Optimising Financial Reporting: A Lean Management and RPA Approach for EU Life-Funded Projects
Silen, Christoffer (2024-06-28)
28.06.2024
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2024062859244
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2024062859244
Tiivistelmä
Efficient and accurate financial reporting is crucial in today's fast-paced business environ-ment. However, the case company has been relying on manual labour to produce the neces-sary project financial reports. With the rapid pace of technological advancements, the objec-tive of this master thesis is to investigate how this process can be optimised to reduce manu-al labour and ensure the highest quality financial reports.
The study was conducted as a case study, and the data collection method used was inter-views and evaluation of internal process documentation. Based on the gathered data, the current state of the financial reporting process was evaluated, identifying areas of inefficien-cy and potential for improvement with the help of Lean Management and Robotic Process Automation tools and theory.
The Lean Management theory can significantly improve the efficiency of a process by mini-mising waste. Combining Lean Management and Robotic Process Automation can eliminate the waste of human capital by reducing repetitive human tasks. When humans are taken out of these repetitive tasks, the quality of the work improves, especially in tasks like retrieving data from multiple software systems. As a result of the study, a new process was developed, with Robotic Process Automation at its centre, made possible by streamlining and standardis-ing the process.
To summarise, this research provides a comprehensive understanding of the obstacles in the existing financial reporting system for EU Life-funded projects and proposes an innovative solution. By utilising the potential of RPA and Lean Management principles, it creates a path towards a future where financial reporting is not only streamlined but also reliably precise, satisfying the expectations of both internal stakeholders and external sponsors. Tehokas ja tarkka taloudellinen raportointi on nykypäivän nopeatempoisessa liiketoimintaympäristössä ratkaisevan tärkeää. Tapausyrityksessä on kuitenkin luotettu manuaaliseen työhön tarvittavien projektin talousraporttien tuottamisessa. Teknologian nopean kehityksen myötä tämän opinnäytetyön tavoitteena on tutkia, miten tätä prosessia voidaan optimoida manuaalisen työn vähentämiseksi ja korkealaatuisten talousraporttien varmistamiseksi.
Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, ja tiedonkeruumenetelmänä käytettiin haastatteluita ja sisäisten prosessidokumenttien arviointia. Kerättyjen tietojen perusteella arvioitiin talousraportointiprosessin nykytilaa ja yksilöitiin tehottomuusalueet ja parannusmahdollisuudet Lean Management- ja Robotic Process Automation -työkalujen ja -teorian avulla.
Lean Management -teorian avulla voidaan merkittävästi parantaa prosessin tehokkuutta minimoimalla hukka. Yhdistämällä Lean Management ja robottiprosessien automatisointi voidaan poistaa inhimillisen pääoman tuhlausta vähentämällä toistuvia työtehtäviä. Kun ihmiset poistetaan näistä toistuvista tehtävistä, työn laatu paranee, erityisesti sellaisissa tehtävissä kuin tietojen hakeminen useista ohjelmistojärjestelmistä. Tutkimuksen tuloksena kehitettiin uusi prosessi, jonka keskiössä on robottiprosessien automatisointi ja joka mahdollistui prosessia virtaviivaistamalla ja standardoimalla.
Yhteenvetona voidaan todeta, että tässä tutkimuksessa annetaan kattava käsitys EU Life -ohjelmasta rahoitettujen hankkeiden nykyisessä talousraportointijärjestelmässä olevista esteistä ja ehdotetaan innovatiivista ratkaisua. Hyödyntämällä RPA:n ja Lean Management -periaatteiden tarjoamia mahdollisuuksia siinä luodaan tie kohti tulevaisuutta, jossa talousraportointi on virtaviivaistettua ja luotettavan tarkkaa ja täyttää sekä sisäisten sidosryhmien että ulkoisten rahoittajien odotukset. Effektiv och noggrann finansiell rapportering är avgörande i dagens snabbt föränderliga affärsmiljö. Trots detta har fallföretaget förlitat sig på manuellt arbete för att framställa nödvändiga projektfinansiella rapporter. Med den snabba teknologiska utvecklingen är målet med denna magisteruppsats att undersöka hur denna process kan optimeras för att minska manuellt arbete och säkerställa finansiella rapporter av högsta kvalitet.
Studien utfördes som en fallstudie och metoden för datainsamling var intervjuer och utvärdering av intern processdokumentation. Baserat på insamlad data utvärderades det nuvarande tillståndet i processen för finansiell rapportering, och områden med ineffektivitet samt förbättringspotential identifierades med hjälp av verktyg och teorier inom Lean Management och Robotic Process Automation (RPA).
