessa ympäristössä. Näin varmistuttiin datan paikkansa pitävyydestä ja samalla voitiin eliminoida epäolennaisia tutkimusdatan esiintuomia ilmiötä. Tärkein tutkimusdata oli loppuasiakkaalta päivittäin saatu ennakkotieto seuraavan päivän lähetysmääristä. Tutkimuksen alkuvaiheessa myös huomattiin, että toiminnan tehostamisessa ja ohjattaessa sitä Lean ajattelun mukaiseksi oli kyseessä pitkälti eri tasolla toimivien työntekijöiden ajatusmallin muuttamisesta kohti Lean-teoriaa vastaavaksi. Gradun teoreettinen viitekehys on Lean-teoria. Lähdekirjallisuuden perusta oli palveluliiketoiminnasta tehdyt Lean tutkimukset. Lean teorian keskiössä on asiakkaalle hukkaa vähentämällä nostaa asiakkaan prosessista saamaa arvoa samalla tuottaen asiakkaalle lisäarvoa tehokkaammin hyödynnetyin resurssein. Saatu lisäarvo on asiakkaan myös mahdollista todentaa mittaamalla. Lean ajattelutavan avulla pyrittiin tässä tutkimuksessa hukan eliminointiin kuljetusprosessin eri vaiheissa. Loppuasiakkaalle hukan eliminointi nähtiin kasvattavan kuljetuspalvelun tuomaa lisäarvoa parantuneiden autokohtaisten tehokkuuslukujen valossa. Toimintatutkimus kohdistettiin ajan käytön hukan eliminointiin pyrkimyksenä kasvattaa kuljettajien päivittäin kuljettaman tavaran määrää työhön käytetyn kokonaisajan pysyessä samana. Tehokkuuden parantamiseen valittiin Lean työkalut PDSA-sykli, Kata ja siitä ennen kaikkea sen osa-alueista valmennus ja Kaizen. Työkalujen avulla oli tarkoitus luoda liiketoiminnan eri tasoilla toimiville työnjohtajille ja kuljetuspäälliköille huoneentaulu. Huoneentaulun avulla liiketoiminnan tehostamista oli mahdollista yksinkertaistaa ja esimerkiksi ennakkosuunnittelu helpottuu. Työkalujen avulla kehitettiin yrityksen kyvykkyyksiä vastaamaan paremmin liiketoiminnan luonnetta. Tällä viitataan gradun otsikkoon: “Kuinka luoda Lean ajattelutapa” Lopputuloksena päästiin yrityksessä selvästi parempaan tehokkuuteen, mikä havaitaan myös liiketoiminnan parantuneena kannattavuutena. Yhtenä suurimmista onnistumisista havaittiin työnjohtajien ja kuljetuspäälliköiden tiedon ja osaamisen kasvu. Näiden kyvykkyyksien kehittäminen ja henkilökunnan valmentaminen toi projektin suurimmat onnistumiset. Kyky suunnitella kustannustehokkaita reittejä tavaramäärän vaihdellessa parani merkittävästi. Samoin heihin kohdistetut vaatimukset päivittäisestä itse reflektiosta osana oppimisprosessia edesauttoivat hyvän lopputuloksen saavuttamisessa. Lean projekti jatkuu yrityksessä myös tulevaisuudessa ja sitä laajennetaan koskemaan yrityksen muitakin kustannuspaikkoja samalla pyrkien löytämään synergioita eri kustannuspaikkojen välillä.

Lean Management has been studied in logistics numerous times using active research. With the help of various Lean tools, entire supply chains have been divided into parts and agile sub-assemblies have been developed from the parts. In this Thesis, it is not about changing the operating model of the entire supply chain, but the focus is on last-mile transportation. In this Thesis, the focus is on making truck-operated transports more efficient and improving business profitability using active research. As a means of improving profitability, the way of thinking at different levels of the organization is aimed at moving towards Lean thinking and mindset. At the same time, it is mapped out which abilities are important when guiding different parts of the organization towards the Lean mindset. The studied company has been operating in the transport industry for a long time. As the business grew, attention was paid to the weak profitability of the business. The problem has become the inefficiency of the trucks operating in contract traffic and the weak ability to adapt to changes in the amount of goods. The daily variation in the amount of goods has led to overresourcing. Over-resourcing and the inability to adapt have led to low profitability of business operations. Based on this research, there are certain ways of working and capabilities, which by developing the different levels of the organization will progress towards the Lean mindset. By developing operational methods and capabilities following the study, the company under study achieved financial benefits. The results obtained from the research also create a foundation for the company, allowing the future to develop business operations in the company's other cost centres as well.