Deployment of Robotic Process Automation for order handling process in a case company

Digitisation has been and still is one of the challenges for organizations as technologies quickly develop. This research examined the applicability of robotic process automation (RPA) for the automation of the order handling process. RPA supports digital transformation by being one of the best technologies to allow companies to address challenges in operational work across all industries and functions. The case company wanted to discover what robotic process automation means and how it could automate its order handling process. The challenges of the case company's order handling process are that it is manual work, which makes the process bound to persons, and there are many instructions for employees to remember. The research method used is information system design, a comprehensive approach to understanding and improving processes. The empirical part of the study uses semi-structured interviews as a data-collection method. Eight employees with different expertise were initially considered. However, to ensure a focused and in-depth analysis, six individuals were selected for the study. The interviews provided a deep understanding of the current process and allowed for a thorough analysis of the identified challenges. Also, the case company's instructions and manuals were used as a data source. Using the gathered information, it was determined which of the challenges could benefit the use of robotic process automation. The goal was to suggest which tasks should be automated to create a more efficient order handling process. Automating the order handling process using RPA is expected to streamline the processes and help address the identified challenges by reducing manual work. Reducing manual work saves employees time and helps with workload balancing. Also, less manual work helps with the challenge of too many things to remember as the software robots conduct the tasks. Automating manual actions could reduce the potential human errors as software bots are reliable when coded correctly. The next step after the study is implementing the suggested automation with the help of robotic process automation experts. This study was limited to robotic process automation, which is defined as application programs. Using artificial intelligence-based RPA in process automation is recommended as a subject for further research, taking into account the order handling process.

Digitalisaatio on ollut ja on edelleen yksi organisaatioiden haasteista teknologioiden nopean kehittymisen myötä. Tässä tutkimuksessa tarkasteltiin ohjelmistorobotiikan soveltuvuutta tilaustenkäsittelyprosessin automatisointiin. Ohjelmistorobotiikka tukee digitaalista muutosta olemalla yksi parhaista teknologioista, joiden avulla yritykset voivat vastata operatiivisen työn haasteisiin kaikilla toimialoilla ja toiminnoilla. Tapausyritys halusi selvittää, mitä ohjelmistorobotiikka tarkoittaa ja miten se voisi automatisoida tilaustenkäsittelyprosessinsa. Haasteena tapausyrityksen tilausten käsittelyprosessissa on se, että kyseessä on manuaalinen työ, joka tekee prosessista ihmisiin sidotun, ja työntekijöillä on monia ohjeita muistettavana. Tutkimusmenetelmänä on tietojärjestelmäsuunnittelun tutkimusmetodi, joka on kokonaisvaltainen lähestymistapa prosessien ymmärtämiseen ja parantamiseen. Tutkimuksen empiirisessä osassa käytetään tiedonkeruumenetelmänä haastatteluja. Aluksi harkittiin kahdeksaa työntekijää, joilla oli eri asiantuntemus. Kohdistetun ja syvällisen analyysin varmistamiseksi tutkimukseen valittiin kuitenkin kuusi henkilöä. Haastattelut antoivat syvän ymmärryksen nykyisestä prosessista ja mahdollistivat perusteellisen analyysin tunnistetuista haasteista. Tietolähteenä käytettiin myös tapausyhtiön ohjeita ja muita asiakirjoja. Kerätyn tiedon perusteella selvitettiin, mitkä haasteista voisivat hyödyntää ohjelmistorobotiikan käyttöä. Tavoitteena oli ehdottaa, mitkä tehtävät tulisi automatisoida tehokkaamman tilaustenkäsittelyprosessin luomiseksi. Tilaustenkäsittelyprosessin automatisointi ohjelmistorobotiikalla odotetaan virtaviivaistavan prosesseja ja auttavan vastaamaan tunnistettuihin haasteisiin vähentämällä manuaalista työtä. Manuaalisen työn vähentäminen säästää työntekijöiden aikaa ja auttaa työmäärän tasapainottamisessa. Manuaalisen työn vähentäminen helpottaa liian monien muistettavien asioiden haastetta ohjelmistorobottien suorittaessa tehtäviä. Manuaalisten toimien automatisointi voi vähentää mahdollisia inhimillisiä virheitä, koska ohjelmistobotit ovat luotettavia, kun ne on koodattu oikein. Seuraava askel tutkimuksen jälkeen on ehdotetun automaation toteuttaminen ohjelmistorobotiikan asiantuntijoiden avulla. Tämä tutkimus rajoittui ohjelmistorobotiikkaan, jotka määritellään sovellusohjelmiksi. Tekoälypohjaisen ohjelmistorobotiikan käyttöä prosessiautomaatiossa suositellaan jatkotutkimuksen aiheeksi tilaustenkäsittelyprosessi huomioiden.