Teorin om Lean Management kan signifikant förbättra effektiviteten i en process genom att minimera slöseri. Genom att kombinera Lean Management och RPA kan slöseri med mänskligt kapital elimineras genom att reducera repetitiva manuella uppgifter. När människor tas bort från dessa upprepade arbetsuppgifter förbättras arbetskvaliteten, speciellt i uppgifter såsom att hämta data från flera mjukvarusystem. Som ett resultat av studien utvecklades en ny process med RPA i centrum, möjliggjord genom att förenkla och standardisera processen.
Sammanfattningsvis ger denna forskning en omfattande förståelse för hinder i det nuvarande systemet för finansiell rapportering för projekt finansierade av EU Life-programmet och föreslår en innovativ lösning. Genom att utnyttja möjligheterna som RPA och principerna för Lean Management erbjuder skapas en väg mot en framtid där finansiell rapportering inte bara är effektiviserad utan även pålitligt noggrann, vilket uppfyller förväntningarna hos både interna och externa intressenter.
The study was conducted as a case study, and the data collection method used was inter-views and evaluation of internal process documentation. Based on the gathered data, the current state of the financial reporting process was evaluated, identifying areas of inefficien-cy and potential for improvement with the help of Lean Management and Robotic Process Automation tools and theory.
The Lean Management theory can significantly improve the efficiency of a process by mini-mising waste. Combining Lean Management and Robotic Process Automation can eliminate the waste of human capital by reducing repetitive human tasks. When humans are taken out of these repetitive tasks, the quality of the work improves, especially in tasks like retrieving data from multiple software systems. As a result of the study, a new process was developed, with Robotic Process Automation at its centre, made possible by streamlining and standardis-ing the process.
To summarise, this research provides a comprehensive understanding of the obstacles in the existing financial reporting system for EU Life-funded projects and proposes an innovative solution. By utilising the potential of RPA and Lean Management principles, it creates a path towards a future where financial reporting is not only streamlined but also reliably precise, satisfying the expectations of both internal stakeholders and external sponsors.
Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, ja tiedonkeruumenetelmänä käytettiin haastatteluita ja sisäisten prosessidokumenttien arviointia. Kerättyjen tietojen perusteella arvioitiin talousraportointiprosessin nykytilaa ja yksilöitiin tehottomuusalueet ja parannusmahdollisuudet Lean Management- ja Robotic Process Automation -työkalujen ja -teorian avulla.
Lean Management -teorian avulla voidaan merkittävästi parantaa prosessin tehokkuutta minimoimalla hukka. Yhdistämällä Lean Management ja robottiprosessien automatisointi voidaan poistaa inhimillisen pääoman tuhlausta vähentämällä toistuvia työtehtäviä. Kun ihmiset poistetaan näistä toistuvista tehtävistä, työn laatu paranee, erityisesti sellaisissa tehtävissä kuin tietojen hakeminen useista ohjelmistojärjestelmistä. Tutkimuksen tuloksena kehitettiin uusi prosessi, jonka keskiössä on robottiprosessien automatisointi ja joka mahdollistui prosessia virtaviivaistamalla ja standardoimalla.
Yhteenvetona voidaan todeta, että tässä tutkimuksessa annetaan kattava käsitys EU Life -ohjelmasta rahoitettujen hankkeiden nykyisessä talousraportointijärjestelmässä olevista esteistä ja ehdotetaan innovatiivista ratkaisua. Hyödyntämällä RPA:n ja Lean Management -periaatteiden tarjoamia mahdollisuuksia siinä luodaan tie kohti tulevaisuutta, jossa talousraportointi on virtaviivaistettua ja luotettavan tarkkaa ja täyttää sekä sisäisten sidosryhmien että ulkoisten rahoittajien odotukset.
Studien utfördes som en fallstudie och metoden för datainsamling var intervjuer och utvärdering av intern processdokumentation. Baserat på insamlad data utvärderades det nuvarande tillståndet i processen för finansiell rapportering, och områden med ineffektivitet samt förbättringspotential identifierades med hjälp av verktyg och teorier inom Lean Management och Robotic Process Automation (RPA).
Teorin om Lean Management kan signifikant förbättra effektiviteten i en process genom att minimera slöseri. Genom att kombinera Lean Management och RPA kan slöseri med mänskligt kapital elimineras genom att reducera repetitiva manuella uppgifter. När människor tas bort från dessa upprepade arbetsuppgifter förbättras arbetskvaliteten, speciellt i uppgifter såsom att hämta data från flera mjukvarusystem. Som ett resultat av studien utvecklades en ny process med RPA i centrum, möjliggjord genom att förenkla och standardisera processen.
Sammanfattningsvis ger denna forskning en omfattande förståelse för hinder i det nuvarande systemet för finansiell rapportering för projekt finansierade av EU Life-programmet och föreslår en innovativ lösning. Genom att utnyttja möjligheterna som RPA och principerna för Lean Management erbjuder skapas en väg mot en framtid där finansiell rapportering inte bara är effektiviserad utan även pålitligt noggrann, vilket uppfyller förväntningarna hos både interna och externa intressenter.