Shaping Tomorrow’s Workplace with AI-Driven HRM : Bridging the Gap Between Technology and Human Capital

Human Resource Management (HRM) and Artificial intelligence (AI) form a combination that could significantly reshape the landscape of modern workplace. Integrating AI into HRM is said to offer unique opportunities to enhance organizational efficiency. This Master's thesis explores the utilization of Artificial Intelligence (AI) in Human Resource Management (HRM) and examines how companies can ensure the successful adoption of AI within organizations. To provide a comprehensive analysis, this question is further divided into four sub-questions: (1) What are the challenges and opportunities in applying AI-based tools and programs in HRM practices? (2) What specific tasks within HRM can AI potentially replace or collaborate with humans? (3) How can organizations address the emerging challenges and capitalize on opportunities created through the application of AI in HRM? (4) How can organizations capture the full potential of AI, and what practical guidance can be recommended to ensure the successful implementation and utilization of AI technologies? The study employs qualitative methods, including guided and semi-structured interviews with HR professionals across various industries. The unique data set used in this study offers a broad overview of this research area, while also capturing recent and future trends. It underscores the significant connection between HRM and AI in the business sector. Success stories highlight the positive effects of AI on performance management, learning and development, and recruitment. The findings reveal that AI can revolutionize HR processes by automating routine tasks and enhancing strategic functions. Opportunities include streamlining resume sorting, managing pay-roll, and automating reminders, thus allowing HR professionals to focus on more strategic work. Challenges include over-reliance on AI leading to impersonal processes, budgetary constraints, the need for continuous updates, and data security and accessibility. The research emphasizes the importance of workforce upskilling, collaboration between AI and HR professionals and ethical and responsible AI use. It underscores the necessity of maintaining a human-centric approach, ensuring AI augments rather than replaces human expertise. Practical guidance for successful AI implementation includes aligning AI adoption with HRM and business objectives, fostering openness to change, and ensuring a balance between technology and people-centric approaches. Ultimately, this study highlights that thoughtfully implemented AI in HRM can enhance organizational efficiency, drive innovation, and provide a competitive edge while maintaining a human touch.

Henkilöstöhallinto (HRM) ja tekoäly (AI) ovat yhdistelmä, joka voisi muokata modernin työelämän maisemaa merkittävästi. Tekoälyn integroiminen henkilöstöhallintoon sanotaan tarjoavan ainutlaatuisia mahdollisuuksia parantaa organisaation tehokkuutta. Tämä pro gradu -tutkielma tutkii tekoälyn (AI) hyödyntämistä henkilöstöhallinnossa (HRM) ja tarkastelee, kuinka yritykset voivat varmistaa tekoälyn onnistuneen käyttöönoton organisaatioissaan. Kattavan analyysin tarjotakseen, tämä kysymys jaetaan neljään alakysymykseen: (1) Mitkä ovat haasteet ja mahdollisuudet AI-pohjaisten työkalujen ja ohjelmien soveltamisessa HRM-käytännöissä? (2) Mitkä erityiset tehtävät henkilöstöhallinnossa AI voi mahdollisesti korvata tai suorittaa yhteistyössä ihmisten kanssa? (3) Miten organisaatiot voivat kohdata uudet haasteet ja hyödyntää tekoälyn soveltamisen luomia mahdollisuuksia HRM:ssä? (4) Miten organisaatiot voivat hyödyntää tekoälyn koko potentiaalin ja mitä käytännön ohjeita voidaan suositella AI-teknologioiden onnistuneen käyttöönoton ja hyödyntämisen varmistamiseksi? Tutkimuksessa käytetään kvalitatiivisia menetelmiä, puolistrukturoituja haastatteluja henkilöstöhallinnon ammattilaisten kanssa eri toimialoilta. Tutkimuksessa käytetty ainutlaatuinen aineisto tarjoaa kattavan yleiskuvan tieteenalasta sekä kuvaa viimeaikaisia ja tulevia trendejä. Se korostaa merkittävää yhteyttä henkilöstöhallinnon ja tekoälyn välillä liiketoiminnassa. Tulokset osoittavat, että tekoäly voi mullistaa HR-prosesseja automatisoimalla rutiinitehtäviä ja parantamalla strategisia toimintoja. Menestystarinat korostavat tekoälyn positiivisia vaikutuksia suorituksen johtamiseen, oppimiseen ja kehitykseen sekä rekrytointiin. Mahdollisuuksiin kuuluu rekrytoinnin tehostaminen, palkanlaskennan hallinta ja muistutusten automatisointi, mikä mahdollistaa HR-ammattilaisten keskittymisen strategisempaan työhön. Haasteita ovat tekoälyn liiallinen käyttö, mikä voi johtaa epäpersoonallisiin prosesseihin, budjettirajoitukset, jatkuvan päivityksen tarve ja turvallisuusriskit. Tutkimus korostaa henkilöstön taitojen päivittämisen sekä tekoälyn ja HR-ammattilaisten välisen yhteistyön sekä eettisen ja vastuullisen tekoälyn käytön tärkeyttä. Se painottaa inhimillisen lähestymistavan säilyttämisen välttämättömyyttä, varmistaen, että tekoäly täydentää eikä korvaa ihmisen asiantuntemusta. Käytännön ohjeet onnistuneelle tekoälyn käyttöönotolle sisältävät tekoälyn käyttöönoton linjaamisen HRM- ja liiketoimintatavoitteiden kanssa, muutokseen liittyvän avoimuuden edistämisen sekä tasapainon varmistamisen teknologian ja ihmiskeskeisten lähestymistapojen välillä. Lopulta tämä tutkimus osoittaa, että harkitusti toteutettu tekoälyn hyödyntäminen henkilöstöhallinnossa voi parantaa organisaation tehokkuutta, edistää innovaatioita ja tarjota kilpailuetua säilyttäen samalla inhimillisen kosketuksen.