The role of internal communication in employee satisfaction via communication channels : Case study in multilingual international organization

Abstract

The focus to internal communication emerged in 1990’s when economic crisis occurred and organizations needed to be reorganized. Organizations needed to increase the trust among employees and management and it was observed, that the role of internal communication is vital for organizations. It can be conducted in multiple ways and practices utilizing various communication channels, which are chosen according to the needs of organization. Internal communication practices and chosen channels have an impact to employee’s internal communication satisfaction. In multilingual organizations the language and communication strategy need to be competent, as internal information needs to reach all employees in the same manner, and it needs to be accessible to every employee to ensure high levels of internal communication satisfaction.

The main purpose of this research is to investigate the role of internal communication in employee satisfaction via communication channels. Specifically, this study examines the role of internal communication and level of communication satisfaction originated from chosen communication channels in multilingual environment in international case company.

The main concepts and theory are based on prior literature and researches related to research topic. Theoretical framework is composed from internal communication, multilingualism, types of communication channels and employee satisfaction on communication. This study examines one case company in finance sector operating in Finland, but originates from Sweden and operates in multiple locations in Europe. This research is qualitative, and consist from six thematic interviews from three various departments of case company.

The findings of this study revealed the differing levels of internal communication satisfaction in the case company. The variation within internal communication satisfaction between the examined departments was evident, and especially one department stood out from the results with low levels of internal communication satisfaction. Low levels of internal communication satisfaction originated from department specific internal communication practices and communication channels. Interviewees working in other departments had notably higher levels of internal communication satisfaction. Internal communication from management had high levels of internal communication satisfaction. Multilingualism of case company did not bring challenges to internal communication as the language and communication strategy of case company is successful and the level or language skills among employees is high. The findings of this study showed, that the role and position in organization has remarkable role in internal communication, how well the information is received and what is the level of communication satisfaction.

Sisäiseen viestintään keskittyminen alkoi 1990-luvulla talouskriisin jälkeen, kun yritysrakenteita oli järjesteltävä uudelleen. Yrityksen pyrkivät lisäämään luottamusta työtekijöiden ja johdon välillä, ja sen lisäksi havaittiin, että sisäinen viestintä on yrityksille erittäin merkityksellistä. Sisäistä viestintää voidaan toteuttaa monin eri tavoin ja hyödyntäen eri kommunikaatiokanavia, jotka on valittu yksilöllisesti yrityksen tarpeiden mukaisesti. Tavat toteuttaa sisäistä viestintää ja valitut kommunikaatiokanavat vaikuttavat työtekijöiden sisäisen viestinnän tyytyväisyyteen. Monikielisissä yrityksissä kieli- ja viestintästrategia ovat tärkeässä roolissa, sillä sisäisen viestinnän ja tiedon on saavutettava kaikki työntekijät tasa-arvoisesti, ollen samalla saavutettavissa jokaisen työntekijän toimesta. Tämä edesauttaa korkeaa tyytyväisyyttä sisäisen viestinnän suhteen.

Tämän tutkimuksen päätavoitteena on selvittää sisäisen viestinnän roolia työtyytyväisyyteen kommunikaatiokanavien kautta. Pääkäsitteet ja teoria perustuvat aikaisempaan kirjallisuuteen ja tutkimusaiheeseen liittyviin aikaisempiin tutkimuksiin. Teoreettinen viitekehys muodostuu sisäisestä viestinnästä, monikielisyydestä, kommunikaatiokanavista ja työtyytyväisyydestä. Tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena suomalaisessa monikielisessä rahoitusalan yrityksessä, jolla on kansainvälistä toimintaa. Tämä tutkimus on laadullinen, ja se koostuu kuudesta eri teemahaastattelusta, jotka toteutettiin tapausyrityksen kolmella eri osastolla.

Tämän tutkimuksen tulosten myötä kävi ilmi, että sisäisen viestinnän tyytyväisyyden tasot ovat vaihtelevia eri osastojen välillä. Erityisesti yksi osasto erottui tuloksissa alhaisella sisäisen viestinnän tyytyväisyydellä. Alhainen tyytyväisyys johtui osastokohtaisista sisäisen viestinnän käytännöistä ja kommunikaatiokanavista. Muilla osastoilla työskentelevien haastateltujen viestintätyytyväisyys oli selkeästi korkeampi. Johdon sisäiseen viestintään olivat kaikki tyytyväisiä. Tapausyrityksen monikielisyys ei tuonut juurikaan haasteita sisäiseen viestintään, sillä yrityksen kieli- ja viestintästrategia on onnistunut ja työntekijöiden kielitaito on korkea. Tämän tutkimuksen tuloksen osoittivat, että työtekijän roolilla ja asemalla yrityksessä on merkittävä rooli sisäisen viestinnän kannalta, kuinka vaivattomasti tieto on saavutettavissa ja miten sitä vastaanotetaan, sekä mikä on sisäisen viestinnän tyytyväisyyden taso.