Change requirements on product data structures in S/4HANA implementation

Enterprise resource planning (ERP) renewal projects are common in today's organizations. As renovating and updating ERP systems typically involves many of the organization's resources, companies strive to ensure that large projects meet the planned goals and schedule. This study focuses on the renewal project of the SAP system, where several parts of the organization move to use a newer version of the ERP system. The basis for the research utilized the Design Science Research (DSR) approach for information systems, which focuses especially on developing systems and improving functions by producing additional information on open problems or questions. The research is limited to SAP's Material Management module, especially its product configuration and batch management-related features, as the future identified changes are particularly related to these areas. The research primarily focuses on product data structure changes that directly impact system data configuration and daily work in the system in terms of product management organization. The research utilized a multi-method approach, combining quantitative and qualitative research to gain a deeper understanding of the research questions. In the first phase of the research, previous academic research related to the key questions, the technical documentation of the SAP system, and other literature were used to map the system's requirements and well-proven operating methods. In the next step, the organization's current product information and structures were evaluated quantitatively in the data analysis phase. Additionally, the business context, observations, and requirements were clarified with the help of short interviews to ensure the best result. The research results combine the structural change requirements in terms of identified change areas considering both the technical requirements of the new system version and the business needs. As the product structure contains key information important to the company's business, the results section is partially anonymized.

Toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) uudistusprojektit ovat yleisiä nykypäivän organisaatioissa. ERP-järjestelmien uudistaminen ja päivittäminen sitoo tyypillisesti paljon organisaation resursseja. Yritykset pyrkivät varmistamaan, että kyseiset suuret hankkeet onnistuvat suunnitelluissa tavoitteissa ja aikataulussa. Tämä tutkimus keskittyy SAP-järjestelmän uudistusprojektiin, jossa useampi organisaation osa siirtyy käyttämään järjestelmän uudempaa versiota. Tutkimuksen perustana käytettiin tietojärjestelmien suunnittelutieteellistä tutkimusta (DSR), joka keskittyy erityisesti järjestelmien kehitykseen ja toimintojen parantamiseen tuottamalla lisätietoja avoinna oleviin ongelmiin tai kysymyksiin. Työn tavoitteena on erityisesti kartoittaa organisaation tuotehallintaan kohdistuvia muutoksia. Tutkimus rajoittuu SAP:n Material Management-moduuliin, ja erityisesti sen tuotteen konfigurointi, ja sekä erähallintaan liittyviin ominaisuuksiin, sillä tulevat tunnistetut muutokset liittyvät erityisesti näihin alueisiin. Tutkimus keskittyy ensisijaisesti tietorakennemuutoksiin, joilla on suora vaikutus järjestelmän konfigurointiin, sekä päivittäiseen työskentelyyn järjestelmässä tuotehallinnan osalta. Tutkimuksessa hyödynnettiin monimenetelmällistä lähestymistapaa, jossa määrällistä ja laadullista tutkimusta yhdistettiin kokonaisvaltaisemman ratkaisun kartoittamiseksi. Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa avainkysymyksiin liittyvää aikaisempaa akateemista tutkimusta, kirjallisuutta, sekä SAP-järjestelmän teknistä dokumentointia hyödynnettiin järjestelmän vaatimusten ja hyväksi todettujen toimintatapojen kartoittamiseksi. Seuraavassa vaiheessa organisaation nykyisiä tuotetietoja, sekä rakenteita arvioitiin määrällisesti data-analyysivaiheessa. Tämän lisäksi liiketoimintakontekstia, havaintoja ja vaatimuksia tarkennettiin lyhyiden haastattelujen avulla parhaan lopputuloksen varmistamiseksi. Tutkimustulokset yhdistävät järjestelmän käyttöönottoon liittyvät järjestelmän rakennemuutokset yhdessä tarvittavien liiketoiminnantuoterakenteiden kanssa. Tuoterakenteen sisältäessä yrityksen liiketoiminnalle tärkeitä avaintietoja, on tässä työssä tuotu esiin vain tuloksien julkinen osuus osin anonymisoituna.